Excel报表技术在财务管理信息系统中的应用

王唐

【摘要】Excel作为一种普及型软件已经被运用到各个办公领域当中，Excel报表技术就是基于Excel模板创建而成的。Excel报表技术的运用能够极大地提高财务管理的效率，能够在财务管理信息系统中得到很好的应用。本文将介绍模板基础上Excel报表技术的实现途径，并提出Excel报表技术在财务管理信息系统中的具体应用方法。

【关键词】Excel报表技术；财务管理；信息系统；应用

传统的财务信息管理需要耗费大量的人力和时间，且容易出错，随着办公软件的出现和升级，Excel报表技术已经被很好地应用于财务管理信息系统当中，保证了财务管理的效率和质量。在具体的应用方法上，财务人员还需进行进一步的学习与研究，力求使Excel报表技术更好地服务于财务管理。

一、模板基础上的Excel报表技术实现途径

（一）创建模板

Excel当中包含不变数据和变化数据这两种类型的数据，列名、表头等表现形式隶属于不变数据的范畴，而变化数据指的是从数据库或是程序当中获得的数据。如果以获取方式为分类依据，那么变化数据则主要分为两类，一类是通过数据库查询而获得的，可以将数据库的名称、表明、字段名等添加到模板文件当中；一类是从程序当中获取的，通常借由Servlet来进行传递，模板文件是作为接收方而存在。

（二）读取并分析模板

完成了模板创建，第二步就是读取并分析模板。首先要对模板进行拷贝，用参数为其命名，并将此模板设定为临时文件。再选择恰当的Excel文件读取方法，以JExcelAPI为例，要使用这种Java程序来读写文件，就要先下载jxl.jar文件，将路径同时添加到classpath环境中。然后在帮助文档的辅助下，使用“类”来进行模板分析。需要注意的是及时去除冗余信息，为Excel文件的分析提供良好条件。

（三）生成Excel文件

在完成准备工作之后，就要以模板为依据来生成Excel文件，进行数据写入。Excel数据主要有三种：Number、Label、Date。需要操作者根据实际需要来完成操作代码的编制，将数据写入之后，一份基于模板的Excel文件就正式生成了。

二、Excel报表技术在财务管理信息系统中的应用

（一）设计报表格式

在建成新的工作表之后，首先要在工作表一栏中输入财务报表的名称，如“东方集团三月份资产统计表”。然后从报表的篇幅出发，进行页面设置，从页面设置这一选项中设定纸张类型，如370×473mm。再根据表格需要，进行单元格的格式、大小及位置设置，完成报表的初步编制，划分出实格报表范围。注意自动填充财务数据时，要在Excel模板提供的报表之下进行列项，防止在自动填充的过程中产生数据错位的问题。

（二）增设必要栏目

单位内部的财务管理信息通常比较繁杂，因而在使用Excel报表技术时，要针对主栏来增设其他的必要栏目。比如针对东方集团当月的财务规划可以设置平均数栏、计划数栏、上下两月财务信息的比较栏等等。其中比较栏要设定出差额与百分比。为了保证财务报表的清晰明了，在栏目数量上要做好控制，可以在一个工作簿内放置多个工作表，以此来展现不同的比较内容，便于财务管理。

（三）确定分析指标

在报表中要注意财务分析指标的选择，从单位的实际需求出发来进行指标确定，如很多财务管理信息系统会采用杜邦财务分析体系。除此之外，速动比率、现金流转比率、资产收益率、负债率等也可被纳入到分析指标当中。要注意指标安排的位置，如要分析东方集团的负债率，可以将负债分析指标设置于财务报表的格式之下，以保证指标统计数据的准确性。

（四）设置函数关系

从实际需求出发，进行函数关系的设置，在自动运算一栏中输入“=函数关系”就能完成运算，对于函数关系相同的单元格就可以采用复制的方式来进行快速计算统计。比如要统计东方集团的现金流转比率，要对上期的流动资金进行统计，就可以选定相关单元格，输入“=”之后，点击相关函数单元格，将函数关系符号输入进去就可以了。在统计完上期流动资金之后，可以将单元格内的函数关系进行复制，以此来计算本期的流动资金数，完成这一部分的财务信息统计和管理。

（五）填制报表数据

填制报表数据是财务管理的重要一步。具体填制方法分为两种，一种是手工录入，一种是自动生成。而自动生成也有两种方法，第一种为电算会计报表，需要先将报表文件调出，另存为Excel格式的文件，关闭之后再用Excel的方式将另存的文件调出。第二种为数据库自动生成，要以Excel的方式打开数据库文件，在完成分析内容的输入之后，进行另存。如果财务信息较为简单，就可以采用以上方法来编制，而对于较为复杂的财务信息则需要进行数据转换。以东方集团季度利润表为例，操作方式是：先将空白Excel表格打开，再打开DBF格式的企业利润来源报表，将与统计无关的数据和行列删除，再通过复制将财务信息转移到编制报表所在的工作簿内，在两个报表中间设置好函数关系，进行利润统计编制。这样的编制方法相对简单，准确率也可以得到保证，在财务信息的日常管理中较为适用。

（六）生成分析结果

运用Excel报表技术完成了一系列编制工作之后，相应的分析结果就可以显示出来，如编制完“所有者权益变动”的相关财务数据后，相应的变动幅度、变动速率等分析结果就清晰可见，这是自动生成报表技术在发挥作用。为了满足财务管理直观明了的要求，还可以在图表中显示趋势分析结果以及结构分析结果，为财务管理提供更加明确的信息。

（七）进行报表保护

单位内部的重要财务报表需要受到严格的保护，Excel报表技术恰好可以提供保护功能，对误删、篡改、数据泄露等问题进行有效控制。对各个项目或是有公式的单元格设定密码，对于不方便显示的公式，可以进行隐藏处理。具体操作方法为：先将不需要进行保护的单元格确定出来，通过选定→格式→单元格→保护→不锁定这一系列操作步骤来将这部分单元格进行排除；然后再锁定并隐藏需要保护的单元格；再按照工具→保护→保护工作表→选项→内容→输入密码→确定的顺序完成工作表保护。当需要打开工作表时，只有输入了正确的密码才能进行下一步操作。要注意当原本的栏次或者指标失去应用效力，就可以通过增加主栏、宾栏的方式来进行分析项目追加。

三、结束语

Excel报表技术作为一项实用的办公技术，为财务管理提供了极大的便利。通过技术的运用，能够大大提升信息处理效率，同时也能使信息安全得到保障，值得在财务管理信息系统中大力推广。

参考文献

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