企业档案管理工作的创新

张庆荣

创新是民族进步的力量，是国家兴旺发达的不竭动力。将创新的思想融入企业档案管理工作者，将创新思维作为档案管理工作的指导思想，确保档案工作达到与时俱进，不断开拓创新，才能在经济发达和信息快速发展的时代，很好的促进企业的管理和发展。本文主要针对档案管理工作的创新而展开论述，并升入探讨创新的意义和策略。

加强人才的培养是档案管理工作创新的关键

在不断快速发展的时代，创新理念不断地影响档案管理的思想和工作方式，同时也是对档案管理工作的一种挑战。档案管理要遵从社会的整体潮流和企业的发展，就需要在原有的基础上不断创新，而人才是作为创新的主体，那么，档案管理工作需要加强专业人才的培养，以迎接挑战。

（一）对档案专业人才的培养

专业人才的培养要有目的性和针对性，既要适应社会的发展又要符合企业档案管理事业的发展要求。作为一名档案专业人才，需要具备的是扎实的档案管理学的基础知识和科技前沿的信息理念，而且必须掌握信息技术和计算机技术及其相关技能，是符合国家档案管理和研究应用型、综合性的专业人才。因此，作为企业的领导层，首先要了解档案管理对企业的重要性，其次，想培养档案管理的专业人才纳入企业日常工作的主要内容之一，采取相应的措施有计划有目的的引进和培养专业人才。如高层领导作出决定，有目的的将档案光里的工作人员派遣到大学或者国外继续深造，又或者旁人到国内外一些先进的企业单位去走访学习，又或者企业在招聘时专门到高等学府寻找专业人才为企业注入新鲜血液等方式，从不同方面、全方位培养专业性的人才。才能从整体上实现档案管理人员的优化，加强当档案管理工作者的能力和水平，促使企业档案管理逐步走向专业化、信息化的时代。为企业的发展奠定坚实的基础。

（二）加强档案人员的自身学习，提高整体队伍的素质

伴随着企业的不断进度和改革发展，对档案管理人员的各项要求也逐步的提高，即人才多功能化。不仅要从整体上把握社会发展状况，为相关信息搜集和判断做依据，也可以为领导层做决定提供宝贵的依据。现在企业办公已经走向自动化和信息化，都是在借助网络和计算机来完成各项任务。因此档管理人员要从自身出发，找出缺点并寻求解决方法。要熟悉各种办公软件的使用，提高工作效率。从档案管理的过程中的文件、档案内容、资料以及到资料搜集、归整、分析、综合、评价、收藏等各方面来提升自己的工作技能。档案工作者只要不断地学习，适应新形势的发展，才能很到的面对挑战。对于自身的提高，可以从以下几方面着手。

1、意识的创新。档案管理工作者可以从社会高度发展的中意识到自己的不足。只有档案工作者从观念上有突破创设新的觉悟，才能将创新的思想作为指导方针引导自己走上光明大道，否则档案的创新也就无从谈起。网络信息时代是一个新型的社会时代，创新已经成为这个时代的标志。特别是在档案工作已经电子化、网络化这方面，处处参透着创新的思想和实践。所有档案工作者从思想上意识到创新的重要性，才能付诸行动，广泛涉足档案科学知识，从整体上完善知识结构，同时学习电子信息技术，跟上档案学理论发展的发展和时代的步伐。

2、知识的创新。关于档案工作的信息来源，其从搜集、传递、存贮到开发利用具有较强的学科交叉性和应用性的特征。在科技发达的时代，档案工作亦在社会中找到自身的价值。档案管理人员必须优化知识结构，是自己适应时代符合专业的人才。档案工作者在现有的知识结构上，不断发掘档案工作的形成规律、活动规律和发展规律，并结合信息技术，探索符合档案管理的方式或模式，达到创新的效果。同时档案人员还要充分发挥自己的潜力，扩充自己的能力，以应对新时代的挑战。

3、能力的创新。电子技术的产生和发展，基于网络环境的条件，信息技术更新换代极快，加快信息产生的速度和存贮能力，对档案文件管理和工作形成强大的压力。因此档案管理者要拥有超强的网络应变能力，同时还要补充新知识，并且善于将知识化为有效的管理能力，在自己的理念、能力方面达到创新境界，以适应当代的信息快速发展。

