如何做好实物档案的收集与管理

王瑞

实物档案是企业档案一个不可或缺的类别，但多年来其的重视程度较之其他门类的档案，相对来说是比较薄弱的，作者试从目前现状、加强管理两个方面对如何做好实物档案的管理工作，提出了自己的见解。

实物档案是指记录和反映各企事业单位、团体组织在生产、科研、经营、管理等各项工作活动过程中形成的奖杯、奖状、奖牌、证书、旌旗等，以有形的物体作为档案载体来说明客观事实，证明历史事件的发生、发展和变化过程，并经归档保存的有价值的物体，具有形体直观、形状多样特点，不但具有较高的查考利用价值，而且具有良好的宣传教育功能，是文书档案的重要补充。由于目前国家还没有统一的实物档案管理标准，且实物档案又种类繁多，载体形态各异，与纸质档案、声像档案等截然不同，因此造成了实物档案管理的多样化，给档案部门实际的保管工作带来一系列新挑战。本文试以本企业实物档案管理的实际情况，结合笔者自己的亲身工作经历和对实物档案管理的理解，探讨如何做好企业实物档案的归档与管理。

企业实物档案的管理状况

现在许多企业对实物档案的重要性有了一定的认识，并对实物档案管理作出了具体规定。但在实施过程中反映企业经营与发展的实物档案并没有得到全面收集，流失缺口大，所收集到的实物档案在管理上没有真正意义上的到位，致使库存的实物档案不能全面反应实物档案的价值存在，实物档案服务企业经营发展的作用有限

（一）实物档案归档意识不强，管理状况明显滞后于其它类别的档案。由于人们对实物档案的重要性不甚了解，缺乏应有的归档意识，致使许多有保存价值的实物散落在各个部门，有的甚至丢失或损毁，严重影响了实物档案的齐全完整，给综合利用留下一定的空白点。实物档案由于其产生时间的不确定，难以形成规律性，具有相对的不可预见性。加之实物档案形成部门归档意识较为薄弱，相关规章制度不健全，信息渠道相对不畅通，直接导致实物档案延时归档，使其收集范围的齐全与完整难以有效保障。

（二）实物档案的价值体现不足，利用效果不明显。由于实物档案的利用部门相对集中，多数人不了解甚至还不知道有这样一类档案，所以实物档案的利用率较其他档案来说相对就偏低一些，其有效价值也未能充分体现出来，实物档案的历史记录性、凭证作用也没有真正发挥出来。

（三）实物档案的保管条件不符合要求，库房容量严重不足。由于实物档案不同于其它类别的档案，它主要由奖牌、奖状、奖杯、证书、锦旗等形态各异、大小不同的实物组成，是不能出现叠加堆放或挤压碰撞等情况的。由于一些单位对实物档案管理不够重视，没有专门的库房去存放，因此造成收集来的实物档案难以按管理标准摆放，严重影响了实物档案管理与利用。

加强实物档案的收集与管理

从实物档案的管理现状分析可以看到企业实物档案存在的诸多问题，阻碍了实物档案管理水平的提升，严重限制了实物档案价值体现。企业只有下大气力不断加强实物档案的收集与管理，使实物档案工作逐步步入制度化、规范化的建设轨道，才能更好地体现实物档案的查考价值。

（一）加强收集工作，提高全员归档意识。建立健全企业的实物档案管理制度，把实物档案明确纳入收集范围，加强与相关单位的沟通，及时了解可能产生实物档案的有关动向，积极采取年度收集与随时收集相结合的方法，允许获奖单位临时摆放，但要定期移交到档案管理部门。档案管理部门要认真做好实物档案的管理工作，增强工作的主动性和责任心，加强宣传力度，全方位提高员工的归档意识，以确保实物档案能够及时完整的收集归档。

（二）拓展利用途径，体现档案价值。做好实物档案的利用工作不仅可以发挥档案的原始记录性作用，还可以通过实物档案的展示，充分体现处实物档案与企业文化之间的密切关系。在满足实物档案正常的利用需求外，还可以结合本单位的实际情况举办专题性展览，有条件的单位还可以建立企业荣誉展厅。档案部门也可以充分利用多媒体技术与实物相结合的途径，以播放、展览等多种方式来宣传、展示反映企业在生产经营过程中所取得的重大成果，为企业员工提供一个全面了解企业的动态平台，从不同的方面、角度彰显企业的实力。

（三）加强库房管理，确保实物档案的安全与完整。实物档案由于种类的不同，其体积、形态各异，其库房管理也应具有一定的针对性。对已归档的实物档案要按照其内容、性质及实物的形态等进行分类整理，并做好实物档案的著录及档号的编制工作。实物档案的库房要严格按档案保管的“八防”要求去做，并根据保管载体的不同，设置与其对应的保管条件，以适应库内实物档案的保存需求。在定制库房柜架时应根据库房的实际空间并结合实物档案的特点，采用不同的存放柜架来存放实物档案，确保实物档案安全保管，合理存放，便捷利用。对企业获得的荣誉类实物档案可视利用率的高低分别摆放于不同的架位，有条件的企业还可以将实物档案通过拍摄的手段将其转换为数字档案，以便于快捷方便的提供借阅和利用。

综上所述实物档案的特点是能够比较直观、鲜明的反映出在某个特定阶段的工作过程中取得的成果，与其它类别的档案共同记录了一个企事业单位或个人的发展轨迹。实物档案收集的难点是散与乱，加强全员归档意识是做好收集工作的关键，与相关单位的沟通交流是做好这项工作的基础。只有认真做好实物档案的管理工作，才能确保档案资源齐全、完整，充分发挥实物档案直观、易懂、有较强说服力的宣传作用，为促进企业的发展提供更加全面、完善的史料，以充足的馆藏，记载企业的成长历程。

（作者单位： 中国石化集团管道储运分公司档案馆）