对地勘单位档案管理工作意义的几点认识

苏红梅

吉林省地矿勘察设计研究院，吉林 长春 130061

档案管理是地勘单位管理工作的重要组成部分，尤其在改革开放、市场经济条件下，档案管理更凸显出它的重要价值。笔者就此谈几点初浅认识。

地勘单位档案是地勘单位在地质找矿、经营管理活动中形成的对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、影像声等不同形式的历史记录。

档案的形成决定了档案的基本价值：（1）对历史具有“凭证”作用，它真实、客观地反映了本单位的发展史，它的“凭证”作用是不可逆的；（2）对现实和未来具有“参考”价值，档案作为过去各项活动的真实记录，为现实和今后各项活动的开展提供了值得参考借鉴的丰富资料。人们常说的“有案可查”、“以史为鉴、以史为据”，说的就是档案管理工作中具有的备考作用。档案的这种属性决定了它在地勘单位从事地质找矿、经营管理中的作用与意义，同时也决定了档案管理工作对地勘单位发展的重要作用。对此，我们必须有深刻的认识。

1 档案是地勘单位管理者实施正确决策的重要依据

地勘单位档案记录和保存了从创立到发展完整的文件、文书、记录、财务、人事、装备、科技成果以及影像音等资料和信息资源，它是地勘单位几代人艰苦奋斗的结晶，是宝贵的物质财富和精神财富，同时又是领导者实施决策的重要依据。

市场经济条件下，企业领导者实施决策，除了个人的智商外，都离不开三大信息资源的支持，一是市场信息，也就是市场需求；二是政策、法律信息，就是说决策是否得到国家政策、法律的支持；三是来自本单位的信息，它包括围绕决策所需要的各种资料、数据、资源等。而这种信息的提供者就是档案。对决策而言，信息与人才、资金、装备等同等重要，有时甚至更重要，没有科学、准确、系统的资料、数据、信息做支撑，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机遇、果断决策、占领市场、谋求发展。如：谋划、制定本单位的年度地质找矿和经营目标及中长期发展规划，都离不开以形成的档案资料为依据；通过对以往地质找矿资料的分析、研究，确定新的找矿目标和找矿方向；通过对已经发生和形成的人、财、物等资源资料的分析，对重大工程施工项目实施决策；通过对过去经营模式和管理方法、制度的总结，去不断补充、完善、创新更适合本单位的经营模式和经营管理办法，使生产关系更适合生产力的发展。档案是地勘单位领导者实施决策的依据。所以笔者认为，对地勘单位档案实施科学、规范的管理，为领导者实施决策服务，为地勘经济发展服务，是促进地勘单位健康发展的需要。

2 档案管理工作的成果将为地勘单位从事地质找矿、生产经营活动提供重要参考依据

档案记录了地勘单位从事地质找矿、各种生产经营活动情况、成果、经验和教训，它包括自然资源、生产方式、生产手段、生产过程、技术成果及管理方法等信息，所有这些信息可以为现实正在进行的各种地质找矿、工程施工和经营管理活动提供科学依据和参考资料。例如：地勘单位的年度生产经营计划，就是根据前一年度的经营成果及基本经验教训结合本年度实际提出来的；日常生产经营过程中，遇到的每一生产问题、技术问题、经营管理问题等的处理和解决，也都离不开以往形成的技术成果、数据以及经验教训为依据或做参考。可以说，地勘单位日常进行的每一项生产经营活动都离不开档案资料，地勘单位的各级管理者自觉、不自觉地都在以档案资料为依据、做参考进行管理工作。档案资料的应用融于地勘单位各项生产经营管理之中，每时每刻都在为之服务。而档案信息的提供是通过档案管理工作的成果来实现的。

