浅谈提升电力企业档案管理水平的有效方法

廖春玲

摘 要：档案管理是电力企业管理工作的重要组成部分，档案管理水平的高低直接关系着电力企业的持续、健康发展。随着社会经济水平的提升，电力行业发展尤为迅速，而档案管理作为电力行业发展的历史记录，决定了其在电力工程建设、电力系统运行以及电力供应等方面具有重要作用，因此，电力企业必须不断提升档案管理水平。文章主要结合工作经验对电力企业档案管理中的存在问题进行了分析，并提出了提升现代化档案管理水平的有效方法。

关键词：电力企业；档案管理；存在问题；信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）20-0058-02

档案是企业、行业发展的真实记录，是处理客户纠纷的主要依据，也是企业最重要的知识资产与核心信息资源，直接关系着企业的生存和发展。随着我国电力行业的迅速发展，电力企业档案信息内容越来越丰富，其使用价值也随之大大提高。在高速发展着的信息时代，如何对电力企业宝贵的信息资源进行管理，使之更好为电力行业的科学决策、生产经营以及科技研究提供服务已成为电力企业管理工作的重要任务。

1 电力企业档案管理的存在问题

①档案管理不规范。电力企业档案管理现代化机制并不健全，很多情况下，电力企业的内部分工都非常详细，却没有专业档案管理部门和管理人员，有的企业虽然建立了专业档案管理部门，但未能实现与各个业务部门的相互结合，导致在实际档案工作中难以对档案材料进行归档，与其他工作相比，档案管理工作相对滞后。

②档案管理意识淡薄。当前，很多电力企业的档案管理人员对档案管理这一工作比较陌生，认为档案管理就是一些简单的材料收集、储存，没有意识到档案对整个行业的重要性。以笔者所在企业为例，虽然企业大力宣传了《档案法》和《档案法实施办法》，但是在实际工作中，整个企业的档案管理意识仍然不足，更没有将档案管理工作纳入企业工作日程中去，重经营、轻管理的问题依然存在。

③档案管理工作人员水平参差不齐。在电力企业发展中，首先考虑到的是经营管理，很多档案管理人员缺乏专业知识和相应的档案管理能力，一些管理人员甚至是身兼数职，档案管理队伍极不稳定，对于档案信息的编研、开发和使用，档案管理人员没有时间也无能力去进行，加上企业忽视了对相关管理人员的业务培训，造成了企业档案管理人员业务素质参差不齐，无法适应信息时代对电力企业档案管理工作的要求，不利于企业的生存和发展。

④档案管理信息化建设滞后。档案管理工作的最终发展方向是信息化，这也是提高档案管理水平的有效途径，但是当前国家电网公司实行的协同办公系统中档案信息管理平台仍以企业文书、会计、科技、特种档案为主，档案数字化管理水平较低，受到各种因素的限制，硬件设施使用率也相对较低，档案管理信息化建设无法跟上社会经济和企业其他工作的发展步伐。

2 提升电力企业现代化档案管理水平的有效方法

2.1 健全管理机制

电力企业档案管理涉及到了工程建设、生产经营、客户等各方面的信息，内容繁多，信息量大，所以在实际工作中很难达到全面统一，但是必须要做到规范化管理，这是企业档案管理的本质要求。首先，应根据电力企业档案工作的性质和特点建立健全档案管理规章制度，贯彻落实相关责任制、组织领导机制、奖惩机制和考核机制等，确保制度的科学性与可操作性，并对档案材料的收集、形成、储存、分类、使用等做出明确要求。其次，建立专业档案管理机构，不断提升电力企业档案管理的专业化水平，使管理部门与其他业务部门形成相互沟通、相互协调的工作局面。

2.2 推进档案管理人才专业化

人是档案管理的主体，在新的社会形势下，想要提升电力企业档案管理水平，就必须建立一支专业的档案管理队伍，管理人员不仅要具备档案管理知识，还要具备目录学、历史学等相关科目的知识，同时具有良好的组织协调能力、分析能力、现代化信息工具的应用能力，当然，现代化档案管理工作对管理人员的要求不仅要有知识、有能力，还必须有理想、有道德、有素质。因此，必须加大培训力度，通过继续教育、学校进修、培训与实际操作相结合的方式全面提升档案管理人员的专业管理水平，调动其工作积极性和主动性，档案管理人员也应不断加强自身学习，强化自身职业道德素养。企业可加大招考力度，招聘一些会说外语、懂法律、精通计算机的综合型人才，改变当前电力企业档案管理部门知识结构不合理、年龄结构老化的现状。此外，企业应紧紧跟随时代步伐，不断研究新业务，探索新的档案管理方法，使电力企业档案管理更好适应快速发展着的信息社会。

2.3 加快档案管理信息化建设

为了确保电力企业档案管理水平的全面提升，必须加快档案管理信息化建设，借助现代化信息技术和先进管理理念不断对档案管理中不合时宜的管理方法和手段进行改革。第一，对于电力企业来说，档案的作用不仅仅是参考或沟通，还能给企业提供相应的对比和评价功能，因此，必须充分利用信息网络平台和档案应用系统扩大档案的利用范围，使信息化档案的功能作用通过信息管理平台充分发挥出来，也保证能够在实际操作中及时发现并处理问题，实现资源的优化配置，使计划目标与实际工作目标保持高度一致性。第二，争取企业高层支持，使他们充分认识到企业档案信息化管理对企业整体发展的重大意义，进而使他们加大对企业档案管理信息化建设资金、基础设施、技术、人才的投入。第三，促进档案文件归档数字化，使历史数据能够从文字、图片、影像等多方面形象展现出来，利用现代信息化技术对文本、科技档案进行审视和价值的鉴定。比如在电力工程建设中，施工单位会产生大量的电子文件，为了确保文件归档的完整率，应要求施工单位在进行纸质文件归档的同时严格按照数字化归档规定进行相应电子文件的归档，统一载体和格式，这样才能提高信息的时效性和检索的快捷性，才能实现电力企业、施工企业之间的信息共享，才能将工程的全过程真实反映出来，最终提高档案的利用价值。

2.4 做好档案信息的安全防护工作

电力企业要积极落实国家对于档案保管的规定，加大投入，配备防盗、防水、防火、防有害生物等相关设施，对于特殊性、保密性较高、涉及到知识产权和商业机密的档案，必须采取更为有效的安全措施进行特别防护。虽然很多电力企业档案管理信息化建设相对缓慢，但也已基本实现了信息化，由于网络具有开放性，必须做好网络档案信息的安全防护工作，对于员工进入信息平台要通过一定权限和密码验证，并实时对信息、文件进行备份，确保企业档案资料的安全。

3 结 语

总之，电力企业档案管理工作必须结合企业自身发展需要，同时跟上时代发展步伐，坚持与时俱进，开拓创新，建立健全管理机制，推进档案管理人才专业化，加快档案管理信息化建设，做好档案信息的安全防护工作，确保档案管理方法最为科学，也最为有效，有效提升电力企业档案管理水平，使档案的使用价值得以充分发挥，为电力行业及档案管理事业的持续、健康发展奠定基础。

参考文献：

[1] 叶蔚芳.探究电力企业档案管理[J].金陵瞭望，2011，（4）.

[2] 徐肖琴.浅谈现代电力企业档案管理的创新[J].城市建设理论研究，2013（7）.

[3] 吕伟.关于信息时代下的电力企业现代化档案管理分析[J].管理学家，2013，（5）.