探讨事业单位专门档案管理

范多贤

事业单位中构成的专门档案，可谓档案管理工作不能或缺的内容，同时也是各单位不能够忽略的重要的归档类别。现就事业单位专门档案管理向信息化转变和归档资料的及时完整性以及开展此项工作应重视实效性等方面内容，谈下对事业单位专门档案管理工作的粗浅认识。

专门档案指的是排除文书与科技档案以外的、所有于专业范围之内产生抑或专项活动中构成的具有比较稳定的文件名称、文件格式及其构成规律，并且具有各自归纳与管理手段的各类专业档案的总称。譬如：会计、人事、市管干部、纪检监察案件、信访、事故处理、税收征管等方面的档案，等等。其是群体概念，不专指某一档案种类之实体。专门档案类别比较多，包含内容也比较广泛，譬如艺术方面与工程方面以及审计方面与诉讼方面的档案，等等。事业单位中构成的专门档案属于档案管理中不能缺乏的工作内容，同时也是各单位不能够忽略的尤其重要的归档类别。事业单位专门档案涵盖了财会方面的、学生学籍方面的、声像方面的以及出版物等方面的档案等。因为专门档案有着特殊的构成规律，因而其收集与管理工作则需同文书档案有所区别而拥有相对的独立性。针对目前专门档案管理工作未能适应事业单位机构调整的要求。急待需要我们借助深化档案管理工作改革，实施统一的档案管理信息平台，以解决处理客观实际上存在的问题与难题。

事业单位专门档案管理应当由掌握及时与灵活性向信息化转变

为强化专门档案管理工作，提升专门档案管理水平，有效发挥专门档案在事业单位的作用，专门档案管理工作应当由掌握及时与灵活性向信息化方向转变。

（一）档案管理工作的信息化 提升了档案管理的效率

文书档案的收集整理归档往往是以年限为界定，可专门档案记载与体现的事业单位一些特殊的工作活动状况，其构成档案的规律与特点均不尽相同，因此专门档案的归档时间应当掌握一定的灵活性。与过去的档案管理工作相较来说，现在的档案管理工作已新增添了信息化归档的管理，把过去的纸质档案同现代的电子档案融合一同管理。大大改观了档案管理工作的及时性与灵活性，以现代科学的管理模式，实现事业单位专门档案管理信息化，不但提升了档案管理的成绩，同时也有效提升了档案管理的效率。

（二）声像档案应当掌握及时归档的原则

声像档案属于实时瞬间与过程的真实记录，系保存于胶片和磁、光盘等感光抑或磁性材料上构成的声音影像。其记录与体现了单位的重要事件和工作活动以及人物之真实情景，相较文字档案来讲，更具直观性和真实性以及形象生动等特点。为了防止以年度归档时间过于漫长导致影像数据的遗失，声像档案应当有效掌握及时归档之原则，结合重要工作活动的实施完毕随时归档。

事业单位专门档案归档资料应当具备及时与完整性

专门档案属于人类的宝贵资料，其作为人类参与社会活动的客观记录，是人们认知与掌握客观规律的主要依据。档案的构成主要可划分成收集、整理、归档等三个环节，其中的收集阶段是档案构成的关键过程，不然档案则是无米之炊。所以，事业单位专门档案收集的及时性则显得尤为重要。如果未及时收集，则极可能把原始资料丢失，等到整理归档之时，不仅不能够保障档案资料的完整和准确，并且丢失的原始资料一旦弥补将会是非常困难的事情。

（一）专门档案的归档管理

因为专门档案构成的规律与特点带有特殊性，主要表现在：1、各种专业因内容性质不同导致在归档时间方面不统一；2、一些档案构成的时间较长，若是专业管理人员归档意识差，则容易导致档案内容遗失。所以，在整理各种专门档案时，尤其要注重档案内容之完整性。事业单位专门档案应当纳入到单位档案管理体系，建构完善各种规章制度，配置专门档案管理所需要的设施，不断改进专门档案的保管环境，保障专门档案之安全管理。专门档案保管室与设施要力求达到安全、洁净，达到没有尘土、没有发霉、没有虫蛀、没有鼠害、没有杂物的程度，保管室温湿度与消防设备要具备国家规定标准。涉及保密的专门档案要配置健全的保密设备。事业单位档案管理部门要定期对专门档案实施检查清点，保障档案不遗失，不损坏。若发觉损坏和虫蛀以及褪色抑或字迹模糊等问题时，应当及时弥补、复制或者采取其它可行的技术处理手段。

