我国档案信息化建设存在的问题及对策

魏志玲

传统的档案管理通常是对纸质的档案资料，很多外在条件变化都可以造成资料的严重受损，甚至无法修复。所以，管理起来较为麻烦。随着信息技术的不断发展，档案信息化已经在大部分地区成为了现实，这能够有效降低档案的管理难度。但是，信息管理模式下，亦是存在一些新型的管理问题。本文结合当前事业单位档案信息化建设过程中存在的问题，探索如何有效提升档案信息化建设质量。

我国事业单位档案信息化建设中存在的主要问题

（一）大量的资金投入，使得筹资工作难度较大

目前，我国各省市的事业单位在档案信息化建设过程中，常常遇到资金筹集困难问题。由于信息技术更新过快，相应的软硬件配套设施需要不断地更新，以达到相互配合的目的。所以，无论是计算机的购置、还是打印机以及扫描仪的配置，亦或是局域网的开通以及信息安全防护系统的构建都需要大量的资金投入。

（二）环境变化显著，服务方式适应能力不强

在计划经济时代，事业单位的档案管理部门一般都是吃“皇粮”的，其主要的服务对象是党政机关，其中保管的大部分内容也都是“红头文件”，通常都是在相对封闭的环境下完成的。随着市场经济模式的不断深入，事业单位的档案信息管理部门的服务对象也发生了重大改变。很多服务对象都是工作人员所不熟知的，而且，服务方式亦是倾向于公开化。并且，正在朝向全方位、透明化发展。所以，在很大程度上其服务质量是由广大的服务对象进行判断的。

（三）信息化建设任务重，见效慢

目前，在事业单位档案信息管理过程中，工作人员需要对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换；借助各类文档处理软件，对建立的数据库按照一定的标准进行整理，进而提供高效的检索服务；为客户查询等需求提供网上服务平台；构建各类网络安全防护系统，以及对相关的数据信息进行加密、备份等工作。从而有效防止黑客攻击信息管理系统；随着信息技术的不断完善，做好电子档案的更新与维护工作。以上这些工作仅仅是事业单位档案信息化建设的部分工作，在资金不足的情况下，要想快速实现恐怕很难。

（四）信息化建设队伍素质有待提升

目前，档案信息化建设需要大量的信息化建设人才，而且，这些人才还需要对档案管理工作内容有一定程度的了解和掌握。然而，在传统用人制度的影响下，事业单位的档案部门很难吸收大量的综合型人才，加之相关的绩效考核以及激励机制尚不完善，所以，事业单位的档案管理部门信息化建设人才存在一定的缺口，以至于该部门的整体信息化建设水平不高。

我国事业单位档案信息化建设对策

（一）转变观念，增强紧迫感。

顺应信息社会的发展，根据市场需求，创造条件，以新的工作内容和工作手段，为

用户服务，并为计算机网络化的全面启动做好准备。

（二）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设

有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（三）加强电子档案归档管理

档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录，归档等工作的监督、指导、保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效，研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法，最后实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化。

（四）加快档案信息化基础设施建设

建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章

制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

结论

在市场经济制度不断完善以及信息技术水平不断提升的今天，事业单位的档案管理工作模式也已经发生了翻天覆地的变化。传统的档案管理模式已经严重地制约了档案管理信息化建设工作。本文结合当前事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题，给出了相应的应对措施。

（作者单位：承德市人力资源和社会保障局）