企业人事档案管理对人力资源管理作用之我见

张倩

摘 要：人事档案管理作为企业人力资源管理的一项重要内容，对于进行企业人力资源管理有着不容忽视的重要意义。它不仅仅影响着企业进行人力资源招聘时对人才的吸收与培养，而且深刻影响着企业人力资源的进一步发展。文章旨在研究我国人事档案管理对企业人力资源管理的重要意义，探讨人事档案管理在企业人力资源管理中存在的问题，针对问题提出相应的解决策略，为人事档案管理在企业人力资源管理方面的发展提供一些可行性的思路。

关键词：人事档案管理；企业；人力资源管理；意义与作用

中图分类号：F272.92 文献标识码：A doi：10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2013.06.16 文章编号：1672-3309（2013）06-34-02

当前，人力资源的开发与利用已经成为提高企业核心竞争力的迫切需要。如何做到人尽其才，才尽其用，是现代企业必须面临的重要课题。而人事档案管理对企业人才资源的深度开发和充分利用，提高企业竞争力有着重要的积极作用。当前，人力资源已成为企业的核心资源，是提升企业竞争力的关键因素，而企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础。完善人事档案管理以实现对人力资源的最优开发和利用，对新时期的企业管理具有重要的研究价值。尽管我国各企业在人事档案管理方面取得了巨大进步，积累了丰富的经验，充分体现了人事档案管理对企业人力资源管理的意义，然而仍然还有很多问题需要提出与解决。本文主要研究我国人事档案管理对企业人力资源管理的重要意义，探讨人事档案管理在企业人力资源管理中的重要作用，以达到为企业人力资源管理的进一步发展提供借鉴的目的。

一、人事档案管理对人力资源管理的意义

人力资源管理是企业对于员工管理的重要方法，人力资源管理本质上的要求是要发掘企业内部员工的内在潜力和优势，对企业管理起着关键的作用。人力资源管理是以人为核心的管理，企业中应该建立一个和谐团结的团队，使每个人的目标与企业的目标保持一致，这样才能有利于企业的长期发展。

人事档案简而言之就是一种记录，是国家机构、社会团体在人事活动中所形成的一种有关个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖惩等情况的综合反映。而人事档案又是国家档案的重要组成部分，是每个企业历史地、全面地考察了解和正确选人、用人的重要依据。

由此可见，人事档案和人力资源管理有着天然而又紧密的联系，人事档案是人力资源管理中信息承载的载体，人事档案所体现出的内容是人事档案中的信息作为人力资源管理过程中识人、选人、用人的重要依据。人力资源管理的各项职能都与人事档案有着紧密的关系。

二、现阶段人事档案管理存在的问题

（一）企业对人事档案管理工作理念认识上存在偏差。现阶段企业的人事档案管理中，人们往往对人事档案管理工作的工作属性定义错误，认为人事档案管理工作是静止的，是一次性的，只要在员工入职时同时进行就可以一次性的完成人事档案管理工作，以后就不会再付出任何经历和时间对人事档案进行管理，事实上，这种观念是错误的。另一方面，现阶段人事档案管理专职人员较少，而且往往更替频繁，这对于人力资源管理工作极为不利，也不利于人事档案管理工作的标准化和科学化。

（二）改革开放的经济形势和现阶段的人事档案管理工作体制不适应。随着改革开放的深入，现阶段，人员的任用往往是通过招聘的形式进行的，已经不是计划经济时代的定向培养加分配制度了，这就对我国的人事管理体制提出了更高的要求，人事制度改革势在必行。在本人经历的人事档案管理过程中，经历了很多人事档案问题，较为典型的比如自中铁系统引进的人员中，很多都是原单位为了维护本单位的利益在人事档案转档方面百般阻挠，有的单位甚至表明放人不放档案，给人才的流动制造阻力，也造成了社会上人事档案造假现象时有发生，不利于社会人才的合理流动。

（三）人事档案信息记录不够全面，没有体现出人事档案本质的特点。目前，人事档案的等级和管理往往只是停留在个人最基本信息的登记上，如：年龄、学历、工作简历、性别、奖惩等信息进行了详细的登记，只是简单的信息记录，而对于人员的工作经历、个人兴趣、爱好、特长以及在工作中的专业和特长没有进行详细的描述。还有的人事档案使用的不规范导致的弃档和重新建档现象致使人事档案内容的完整统一性被破坏，员工的真实面貌不能得到全方位地反映，增加了人力资源的管理成本，降低了人力资源管理的工作效率。这样一来，如果有新的职位需要管理者选拔和任用人员的时候，人事档案参考意义不大，管理者只能通过其它渠道进行甄别。由于人事档案的不完备，造成人事档案的人、档分离，人事档案对于管理者的参考价值微乎其微。

三、人事档案管理对企业人力资源管理的作用

（一）人事档案管理和人力资源管理若能进行有效的配合和互动，能够更有效地促进企业的人员管理，提高管理效率。在企业管理中，人事档案应该是企业用人、选人的最基础、最重要的资料和记录，在企业对员工的管理过程中，人事档案应该对每一位员工有一个公平合理的评价体系，并定期对每一个员工进行量化考核，最后记入人事档案，这样可以让企业的管理者对每一个员工有更加深刻的体会和认识。通过科学的管理可以让企业人尽其才物尽其用，把每一位员工的特点和优点都最大限度的发挥出来，最大限度的发挥公司内部员工的潜力和能力，这无疑对企业的人力资源管理起着巨大的推动作用。

（二）加强人事档案管理工作能有效促进人力资源管理工作的展开。目前企业的管理中，人事档案管理工作也要进行相应的现代化，使人事档案管理工作能够适应新形势下的新要求。要做好人力资源管理，首先要对企业的人事档案制度进行改革，在人事档案的收集、整理、归档、装订、传阅的过程中都要有专人进行监督和管理。目前，我国企业的人员结构组成越来越多样化，传统的人事档案归档和管理工作肯定会对企业管理人员查阅档案带来较大的不便，人事档案的科学化、信息化进程迫在眉睫。应尽快建立人事档案的信息化系统，方便人力资源管理部门和人员对信息随时进行及时有效的检索。

此外，人事档案管理工作也是社会保险体制建立的重要基础工作，社会保险制度作为市场经济体制的重要支柱，作用相当巨大，每一个参加工作的人员都要有相应的保险来对其进行保障。社会保险主要由养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险、生育保险等组成，每种保险都有不同的作用。目前，统一的职工基本养老保险制度已经建立，它涉及各行各业，如养老保险金的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上，在缴纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都会成为最主要的依据。因此做好人事档案管理工作与维护职工的基本权利关系重大。只有解决了企业职工的后顾之忧才能更好的促进企业发展，也就达到了人力资源管理的最终目的。

总之，企业的人事档案管理对人力资源管理的作用不容忽视，它是实现企业人力资源价值的基础。通过加强企业人事档案管理，充分利用人事档案信息资源，有助于企业动态分析员工的人生轨迹，工作实绩和思想道德状况从而预测其发展潜力，为企业合理配置人才提供必要的、充分的历史依据。依据人事档案提供的信息，使各类人才的潜能得到有效发挥，扬其长，避其短，司其职，用其智，从而促进企业人才资源效力最大限度地发挥。同时也为企业考察、选拔、培养、使用人才提供关键依据，使企业在一定程度上减少人事任免的失误率，还能克服用人中的盲目性和随意性，达到知人善任之目的。

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参考文献：

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[3] 段晓亮、崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].当代经济，2009，（20）.