浅谈如何做好档案保密管理与利用工作

马艳萍

摘 要 档案保密管理与利用工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。

关键词 档案 保密 管理 利用

一、探索档案保密管理工作的重要意义

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。档案工作中应处理好利用与保密的关系，加强制度建设，强化监督措施，做好档案的审查、解密和利用的基础工作，从而做到既能有效利用档案，又能保证档案的完整与安全。当然，档案应该注意保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。

作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证功能及其权威性是现实客观存在的，是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，在开放档案为社会服务的同时全面做好保密工作，这是档案资料使用管理中的重要环节。

二、正确区分、对待传统档案保密和电子信息技术管理档案保密

1.传统涉密类档案保密工作特点：档案存放地点是保密工作重点。传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制，这就最大限度地保护了涉密档案的秘密性。

2.利用电子信息技术档案保密特点：电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。与传统型涉密类档案保密工作相比，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。

三、做好档案保密管理中档案密级调整工作

1.档案资料的秘密性是有等级的，其等级是根据《保密法》有关规定进行划分。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供使用档案。但其秘密性不是一成不变的。一旦保密期限届满，档案资料便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密等级使用管理档案资料，而应该按照解密后的要求进行管理。

2.档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

四、档案保密管理与利用中的主要措施

1.重“制度”，建立法制的新秩序。建立划定密期制度，以便届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

2.加强“管理”，科学谋划涉密档案。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确地掌握，有效的保密，及时地提供创造条件。

3.抓“监督”，确保档案利用保密性。在监督档案利用过程中，首要是建立保密队伍。在档案保密利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

五、进一步做好档案开放中的保密工作

1.科学审查。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

2.依法解密。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。值得一提的是，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

六、结束语

总之， 保密带动管理，管理带动服务。新形势下，如何做好档案保密管理和利用，不仅仅是档案管理者的职责和义务，面对当前新型媒体覆盖面日趋增大的形式，我们更应做好保密服务工作，加大档案保密的宣传，提升档案保密工作的认知度，促使档案保密工作科学有序地发展，真正意义上实现档案保密价值。

参考文献

[1]陈兆吴主编.中国大百科全书.

[2]汀蓝.试论档案工作中的保密.