计算机技术在档案数字化管理中的应用

许静

随着时代的发展，计算机逐渐被应用到各个领域中去，计算机技术改变了机关和企业单位传统的办公手段与方式，大大提高了办公效率，使文件和档案进行了有效的分类管理。计算机技术以其独特的作用和明显的优势，促进了档案管理的现代化、科学化和信息化的发展。

计算机管理档案的方式

（一）目录管理

档案目录管理是档案计算机管理系统中发展早且比较成熟的技术，在进行档案的管理时，系统的目录可以快速的找出信息资源，具有快速搜索的功能。并且针对目录的管理数据库和数据管理的开放性很强，可以存贮大量的信息记录，并且把信息进行编录整理，方便快捷的登录和使用。

（二）档案数字化

档案数字化就是把档案统一起来进行数据的管理，把包括全文信息在内的各种信息以目录数据为检索入口，实现档案图文信息的全文检索。这种管理档案的好处在于管理方便，如果有需要还可以及时的进行查找，方便日常工作。

（三）档案管理的网络化

计算机来对档案进行管理有着巨大的优势，因为计算机的管理不用浪费大量的人力和物力，只需要用几部计算机就可以，而且在对数据进行整理时还能够有效的分类，避免出现差错的频率。

计算机用于档案管理的主要困境

（一）电子性文件归档和电子性档案的长期保存

电子性文件的存贮也随着多媒体计算的发展有了一个结构性的存贮环境，但是对于文字信息的存贮不能满足办公的需求，尤其随着技术的不断发展，在进行档案的管理时，我们更愿意听到档案中可以有声音出现，实现档案的人性化管理。由于越来越多的电子垃圾，对于电子档案的管理和存贮也是一个问题，档案要存贮在哪里，存贮多久，是否可以借助于其他工具不仅仅是电脑来进行读取数据等等，这些问题都阻碍了电子性档案的长期保存。

（二）电子档案管理标准化的挑战

由于各行各业的管理方式不同，因此在进行档案的管理时很难做到有效的统一，难以实现标准化的管理。在具体的管理上，由于各级政府和政府机构没有进行必要的协调管理，这也为档案的管理带来了不便，信息技术的不断发展实现了计算机应用技术体系的不断升级，增加了管理和建设的难度。

（三）安全问题

网络化虽然给管理带来了便利，但是档案信息安全也成了让人们担心的问题。黑客的入侵和档案的网络化都会给档案管理的安全性帶来威胁，档案的不慎外露可能会造成信息的泄露，对档案持有者本身的信息安全也是不利的在进行资料的归档管理中，在资料逐渐数字化的过程中要特别注意做好保密工作，以防资料的外泄，带来不必要的麻烦。

计算机技术在档案管理中应用的必要性

（一）档案信息的数字化

计算机档案信息是一种重要而又特殊的信息系统资源，是现代信息的主要载体，在现代社会中实现档案的现代化管理是目前档案管理工作要实现的重要目标。因为档案信息管理的数字化缩减了很多纸质档案繁琐的流程，便于查找和翻阅。实现档案信息的数字化管理更是可以缩减档案的翻阅时间，提高了档案的利用率，减少了档案不必要的磨损。

（二）档案储存的海量化

随着科技的发展，每天都应该进行档案的记录和整理，文案信息配合影像资料进行整理，档案的入库也让数据量不断增大。而一张普通的光盘就可以存贮上万的文字信息，在进行档案的存贮时还可以把文字跟图片配合处理，减少档案存贮的成本投入，还可以节省空间。

（三）业务流程的自动化

计算机对于信息处理，能够快速的进行信息的输入和存贮，并对信息进行自动化的管理。在档案管理部门进行管理时，可以通过应用软件对档案进行系统化的管理，然后按照管理和使用的不同要求将数据库里的数据进行自动编制。在进行信息的检索时，可以根据关键词和文档标识特征实现检索的网络化管理，可以进行全网搜索。在进行网络管理的时候可以实现地址资源的共享，形成一个开放的网络环境实现全网搜索，把多种文件进行原样还原。

（四）管理人员的专业化

对于进行档案管理的人员要具有一定的数字能力和逻辑思维能力，能够灵活的使用计算机语言，讲计算机应用到档案管理的工作中。

当前地质档案管理计算机化应采取的措施

（一）实现地质文档一体化

在实际工作中，当务之急是解决文档分离的问题，克服工作中的各种不足，完成地质文件的系统化管理。在单位中也要推行文档一体化，实现信息的统一管理，保证档案的质量。作为档案的管理者来说，应该把信息的来龙去脉都掌握住，实现电子时代的文档管理一体化。鼓励文档一体化软件的研究和开发，使文档工作在文件正式形成前就建立起来，形成对虚拟文件的有效管理，保证档案的连续性和文档一体化的管理。

（二）着眼地质文件资料特点，实现文件的长期保存

由于地质类的电子性文件的来源各种各样，对于数据的录入和信息的形成也十分广泛，对于档案整理人员来说，将信息进行综合整理是一个浩大的工程，将不同渠道来源的信息进行整理分析用制度对归档人员进行规范处理，并列入信息管理工作的工作流程中。同时，由于电子文件极易损坏也很容易被病毒入侵，归档的工作人员要及时将文件进行拷贝进行备份，以防不时之需。

（三）把握档案管理网络化特点，重视网络安全问题

计算机的网络化给档案工作的管理带来了巨大的变化，使管理更加便捷，我们要重视起网络安全问题，才能保证档案管理的安全。对于地质档案的管理，我国的档案管理部门已经在科研阶段，会不断出台系列技术措施和标准。在进行档案管理时要注重网络安全等级的测评，档案信息的密级控制，为档案信息的安全管理提供规范化的要求。

结语

地质档案的管理是一项重要的工作，对于地质档案管理的计算机化是将计算机技术应用到信息化管理中的具体措施。由于多媒体计算的不断发展，实现了数据的共享、档案的录入和管理的现代化，实现了档案的高效和快速的管理，增加了数据的反复利用率，避免出现档案受损。而且为数据的长期管理和文档管理的标准化也提供了方便的途径，目前的当务之急是改善电子管理措施，防止信息的泄露和丢失，使档案信息化管理的工作能够快速的发展。

（作者单位：佛山地质局）