医院电算化会计档案管理问题探讨

林军

前言

作为企事业单位重要的数据信息类型之一，会计档案有着举重若轻的作用。而与此同时，计算机与信息化的普及也使得电算化成为现代医院改革的重要方面。电算化会计档案成为现代医院财务工作的主要使用信息和数据源，对医院的日常财务工作帶来极大便利。

医院电算化会计档案的特点

作为医院重要的财务信息，医院会计档案详细记载并呈现了医院相关经济往来中的重要的信息，这些信息可以帮助医院未来的行为决策提供参考。这类型的档案重点涵盖了医院会计凭证、会计帐簿、会计报表、财务报告等会计核算专业材料。根据财政部的规定，截止2010年，80%以上的基层单位都应该采用电算化的模式来完成财务相关工作。就医院行业来看，会计电算化的应用对于财务工作整体效率和质量都有了极大的提高，并且降低了财务工作人员的工作负担。电算化实施后的医院会计档案是指将会计信息和数据放置在计算机的存储介质中，可以通过会计软件或系统对相关信息进行使用。医院电算化会计档案通常具备以下特征：

（一）拓宽会计档案的内涵及外延

以电算化代替手工后的医院财务工作，开始更加便捷、高效，对于会计档案的内涵及外延都有所拓宽。与医院传统会计档案比较，电算化会计档案在信息搜集和涵盖的范围都有所增加，且包含的内容更加广泛，除传统的会计报表、会计账簿、财务报告等，还包括了应用于电算化过程中所涉及的所有软件及系统的所有文档资料。除电子化后的相关财务数据外，电算化会计档案所涵盖的内容还包括：电算化系统及软件开发和使用的所有文档及软件程序、所涉及的服务器或存储的设备型号、应用软件系统的名称和版本号、相关设备采购与后期服务公司的名称和联系方式、电算化系统所涉及的软硬件设备的使用说明及培训内容。

（二）存储需求要求更高

医院传统的会计档案是以纸质档案为主的，因此通常只需要将纸质文档保存即可。电算化会计档案具有数字化、网络化等特征，其通常情况下既需要以打印版的纸质存储介质的方式存在，也需要以计算机信息的方式存储在具有存储功能的硬件设备或传输介质中。对于存储在硬件设备或传输介质的电算化会计档案，需要考虑到硬件设备所处的物理环境，如温度、湿度、通风等问题，避免硬件设备故障导致电算化会计档案的丢失或损坏。

（三）可操作性较强

医院传统会计档案由于是在纸质上，容易便于财务工作人员的阅读，而医院电算化会计档案是存储在计算机上，通过专业的财务软件等指定的软件就可进行阅读、编辑和使用。纸质文字的修改给财务工作带来较多问题，如容易被篡改且无法查证、正常修改痕迹对整体会计报表的美观有影响等，电算化会计档案的可操作性、可视性较传统会计档案更有优势。

医院电算化会计档案管理面临的主要挑战

（一）档案管理内容不健全

由于医院实现电算化的时间并不是很长，所以导致现阶段医院内部财务人员对于电算化的认识程度还不够深，从而在日常财务工作中，容易造成电算化财务信息缺失的问题，由此导致的电算化会计档案内容缺失。

（二）电算化会计档案安全管理缺失

由于电算化会计档案是存储在计算机硬件或传输介质中，这些计算机硬件或传输介质对于存储环境的要求较高、且受物理环境变化影响较大。由于潮湿、温度过高等问题所造成的硬件或传输介质无法使用，从而导致会计档案丢失的情况屡见不鲜。另一方面，电算化会计工作主要都是依赖计算机系统，医院中计算机系统局域网中毒情况、计算机不设权限、单台计算机有多个使用者等问题，使得电算化会计档案面临着来自计算机系统本身的威胁。一旦计算机局域网中毒、或者有人故意篡改数据，

（三）缺少专业电算化人才

在实行电算化之后，医院缺乏专业的电算化人才，大多数都是传统的财务工作人员。电算化需要财务工作人员具备包括计算机、会计学、管理学等为一体的综合知识体系。医院大多数的财务工作人员尽管在实施电算化后，医院也针对性的对财务工作人员进行了一些列的培训，但由于医院财务从业人员对于计算机的掌握程度有差异，复合型人才相对仍旧较少。随着信息化的发展、会计制度的变迁，对于实施电算化后的医院会计工作有了更多的挑战。

（四）对医院电算化会计档案管理问题的思考

在医院电算化会计档案管理的工作中，医院应当明确并制定相关电算化会计档案管理的制度，梳理整个会计流程，要求电算化会计档案保存、管理需要按规定办事，包括档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等；医院财务部门应设立专人转岗针对电算化会计档案的管理工作，对于存储电算化会计档案的硬件或传输介质，做好备份工作，避免信息丢失。

（作者单位：贵州省凯里市第一人民医院）