关于高校公文处理规范化管理的思考

崔川

【摘 要】高校公文处理是高校办公室主要的工作内容和办公方式，也是高校办公室一项大量的、经常性的工作，既重要，又繁琐。如果找到公文处理的规律，对做好公文处理工作非常重要。

【关键词】高校公文管理；思考；建议

根据《国家行政机关公文处理办法》的解释，行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它具有特定的行文规则和处理办法。高校作为国家公共事业的重要部门，离不开公文的辅助作用。高校公文指的是高校机关在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范格式的文书。

高校办公室作为学校综合协调管理部门，如何围绕学校办学目标提高管理水平，是需要思考的重大问题。管理也是一种生产力，良好的管理体制和管理方法能有效地推动高校的发展。当今社会，建立现代大学制度是高校的内在需要和必然追求。现代大学制度是维系现代大学良好发展的一种管理制度，建立现代大学制度既是我国高校内部管理体制改革的重要目标，也是我国大学快速发展的重要前提。从管理的角度讲，有效的制度对于调整学校内部不同利益主体间的关系，稳定学校正常秩序，激发师生员工学习、工作的积极性和创造性，最终实现学校的和谐发展具有关键性的作用。高校公文作为高校内部管理的重要载体，其运转如何，直接影响着高校内部管理的成效，所以，建立现代大学制度背景下研究高校公文处理问题，是很有必要的。

积极争取领导对公文处理工作的重视。要确保公文处理工作规范有序，领导重视是关键。领导作为院系或部门的主要负责人，也是公文审阅、签批的主要实践者，他们重视公文处理工作，才能保证该项工作的规范、高效开展。公文处理人员要注意把握领导关心的重点和难点，要在公文流转、审核等环节认真把关，积极为领导出谋划策。公文的拟制切中重点，容易得到领导的认可，文件才能快速流转。

充分了解高校公文的特点，增进公文规范化认识。公文不同于一般的文章，它具有自身特有的办理程序和写作格式，甚至在用语等方面，也有约定俗成的范式。公文自身功能的定位决定了它必须简洁明了地反映发文者的意图，才能有效地处理事务。因此，公文处理人员要增进公文规范化认识，自觉养成公文规范化的良好职业习惯。

高校公文处理是高校办公室主要的工作内容和办公方式，也是高校办公室一项大量的、经常性的工作，既重要，又繁琐。如果找到公文处理的规律，对做好公文处理工作非常重要。高校公文处理有一定的工作程序，其公文处理程序是否规范，会直接影响公文的质量和执行效果，甚至影响到校领导的决策。人们通常以公文处理的质量和处理的速度作为标准来衡量公文处理的工作效率。要提高公文处理的工作效率，必须实现公文处理程序的规范化，这样可以加快公文处理的运转速度，保证公文处理的质量，同时，为校领导决策提供多方面的依据。因此，研究公文处理程序规范化的一般规律，克服障碍，清除弊端，增强公文处理工作的科学性，是一个值得研究、探讨的重要课题。

一、高校公文处理规范化有利于提高高校公文处理的效率

主要表现在：

1.加速公文处理速度。严格按照公文处理程序的科学组织和要求进行。在一定时间内减少公文处理所耗费的时间。例如：发文处理程序，从拟稿到整理保管，总共有十多个程序，每个程序当中又有不同的工作环节。只要能严格按照公文运转的程序进行，即可减少不必要的工作环节，从而缩短公文处理所耗费的时间。

2.保证公文处理的质量。办文的质量，虽然主要取决于秘书人员的政治、理论修养和业务素质，但公文运转程序同样重要，不可忽视。就拿收文处理程序来说，收文登记是收文处理的重要程序，登记的原则是方便公文的运转、查找、统计。这就要求秘书人员根据文件的性质、种类和作用决定是否登记。假如秘书人员对来文必编必登，势必加大了登记、编号的工作量，而且增加了查找公文的困难，但对于该登记的公文不进行登记，就会造成公文散失，影响办文的质量。对发文处理程序同样要保证质量，例如：有些职能部门以学校名义拟制的公文，不经校办公室审核，直接送校领导签发，马上打印，直接向全校各单位散发或向上级有关部门报送，闹出不少笑话。

二、目前，高校公文处理程序不够规范，凭个人主观愿望办事的现象普遍存在

主要表现有：

一是任意削减公文处理的基本工作环节。从总体结构来说，整个公文处理规范化程序中的各个环节是环环相扣，互相衔接的。任意削减某个程序，将会严重影响公文的正常运转和工作秩序。如：缺少催办这一程序，易使公文停滞和积压，影响公文正常运转，甚至有时会造成很大损失。还有校对这个程序，是公文文字和体式把关的关卡，假如缺少该环节，就会造成错漏百出，严重影响办文的质量和效果，甚至会出现不良后果。

二是任意颠倒公文处理规范化程序的先后次序。这样就会打乱公文的正常运转程序，造成工作上的混乱。再如：核稿和签发这两个程序，先签发后核稿，便会丧失签发的严肃性等等，正常的程序应该是先核稿后送领导签发。

要使公文处理程序规范化，必须抓好治本工作，提高秘书人员的素质，这是实现公文处理程序规范化的根本性工作。公文处理程序规范化能否实现，秘书人员素质是决定因素。如何提高现职秘书人员的素质呢？

一是组织学习《国家行政机关公文处理办法》等有关公文法规，系统了解各级机关各类公文处理的具体规范，提高秘书人员依照有关规定处理公文的自觉性。

二是通过制定《公文办理制度》等，让秘书人员制发、办理文件时有章可循。

三是抓好秘书人员的培训工作。开展多种形式的秘书人员业务培训活动，举办秘书人员培训班，提高秘书人员的政治思想、业务理论水平。

四是组织多种形式的讨论会，对公文处理中的一些问题进行研讨，互相学习，不断提高管理水平。

引进先进的办公手段，以利公文处理程序规范化。

要实现高校公文处理程序规范化，还要依靠先进的办公设备。我国高等学校的办公室办公设备近年来虽然有了较大改观，但还远远不够。在一定程度上影响工作效率和工作质量，也影响了實现公文处理程序规范化的进程。在高校办公室引进先进的办公设备，如电脑、扫描仪、传真机、数码复合打印机、多功能电话、录像机、自动装订机等，从而减轻秘书人员的工作负担，提高秘书人员的工作效率，使公文处理程序逐步走上规范化的轨道。

总的来说，积极应对高校公文处理存在的问题，促进高校公文处理工作的规范化、有序化和科学化，将有利于领导掌握情况、正确决断，有利于高校管理工作从被动型向主动型转变，最终将提高高校内部管理水平，实现高校的科学发展。

参考文献：

[1]谢凌香.高校公文处理存在的问题及对策探析[J].辽宁行政学院学报，2012（5）.

[2]蔡留艳.对改进和规范高校公文处理程序的思考[J].文山师范高等专科学校学报，2001，6（1）.

[3]吴坚.高校公文处理程序规范化问题的探讨[J].广东行政学院学报，2001，8（4）.