人事档案管理现状分析和对策

罗娴　刘耀鸿

摘 要：人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分，为人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。本文通过分析企业机制变革过程中人事档案管理存在的新问题，提出解决人事档案管理工作困境的策略，以便其能更好地为企业发展提供帮助。

关键词：人事档案管理；现状；策略

人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。因此明确人事档案管理的重要性，分析人事档案管理的现状、找到做好人事档案管理的方法，是促进人才资源开发、个人切身利益需求实现的保证。

一、我国人事档案管理中存在的主要问题

人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下，企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。我国人事档案管理中存在的主要问题有以下几个方面：

1.1人事档案管理力量薄弱

人事档案管理人员大多数是兼职，变动频繁，没有经过档案管理专业知识培训，难以适应人事档案管理工作，影响了档案管理水平。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

1.2人事档案管理现代化水平低

人事档案管理工作繁琐、重复劳动多、劳动强度大，这就要求在新时期做到人事档案管理现代化。现阶段内，很多人事档案管理人员自身的专业水平跟不上设备的更新，导致设备闲置，不能快捷的反映信息更新结果，制约了人事档案管理信息化的进程。

1.3人事档案管理内容不够齐全

人事档案管理制度要完善起来，才能正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。

二、 加强人事档案管理中的应对策略

2.1建立科学、合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

2.2转换对人事档案的观念意识

利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识，要让企业决策者充分认识到，人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对员工本人进行定位的重要参考，人事档案管理并不是可有可无的，它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统，这其中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。

2.3提高人事档案管理人员的素质

人才是企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

2.4建立网络化人事档案管理模式

推广信息化人事档案管理系统，通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。信息化人事档案应增加记录个人学习能力和工作能力， 动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。

三、结束语

总之，人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一，作为新时期背景下的人事档案管理人员，必须紧密结合时代发展的需要，充分认识到信息化建设的重要性，在实际工作认真分析存在的不足，并采取有效的措施确保人事档案管理信息化建设水平的提升，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。

参考文献：

[1]黄慧敏. 人事档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 时代金融. 2007（01） .

[2] 周桂玲，张丽萍.人事档案管理中存在的问题及未来发展对策[J]. 黑龙江科技信息. 2007（14） .

[3]刘玉新.人事档案管理应注意的几个问题[J].才智，2008（15）.