（二）事业单位声像档案的收集管理

同样，事业单位声像档案的归档工作也存在着这样的问题，从实际方面来说，影像的存储方面随意性较强，所产生的电子图片丢失的可能性也较大，若是不注重保存与备份，则容易丢失。所以，事业单位档案部门对声像档案之归档实施严格监督极其关键。在收集声像档案过程中，不仅要注重对重要工作抑或重要活动构成声像档案之完整性，而且还要突出单一影像收集之全面性，譬如：工作或活动的时间与地点以及人物及其内容称呼等，均要详细注明，以方便日后的翻阅与利用。

事业单位专门档案归档管理应当注重实效性

通过不断完善机构设置和不断强化对档案管理人员的培训以及完善管理机制等一系列措施，努力搞好事业单位档案资料的归档工作，实现案卷编目准确与计算机管理。

（一）专门档案应当依据不同特征分门别类实行单独管理

专门档案记录和体现的内容是事业单位任一方面的工作活动状况，其外观未有固定的格式，载体不具一致的标准，因此具有比较单一的内容、比较特殊的模式、多样化的载体、以及具有固定性的归档与针对性的服务对象。因而针对专门档案的管理则应当结合其特点区别于文书档案来管理。文书档案能够以遵循年代、机构与保管时期实施统一管理，可专门档案则突出利用之时效性，需结合自身不同的特征分门别类实施单独管理。譬如：财会档案与出版期刊档案能够依据年度与保管时期实施整理上架；科研成果档案与声像档案则需依据档案的内容以及不同载体模式分项实施保管；教育工作的学生学籍档案需以学年为单元实施管理。如此相对独立的管理形式，会为档案的查询利用创造便利条件，参与专门档案归档管理人员能够不用档案机构管理人员的帮助可直接查询本专业的档案，不仅快捷方便，同时也方便管理。

（二）加强领导 完善制度 做好事业单位专门档案工作规范化管理

若要搞好事业单位专门档案工作的规范化管理，我们应当注重如下五个方面的工作：

1、强化领导 健全机制

事业单位各级党委应高度重视专门档案工作规范化管理工作，成立了以书记为组长，单位主管领导为副组长，各机构负责人为成员之档案管理工作核心领导小组，同时至少配备一位专职档案员，建构完善档案管理工作制度，构成统一领导，以档案科室为中心，以各机构为基础之档案管理系统，切实保障档案管理工作之稳定性。

2、统一认识，创造气氛

为把专门档案规范化管理做得更加扎实，应当组织全体职员干部开展专题讲座，针对《档案法》等有关法律法规对全体职员干部实施培训，促使全体职员干部对档案管理工作能够有更深层次的系统了解，有效提升全体职员干部对档案工作重要性的充分认识，大力营造人人参与档案管理工作的气氛。

3、遵循标准 保障质量

遵循目前档案的新规定标准，依据档案工作实际状况，逐条规范，查漏补遗，不断对档案实施补充完善。具体应当注重如下三点工作：1、进一步强化专门档案管理的现代化管理，促成库存多年档案全部存入计算机实行管理；2、进一步强化专门档案规范化建设，分类存入计算机管理；3、进一步强化对专门档案的收集整理及归档。

4、增加投入 完善设施

确保专门档案管理的安全完整，在办公设施紧张的状况下，应当优先安置档案室所需，实现库房、办公室各自独立存在，并且投入资金及时增设、更新换代档案室设施，譬如：电子计算机、电子打印机、防火灭火器、环境温湿度计、烟雾报警装置等，促使库房符合防火防盗、防鼠防尘等要求。

5、完善制度 科学管理

事业单位档案工作领导小组应当根据实际状况，强化专门档案管理机制建设，建构完善档案的收集、档案的整理、档案的归档、档案的保管与利用等一系列档案管理制度，促使专门档案管理逐渐向制度化和规范化以及科学化迈进。

结语

综上所述，事业单位专门档案属于档案管理工作中的一部分，比较容易被忽略和遗忘。因此，作为档案管理工作者应当高度重视此项工作的实施，应当端正工作态度，确立良好的工作作风，自觉搞好事业单位专门档案管理的本职工作，严格遵循上级颁布的专门档案管理办法与行业规范，结合各专门档案构成的规律与特点，结合各工作之间的有机联系实施收集、整理、归档与利用，为不断丰富馆藏档案打下物质基础，有效地服务于各项工作创造信息资源，进一步将专门档案的收集整理工作的及时性提高到更高的一个层次，促使专门档案真正实现其应有的价值。为强化单位整体档案管理工作科学规范合理化充分发挥极为关键的作用。

（作者单位：深圳市公园管理中心）