新形势下做好档案管理工作的思考

作者简介：徐章蕊（1975.08-），女；民族：汉；籍贯：福建周宁 ；学历 ：本科；单位：福建省、宁德地区、中共周宁县委报道组。

摘要：随着改革的不断深入，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。但新形势对档案管理工作提出了新挑战，也带来了发展机遇，新形势下如何做好档案管理工作，使档案管理工作走上规范化、科学化的道路，适应时代发展的需求，成为档案管理者必须深入思考的重要问题。本文结合工作实际，就新形势下如何做好档案管理工作谈谈自己的看法与体会。

关键词：新形势；档案管理

档案是国家机关、社会团体、个人等在社会活动中形成的，保存备查的原始记录。档案管理工作就是通过管理为社会的政治、经济等活动服务。随着改革的不断深入，档案管理发挥的作用越来越大，但同时对档案管理的要求越来越高，档案管理工作面临新挑战。只有坚持科学规范的档案管理，才能适应形势发展的需要，开创档案工作的新局面。新形势下如何做好档案管理工作，使档案管理工作走上规范化、科学化的道路，适应时代发展的需求，成为档案管理者必须深入思考的重要问题。

一、强化责任意识，提高服务水平

档案管理是一项专业性很强的工作，集服务性、管理性于一体的基础性工作，贯穿于各单位各部门。档案资源以文字、图像、视频等诸多载体形式存在，在市场经济环境下，对一个单位来说是一笔重要的无形资源，是重要信息的源泉，也是领导进行科学决策的依据。随着全球经济一体化的推进，档案工作者把开发利用档案信息资源作为重点，通过对档案资源的整理、挖掘、提炼，开发出具有价值的信息资料，及时为用户提供服务，让使用者从中受到启迪，活化档案资料，使之转化为现实生产力，为经济发展提供服务。档案管理工作不能局限于档案室这一片小天地，要为单位发展的大环境服务，比如开展档案展览，为领导视察工作提供服务等，给档案管理人员一个展示自我形象的机会，还可以收集到第一手资料，便于档案资源的及时采集。所有这些工作对档案工作人员提出了高要求，必须强化自身责任意识，结合工作中的热点、难点问题开展信息利用工作。通过对重点档案信息的收集、筛选、编研等，提供高质量的档案信息资源，从而更好的发挥档案的服务作用。档案管理工作要求管理人员具备较高的工作责任感，良好的职业道德，还要有扎实的档案管理知识，运用现代的技术手段和管理方法，提高档案管理水平，做好新形势下档案管理工作。

二、建立健全档案管理制度，规范管理

俗话说：没有规矩不成方圆。加强制度建设是完善档案管理机制，开展档案工作的保障。档案管理人员要结合工作实际，制定出切实可行的、操作性强的各项档案管理规章制度，力求做到有章可循。目前，要修订、健全已有的档案制度，实现档案管理工作的制度化、规范化。如基本的档案工作制度《档案归档制度》、《档案室工作人员职责》、《档案工作保密制度》等，具体制定档案管理工作的范围、原则、方法等，健全与工作实际相符合的档案工作的收集、借阅等各项制度。并加强档案日常管理，档案管理工作不仅仅是档案室人员的事情，各科室部门都要将档案管理工作列入责任范围，了解档案资料的收集、保管、查阅等环节要求，借助计算机等现代信息技术，提高档案查阅效率。由于档案管理是一项复杂性的工作，还具有机密性，对档案工作要实行集中管理、统一存放的模式，所有的档案要由专职人员统一管理、统一归档、统一保存，形成一条线的工作局面，做到责任到人，工作严密，促使档案管理工作走上规范化、制度化的道路，确保档案管理工作的顺利开展。

三、加强教育培训，提高管理人员综合素质

档案人员素质水平对档案管理工作质量有着直接的影响，随着信息技术的快速发展，对档案工作人员在业务知识、管理操作能力等方面提出了新要求，为了使档案工作人员适应工作需要，必须加强档案人员继续教育，充分发挥档案工作人员的积极主动性，提高档案人员的素质与管理能力。首先要加强继续教育。认识到档案工作人员继续教育与培训在档案事业发展中的重要意义，认识到档案事业的发展，必须不断提高档案工作人员的整体素质。加强对专兼职档案人员的培训，组织档案人员定期参与相关部门开展的档案工作学习班，结合新形势需求，运用现代管理知识加强其思想和业务建设，不断提高档案工作人员的素质。其次开展档案工作人员教育培训要加强制度建设，比如健全继续教育管理制度，涉及到登记、统计、奖励制度等，健全继续教育约束与激励制度，促使档案管理工作人员产生危机感，积极参与到培训中来，提高业务水平。如档案工作人员上岗前和轮岗后的岗位培训，从而激励档案工作者参与继续教育的积极性。再次开展综合培训。档案管理工作要结合实际，分层次、多渠道进行教育培训，坚持学以致用的原则。给档案工作人员提供全面学习的机会，补充档案学新理论、新方法，提高其工作水平；档案工作涉及到哲学、心理学、公共关系学等多学科知识，继续教育中应加强补充和更新相关学科知识；现代科技的广泛应用是档案工作的特征，是档案现代化的标志。因此档案工作人员必须树立终身教育观念，通过继续教育了解档案信息化建设的动态，不断提高创新能力，这是实施档案工作现代化的基础。

四、加强档案管理基础建设

档案是在长期的工作积累中形成的宝贵财富，保管好档案是非常重要的。档案资料具有历史真实性，是最原始的资料，这些特性对档案的规范化管理提出了高要求，所以要加强档案管理基础建设。根据档案保管的要求，建立档案库房，尽力改善档案保管条件，并购置档案工作所需的档案盒、档案柜等，还要购买剪刀、锥子等物品。档案管理现代化对基础建设提出了高要求，需要配置装订机、扫描仪、等相关设置，升级已有的档案管理软件，应用现代科技提高档案管理水平，改善档案管理手段，为档案工作的开展提供良好的基础设施。利用计算机等现代技术整理档案，能大大提高档案管理效果。同时，要注意档案库房安全防范，确保档案室的卫生，做好防潮、防火工作，及时添置防毒药剂，避免档案褪色、破损，对特别珍贵的档案要采取特殊措施，制定检查计划，及时发现问题进行处理。

五、创新档案工作思维

俗话说：档案贵在活，而重在于用。档案保管的目的是为了利用，合理有效利用档案是经济社会发展又快又好的基础性工作，加强档案的开发利用已成为全社会重要的信息资源。因此要做好档案的收集、归档、保管，在严格执行国家保密政策的基础上，不断完善利用工作制度。首先加强编研工作。档案编研工作需要了解社会需求，通过分析、研究档案，对大量的档案信息进行筛选、综合等印成各种档案参考资料，使档案资源更准确、更精练。因此要结合实际，针对性的编制检索工具，提高档案查阅效率。其次主动提供服务。档案工作人员要树立服务理念，摆脱传统的被动服务观念，充分利用现代信息技术的优势为用户提供远程服务，实现档案资源的共享。再次档案工作人员要扎实基本功，把练好基本功当成天职，健全档案管理制度，建立档案保管设施，利用先进的管理方法和技术设备，确保档案的安全。

总之，新形势下档案管理工作只有坚持与时俱进，才能开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发利用，能为社会进步做出重大贡献。档案管理工作的未来充满着机遇与挑战，只要我们抓住机遇，避免消极因素的影响，充分发挥科学技术在档案管理工作中的作用，一定会促进档案管理工作的科学化、规范化。（作者单位：中共周宁县委报道组）

参考文献：

[1]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J].山东社会科学，2011（5）