3 档案管理为地勘单位从事科学研究、技术创新创造了必要条件

档案作为地勘单位从事地质找矿、技术、科研研发和经营活动过程的真实记录和一项基础性工作，它即是作为一种信息资源保存下来，为后来的技术开发、科学研究提供科学、可靠的依据，同时它又为地勘单位创造了无形资产。例如：地勘单位对本地区地质找矿规律的认识，就是从多年积累的大量、系统的地质资料中提炼、研究和总结出来的，同时它又为现实和将来更深刻地认识找矿规律、寻找新的矿产资源提供了科学依据，这就是“实践――认识――再实践――再认识”，如此循环，都离不开档案；再如：随着改革开放的深入和市场经济的发展，地勘单位在为地方经济服务过程中，以自身的技术优势积累了诸多新的技术成果，其中有的已申请为国家专利，形成地勘单位的无形资产，赢得了市场份额，有利地促进了地勘经济的发展。档案是科技工作者从事科学研究不可缺少的“粮食”。档案管理工作为地勘单位的科技进步、技术创新提供了信息资源支持，并为之创造了必要条件。

4 档案管理为地勘单位文化建设提供生动、丰富的教材，它传承了地勘队伍精神

档案管理工作客观、真实地记录了几代地质队员以艰苦奋斗为荣、以找矿立功为荣、以献身地质事业为荣的奋斗历程，是我们进行爱国主义教育、地质队伍光荣传统教育的生动素材，是培育企业文化的基奠。如某队在纪念建队50 周年，弘扬地质队艰苦奋斗光荣传统时，就是利用大量的档案资料，如文件、图片、业绩、影像等，以“踏遍青山人未老”为题，展示了几代地质人踏遍群山，风餐露宿，不畏严寒，不惧酷暑，艰苦奋斗，为祖国经济建设找好矿、找大矿、找富矿的艰苦历程和光辉业绩；展示了在市场经济大潮中，坚持改革开放，继续发扬艰苦奋斗精神，利用自身优势，拓宽服务领域，开拓地质市场的丰硕成果。所有这些正在激励着当代地质人为实现单位的富裕、国家的强盛、民族的振兴之梦而奋斗。

5 档案管理是维护地勘单位合法权益的保证

档案所记录的地勘单位各种具体社会活动，真实地反映了地勘单位应有的合法权益，其中包括本单位具有立法性质的文件、证明性文件和相互交往的各种文件材料，如规章制度、协议、合同、名册、记录、账簿、影像音等，这些都是地勘单位维护合法权益的法律凭证。

市场经济条件下，地勘单位在参与地方经济建设过程中，与地方政府、经济实体等之间，必然要进行诸多的技术合作开发，工程施工承揽以及转让、租赁等经济活动，与此同时形成了与标的相应的各种法律文书以及法律凭证。完整的收集、整理、保存这些法律文书和法律凭证并提供服务是档案管理工作的重要职责，是维护地勘单位合法权益的重要保证。

6 科学规范的档案管理，是衡量地勘单位业绩与管理水平的重要尺度

一个商铺的管理从账房先生记的第一本账簿做起，一个企业的管理从下达的第一个指令开始。大到一个国家、一个民族，小到一个商铺、一个人，档案记录了她的诞生、发展、壮大乃至终止的历史。如果我们把管理看做一个过程，那么档案管理就贯穿于管理的全过程。

地勘单位在实施经营管理过程中，所形成一系列文件、指令、记录、图表、账簿、业绩、影像音等档案资料，它记载了地勘单位发展的历史过程，客观地反映着各个不同历史时期问题处理、领导决策、地质找矿、基本建设、科学研究等方面的过程和成果。它是地勘单位管理者集体智慧的结晶；创造出的丰硕物质成果和精神成果，是地勘单位全体员工辛勤劳动的结果。一个时期的档案资料，记录了该时期地勘单位的管理模式、管理方法、管理经验及其管理成果和业绩，同时也代表了该时期地勘单位管理者的管理能力与水平。所以，笔者认为，科学规范的档案资料，它又是衡量地勘单位业绩与管理水平的重要尺度。

记录的是历史，传承的是文明，这就是档案管理工作的内涵，档案管理工作的价值，档案管理工作的意义。在新的历史时期，我们不但要继承、发扬老一辈档案工作者兢兢业业、一丝不苟的精神，扎扎实实地做好档案管理工作，更要随着科技的发展，不断创新档案管理工作，开发、利用档案，适应日趋发展的新形势，更好地为地勘经济发展服务。