丰富档案资源，加强档案工作创新基础

企业丰富的档案信息资源及其建设是档案开发利用的根本，也是档案管理创新的条件。目前，档案信息具有多多样化的载体，信息化的管理对象，电子化的工作方式、网络化的服务模式以及整个档案管理的革新等提点，对档案馆藏的发展和壮大形成强大的冲击。创建新型的档案馆，整合和挖掘企业馆藏各种丰富的信息资源，添加和换上网络软硬件设施，增加馆藏档案的数字化信息的分量。因此需要在档案创新的同时丰富和完善档案资源。

（一）对企业档案库的建设

随着馆藏的档案数量不断上升，企业每天的业务源源不断，就会产生各种档案收进档案馆，而且档案的移交工作要求制度化和规范化。有些企业的档案库的空间很狭窄，功能不健全，各种设备很陈旧等问题，与现代化的信息化的档案馆管理标准有很大的差距，信息化的档案馆要求管理效率最大化，有计算机管理代替人工管理，而且信息化的库房空调的硬件设备齐全，保持库房的恒温，还包括新潮的思想和丰富的内容。从管理载体的创新、检索手段的创新，表面档案馆库房的更新尤为重要。

（二）对档案馆库进行业务重组

档案馆的主体应该包括档案的信息采集和开发中心、服务中心和管理中心三大部分，而且服务企业为核心，已依法运行的信息化档案馆为格局。现代的档案管理应该在原有的档案部分优势功能基础上，添加数据采集和开发功能，以整合档案资源为导向，形成文书、科技、声像等档案以及专门档案共享的管理局面。

同时所有档案都形成电子信息保存共享，方便档案的管理和完善，并且都按科学的编写目录分册分类，保证检索和使用的方便快捷，多种存贮方式可以保证信息的安全性，从而提高档案管理工作的效率和质量。

信息化建设是加快档案工作创新的保证

全球信息化正以无比的速度卷入社会生活，加快社会发展的步伐。利用各种信息系统管理档案工作，以信息化代替人工，依托计算机和系统的辅助，建立高效快捷的档案管理信息系统，能够很好为企业服务。

（一）信息化建设提出技术管理新要求

加快信息化建设可以从两方面入手，一方面是电子政务，从拓展文件的生成过程以及环境，同时还对其前身跟着文件形式形成要求，延伸到系统的开发设计，按照其功能要求增加档案的工作内容。另一方面是参与文档一体化管理系统，信息软件的开发工作可以参入到档案管理各项工作中，当前很多的企业内部都是使用办公自动化管理系统，因此档案管理部门提出包含电子文件的整体性和有效性的档案归档和设计内容，有助于规范档案管理软件的开发和利用，可以提高信息化管理的水平，保证档案信息和数据的安全性和保密性。同时又添加档案管理工作的内容。

（二）企业信息化建设可以提高了组织效能与监管能力。

档案管理的信息环建设，可以加快其工作效率，同时加强与企业的其他部门的沟通和交流，能更好的服务于各部门，为各部门提供及时、有价值的档案信息。也间接提高了个部门的工作效率，从而可以提高组织的管理效能和监督管理能力。

档案的开发利用和改善服务方式是档案工作创新的目的

创新、信息化等各种手段建设企业档案管理，其最终目的是为了加强档案数据的开发利用和更好的为企业服务。那么可以坚持三个原则，主要包括坚持协调发展、建立现代新型档案馆库工作以及坚持效益服务的原则，从以下三的方面着手，一是向深层次开发利用档案。根据企业自身的规律和特点，工程建设是按照需求制定有效制度；二是向功能服务化。不仅做好上门的服务，而且主动参和了解重大工程的前期工作，建立各种咨询服务。三是改善服务模式，改变服务方法，提高服务水平和能力。

结语

创新是时代发展的要求，，是企业进步的标识。档案管理工作的创新是为了提高档案管理工作的效率，将管理工作内容专线服务，有助于企业的信息资源的开发和利用，更好的为企业的发展提供强大的后台支持和有价值的信息源。

（作者单位：深圳市中金岭南有色金属股份有限公司丹霞冶炼厂综合管理部）