如何加强人事档案管理

张学东

人事档案管理是我国劳动管理制度的特色之一，是做好企业人力资源管理工作的前提、保障和基础，是影响人力资源管理工作的效率、质量和水平的重要因素。

认识人事档案管理在人力资源管理中的重要性

人事档案管理是一项具有真实性、准确性、权威性、唯一性和严肃性特点的特殊工作岗位，一点点的疏忽都可能造成难以弥补的损失。

人事档案管理是人力资源管理的信息库，负责搜集和提供人力资源管理需要的基本信息。没有准确、及时的信息提供，人力资源管理就成了无本之木。对职工档案所蕴藏的丰富的人员信息资源认识不充分，也必然影响到人力资源管理水平。

人事档案是唯一记录职工各类情况的具有法律地位的文件，随着国家关于劳动法律法规的健全，职工法律意识的增强，职工档案成为维护企业和职工个人利益的重要依据，是处理劳资纠纷的主要参考记录。

提高人事档案管理水平的几个环节

1、材料收集要勤

完整全面地收集材料，是做好职工档案管理工作的起点和前提，反映职工情况变化的材料是处在动态变化之中，只有及时地收集补充，才能保证职工档案客观准确地反映职工的全貌。

2、鉴别、整理材料要真、准、全

职工档案管理要本着对组织、对职工负责的态度，对每一份收集上来的材料进行鉴别、精选，确保档案材料真实、完整、准确。真实性是职工档案的生命线，职工档案是否真实、准确、可靠，直接关系档案的使用价值，更关系到每个职工的切身利益，是一项复杂的基础工作。

职工档案工作不是简单的接收入档，档案工作人员要体现出自己纯熟过硬的专业素质和认真、负责的敬业精神。鉴别材料是否属于入档范围和入档要求，不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，根据情况予以处理。整理装订人事档案材料时，不归档的材料填写处理档案材料清单，报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。保证整理的材料真实、准确、全面，使职工档案达到完整、精炼的要求。

3、严格执行职工档案管理制度

职工档案具有政治性和机密性的特点，不能随意公开和向外扩散。为确保职工档案的安全，严守档案的秘密，充分体现档案的严肃性和权威性。档案管理部门要建立严肃的工作纪律，加强制度建设，不断提高职工档案管理的规范化水平。建立健全档案收集制度、鉴别归档制度、查（借）阅制度、转递制度、检查核对等制度等。在档案材料收集补充、查、借阅、档案库房管理、保密等都有章可循、有据可依。

注重对职工档案管理人员的培养

职工档案工作是一项政治性、政策性、专业性、服务性很强的工作，要做好职工档案管理工作，关键是要建立一支在政治上、业务上双过硬的档案管理人员队伍。

职工档案工作工作繁琐且专业性强，职工档案反映职工方方面面的情况，要求档案管理人员熟悉劳动法律、法规及公司各项劳动管理文件，对劳动关系、机构调整、劳动工资、保险待遇、奖励惩处、职工培训、人事管理、党的组织工作都有充分的认识和了解，并熟悉劳动管理的历史演变情况。

档案管理人员的选拔必须是党性强、作风正、忠于职守、严肃认真的人员，职工档案工作人员不仅要具备较为深厚的专业知识，根据形势的需要熟练掌握现代化的管理方法和技術，还要努力学习相关学科知识，不断增强法律意识，提高业务能力；要切实增强服务观念，职工档案工作本身是一项服务性较强的工作，要做到认真、热情、周密、仔细，一丝不苟；职工档案工作人员要淡泊名利、吃苦耐劳、忠于职守、踏实工作，提高责任心。

人事档案管理的价值在于提供服务的价值

档案管理的最终目的是为了档案的利用，职工档案管理还应包括建立起一套完整的职工个人资料信息库，及时、准确的为企业人力资源管理提供有效的信息资料。由档案管理人员建立职工个人信息库是档案管理的职责和目的决定的，档案管理人员直管理职工的基本信息丰富准确，建立起来的信息库准确程度高，更新更及时。

实现人事档案工作从简单的管理型服务向研究开发型服务的转变，成为人力资源管理的信息库和参谋部，是人事档案管理部门的真正价值所在。

（作者单位：钢集团宣钢计检中心）