Office 2007之新界面与新增功能

宋丽萍

摘要：2006年11月底，微软推出了Microsoft Office 2007，与它的前一个版本Microsoft Office 2003相比，Microsoft office 2007的界面与Microsoft Office 2003相比更加美观，Microsoft Office 2007功能更加强大，向下兼容性也很好，可以打开之前所有老版本的格式文件。

关键词：Office 2007；PDF；文件格式；新增功能

中图分类号：TP2 文献标识码：A 文章编号：1672-4437（2013）03-0034-03

在众多的办公自动化软件中，Microsoft Office是现有办公自动化软件中应用最为广泛的软件，几乎每个人都离不开它。下面逐一介绍Microsoft Office 2007的新增功能和特点。

一、Office 2007全新的界面

Microsoft Office 2007全新的用户界面美观而实用，用户可以针对个人工作的需求，更快速简便地找到相应的功能。在刚接触Microsoft Office 2007时，用户可能会由于用户界面变化过大而感到使用不便，这主要是因为已经习惯于Microsoft Office2003的界面和操作方法。新的用户界面以“面板”和“模块”形式替代了Microsoft Office 2003的“文件菜单”和“按钮”形式。如图1-1所示为Microsoft Office Word 2007的新界面。

二、新的文件格式

Microsoft Office 2007除了在用户界面上发生的巨大改变以外，新的Microsoft Office 2007在文件格式上也有所创新，原先的Microsoft Office 2003版本默认的文件扩展名是，doc、.ppt和.xls，而在Microsoft Office 2007程序中引进了一种基于XML的全新默认文件格式，Word 2007、PowerPoint 2007和Excel 2007默认的文件扩展名变成，docx、.pptx和.xlsx，这类新格式文件比旧版Office文件格式要小很多。这样一来用户在装有Microsoft Office 2007的计算机上默认保存的文件在安装Microsoft Office其他版本的计算机上是无法打开的，解决这个问题可以有三种办法：

1.修改Microsoft Office 2007的默认保存设置，具体的设置是：单击左上角的Office按钮，选择“保存”，在弹出的“另存为”窗口的左下角有“工具”选项，点击“工具”，选择其中的“保存选项”，在弹出的Word选项窗口中就可以设置保存格式，这样在点击保存按钮后，文档将会自动保存为MicrosoftOffice 97-2003格式（如图1-2所示）。

2.在编辑完文档时点击左上角的Office按钮，在弹出的选项栏中选择“另存为”I“Word 97-2003”文档（如图l一3所示）。

3.到网站上下载Microsoft Office兼容包，用户点击下载后，将此兼容包安装到装有Microsoft Office 97-2003的计算机上，这样就可以打开，docx、.pptx和.xlsx等扩展名的Microsoft Office 2007的文档了。

三、可以直接输出为PDF格式文件

PDF（Portable Document Format，便携文档格式）格式是Adobe公司在其PostScript语言的基础上创建的一种主要应用于电子出版的文件规范系统。PDF文件可以将文字、字型、格式、颜色及与设备和分辨率独立的图形图像等封装在一个文件中，该格式文件还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息，支持特长文件，集成度和安全可靠性都较高。

随着PDF格式文件使用的范围越来越广，我们有时候就需要将，doc、xls、.ppt等格式的文件转换成PDF格式的文件使用，以前，我们要想将，doc、.xls、.ppt格式的文件转换成PDF格式的文件，需要从网上下载一个Adobe Acrobat软件，安装以后就可以方便地将其文档转化成PDF文件了。现在，你可以不再需要Adobe acrobat的支持，借助Office 2007直接输出为PDF格式的文档，包括Word2007、PowerPoint2007、Excel2007在内的所有组件都对PDF格式提供了全方位的支持。

打开任何一个Office 2007组件，都可以单击Office按钮，然后在“另存为”菜单下选择“PDF或XPS”命令，如图1-4所示，按照程序提示操作即可，单击“选项”按钮还可以对范围、发布选项、非打印信息进行更广泛的设置，而且所输出的PDF文档可以在Adobe acrobat reader等软件中正常浏览，如图1-5所示。

不过，Office 2007暂时还无法正常浏览其他软件生成的PDF文档，即使强行导人，所看到的无非是一堆乱码而已，也就是所谓的“单向支持”。

四、实时预览文档

在Office 2007格式默认设置下，已经自动启用实时预览功能，当鼠标悬停在不同选项上时，可以显示该功能的文档效果预览，例如通过下拉列表框设置字体、字号时，相应的效果会立即在文档中反应出来（如图1-6所示），而不再需要确认后切换回文档窗口查看具体的效果是否正确显示，这是一种非常高级的所见即所得的效果，对用户来说相当实用和方便。

如果实时预览功能没有生效，你可以从“Office按钮下的Word选项一常用”选项卡中勾选“启用实时预览”复选框，确认后即可生效。

五、Microsoft Office Word 2007产生稿纸效果

在Microsoft Office 2003中要想让Word产生稿纸那样的效果，通常的做法是先插入一个表格，调整表格中的每个单元格大小，然后在每个单元格中打字，这种方法虽然可行，但是却太过麻烦！如今Word 2007新推出了稿纸设置功能，利用Word 2007的“稿纸设定”模式，即可轻松做出稿纸效果，方法如下：

在Word2007中，点击“页面布局”菜单，进入“稿纸”选项卡，然后按下“稿纸设置”，弹出“稿纸设置”对话框，在“格式”下拉选单中选择要设定的稿纸样式，例如选择“方格式稿纸”这个样式。然后再从“列数×栏数”选单中设定稿纸的格子数量，最后将“方向”设置为“纵向”，按下“确认”后会弹出一个对话框，显示目前格式转换的进度，等到转换完成后，整个Word页面就会变成一张稿纸。效果如图1-7所示。

六、结束语

Microsoft Office 2007可以说是微软Office办公套装的又一个里程碑，通过默认保存格式.docx、.pptx和.xlsx保存的文件将会大幅度减小Office文档所占用的空间，Microsoft Office 2007不仅带给人们更加美观和人性化的界面，而且新增加的软件和功能将会使办公更加方便快捷。