关于高校系部教学秘书工作的几点思考

崔肖菡

【摘 要】教学秘书工作在教学管理工作中起到了一个链条式的作用，担负着上传下达的基本工作，它具有自身的特殊性和重要性，但同时也存在着一些问题，本文就这些特殊型和重要性做出自己的理解，并对其存在的问题进行简单分析。

【关键词】高校；教学秘书；特殊性；重要性；问题

高校要保证教学的正常运行，就必须有严密高效的教学管理，而教学秘书工作则是教学管理中一项平凡又有必不可少的工作，教学秘书工作质量的高低直接影响着教学管理的运行。高校教学秘书处在教学管理的最基层和最前沿，是学校教务工作与教学活动的沟通者，是教师与学生之间信息的传递者，又担负上令下达、下情上奏的工作，他是桥梁，是纽带，同时他还是保证教学活动正常运行的基石，所以教学秘书的重要性就不言而喻了。但是目前在高校中，实际情况却是教学秘书的工作其应受到的重视程度与其所发挥的作用之间存在着较大的差距，需要进一步提供条件、提高要求，充分发挥教学秘书在教学管理中的作用。

1.教学秘书工作的特殊性

1.1 综合性

教学秘书的工作范围几乎涉及到校院系教学管理的各个方面，范围广，内容繁杂。既要协助领导管理教学，又要协助一线教师处理教学方面的具体事务，同时还要完成教务处下达的各项工作，所以说他实际是一项综合性的复杂工作。

1.2 服务性

教学秘书的工作的一个中心词就是“服务”，他的服务对象主要有以下几个方面：一是服务于领导。主要是担任系部领导的助手工作，要协助领导完成各项事务性工作，包括工作计划、总结、会议安排、学术交流等。二是服务于教师。主要是协助教师们完成如上报教学任务、制定教学计划、调整教学安排，教材征订及其他教学运行中的工作。三是服务于各级部门。比如担任档案员，每年整理上报部门档案。担任信息员，负责向宣传部门上报部门重要信息。担任资产管理员，负责每年的资产清查和日常的资产管理等。四是服务于学生。完成诸如学生成绩的下发与管理，学生学籍的变动上报等工作。因此说，教学秘书工作是一项需要极大奉献精神的服务性工作。

1.3 周期性

教学秘书的工作始终贯穿在无数个重复着的教学周期中。从选课、排课到授课、评课，在一个完整的教学周期中，伴随着一线教师在教学运行中的每一步，教学秘书也有着与其相应的工作内容。教学周期始于教学任务的下达， 结束于课程任务的最终完成（包含教师事务性工作、教学工作及考试工作的最终完成），一个周期的长度接近一个半学期。而教学周期是教学管理活动最重要的内容，教学秘书在其中承担了最具体，最基层的工作。

2.教学秘书工作的重要性

2.1 协调性

教学秘书的中心工作主要是协调和控制在日常事务工作和教学进程中各方面的工作。一是各种文件、通知等的下达和问题的反馈工作。这其中首先要严格按照行政制度和教学管理制度，协助领导及引导教师在完成各项工作时实现规范化；其次要协调好各个教研室和教务处之间的工作。要将教务处下达的各项指令与教研室的实际工作相结合并作出适当调整，根据各教研室自身特点完成教学任务并落实；再者要协调好系部与各个职能部门的工作。这其中与一线教师联系最紧密的主要有科研部门，财务部门、档案部门、国资部门各级研究所等。要掌握各个职能部门的基本工作规律，并协助领导和教师完成沟通。最后是协调好任课教师与学生之间的关系。要适时掌握学生的学习动向及教师的课堂运行，及时发现问题并采取系部座谈等形式组织学生与教师坐在一起解决问题并增强交流。

2.2 控制性

教学秘书工作的控制性作用是在时协调性工作进行中产生的。在教学活动的执行过程中，由于要直接管理教学事务，所以教学秘书会获取最快捷和可靠的信息，以此便可以及时纠正工作中出现的一些偏差，同时也是由于掌握了教学一线的信息，教学秘书能及时地向系部院校级领导和教务部门反馈教学计划进行中所产生的实际问题，从而使上级领导和部门对客观变化做出恰当及时的反应，并作出调整。教学秘书同时还要掌握各方面的重要和最新信息。例如国家教育发展战略、上级部门下达的任务、系部专业课程设置及改革、师资队伍的状况与需求、教学設备的使用和维护、部门经费的下发与使用等，以这些所掌握的信息为基础进行比较分析，从而可以为下一步的工作提供准备依据。因此说，教学秘书不管在事务性工作还是教学工作中都起到了重要的监督控制作用。

教学秘书是高校教学管理中的重要力量，他是各项教学事务的具体实施者，通过协调建立教学秩序的良性循环，同时又能及时准确地将各类信息反馈给上级部门，为教学改革等工作提供现实依据，这些都能使教学质量稳步提升，使各项工作顺畅开展。因此，教学秘书是高校教学质量体系中不可或缺的一个角色。

3.高校教学秘书工作管理与运行中存在的问题

3.1 职业发展前途模糊

在高校中普片存在着对于教学秘书的一种偏见，认为教学秘书就是一项“打杂”的工作，别的不能干才“沦落”到教学秘书的岗位上，当这些言论和其表现出来的行为日益增多时，教学秘书本人也会对自己的工作丧失了热情和自信，并且对自己的职业发展前途失去信心，反映在工作中就是该做不想做，能管不想管。笔者本人在教学秘书的工作岗位上已经做了近十年的时间，对此确是深有感触。现在的高校管理现状是重科研，轻教学，这其中主要是受到了一些与晋升职称有关的激励机制的影响，教师们对于申报国家级或者省级以上科研课题趋之若鹜，因为可能一篇论文就会影响职业发展，而对于一线教学则放在了次要的位置上，经常会出现敷衍教学任务，一心抓科研的情况。相比之下，教学秘书的工作通常得不到足够的认可和尊重，精神需求、物质需求和职业发展需求都得不到平等对待，很多教学秘书在其聘期内，几乎没有进修学习的机会，学校或学院也极少组织与工作相关的学习，职务或职称晋升缓慢，甚至是止步不前。

3.2 工作效率低创新少