浅议重点公路工程项目档案业务指导工作

陈龙民

(青莱高速公路临沂管理处)

浅议重点公路工程项目档案业务指导工作

陈龙民

(青莱高速公路临沂管理处)

京沪高速公路临沂段是国家重点工程项目，它穿越沂蒙山区腹地，经临沂市沂南、费县等六县区，与京沪高速公路江苏段相连，是连接北京至上海的南北交通大动脉，全长169.75公里。从开工建设到竣工通车，建设总工期约4年。自该工程项目立项开始，作为业主代表的临沂市公路局通过对各参建单位档案业务指导，不断加强档案质量的监管、管理，严格按照档案规范要求，齐抓共管，确保形成的竣工档案完整、准确、规范、标准，形成了综合文件、竣工决算、竣工图表、设计、施工文件及声像图片等五个属类竣工档案，全部资料包括建设单位、监理单位、设计单位、施工单位资料共计7100多卷，涉及立卷单位46家，整个工程竣工档案达到了国家重点工程档案验收标准，从而顺利通过山东省档案局、交通运输厅公路局竣工档案联合小组的验收。笔者结合自身参入京沪高速公路临沂段现场业务指导验收档案工作的实际，对有关工程档案业务指导工作谈点实践体会。

1 开工前的全面指导

1.1 做好档案业务培训指导工作

为了将京沪高速公路临沂段公路工程档案工作做好，按照重点公路工程竣工档案编制办法要求，临沂市公路局作为负责整个工程项目档案的业主代表，在开工前就统一组织了各参建单位档案人员培训班进行培训，对各参建单位档案工作进行全面的指导，使各单位档案工作人员进一步明确各自负责的档案工作任务，明确重点公路工程竣工档案编制办法中所整理的内容和标准，并对参建单位档案人员提出的问题进行解答。比如业主代表档案部门就各参建单位应该负责工程不同合同段、不同阶段的文件收集范围、归档整理以及按照京沪高速公路临沂段工程竣工档案编制办法所规定的标准进行了解答。这样，业主代表的档案部门就提前参与到各参建单位档案业务指导工作中，根据相关规定进行全面指导与交底工作，对下一步做好档案工作打下坚实的基础。

1.2 加强工程项目档案管理体系

公路工程项目通常具有自身的特殊性，参建单位较多、施工单位及人员的流动性较大、施工单位的档案意识往往不高。这些特点决定了建立与健全档案管理体系的重要性。建立重点公路工程档案管理网络体系，档案管理体系应该覆盖工程项目的全过程，包括业主、监理、施工等，形成业主---监理----施工单位于一体的档案管理网络；业主代表档案业务指导人员作为档案管理体系中的一员，对各参建单位的档案网络及建立档案管理规章制度进行了全面的指导，对归档、保管、利用等档案操作活动进行严格的规范，建立起科学、高效的档案工作责任制，从而为档案管理提供依据。

2 施工过程中的分类指导

做好各参建单位的档案分类工作。分类业务指导由业主代表牵头组织，对施工、监理等单位进行档案业务指导。

2.1 做好指导前的准备工作

为做好各参建单位工程项目档案业务指导工作，业主代表档案管理部门在开展业务指导工作之前，就对全线公路工程项目的基本特点及各参建单位的基本情况进行充分了解和调研。比如整个工程开工的时间、预计工期、总投资等，各参建单位档案归档范围及整理办法，各施工单位单位承包的合同段施工进度情况，各监理单位所监理的合同段的监理工作计划等，在了解和掌握了各参建单位的具体情况后，从整体上掌握工程项目的档案工作，从而避免了因不了解情况所造成工作上的被动。

2.2 二是结合各参建单位所整理档案内容进行分门别类的指导。针对各参建单位档案整理内容，根据京沪高速公路竣工档案编制办法，结合工程项目进度情况进行业务指导。例如对监理单位就要加强对工程计量支付、质量检测文件、质量检查评定表等归档材料的业务指导；对施工单位应重点指导施工记录、隐蔽工程资料、施工变更材料及竣工图等；对建设单位重点对职能部门批准立项、工程规划、土地审批等管理性文件的业务指导。

2.3 通过举办档案业务观摩交流学习、召开工程项目档案现场分析会等形式，督促和指导各参建单位保质保量按期完成竣工文件整理归档工作。

即到现场单位的档案室, 请档案员介绍档案立卷工作的作法和体会，然后再拿出案卷让大家亲眼看。我们在场与大家共同商讨提出来的一些问题。这种方法听有实例、看有实物、学有标准, 学完之后心里有数多了。各参建单位档案人员回去之后确实能把工作顺利地开展起来, 收到了较好的效果。

3 加强工程建设过程的档案督查指导

3.1 实施工程档案专项检查工作制

工程档案专项检查工作由业主代表档案管理部门和监理单位有关人员组成督查指导小组，每月检查一次，及时跟踪施工单位工程档案的收集、整理工作。充分发挥监理在重点工程档案审核检查中的作用，对施工单位的收集、归档、整理进行监督指导。监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行签章时要认真、负责地审核、检查。如检查隐蔽工程验收记录是否有监控人员签字是重点，设计变更、计量支付手续是否齐全、规范；竣工图编制是否准确、清楚，图面清晰等。如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予签章，这对提高重点工程档案质量，确保重点工程档案在工程竣工后及时移交有着重要的作用。

3.2 定期召开工程监理例会

一方面了解整个工程进展的情况，另一方面向参加会议的有关单位报工程档案专项检查中出现的问题，及时协调、解决档案归档工作中出现的问题。通过实施重点工程档案专项检查工作制后，各参建单位的领导、工程技术人员开始重视工程档案的归档，一方面主动向我们通报档案收集、整理工作中发现的问题，另一方面自身也重视归档档案的质量，主要体现在归档的原件率比以往明显提高，对专项检查中发现的问题能够及时整改。通过实施重点工程档案专项检查工作制进一步提高竣工档案质量

4 业务指导中应注意的几点问题

4.1 分门别类开展档案业务指导

作为重点公路档案部门的业务指导人员与机关打交道的机会较多，对于文书档案要相对熟悉。往往对重点公路工程项目档案缺乏深入的了解，自然很容易将重点公路工程项目档案的指导工作，简化成文书档案指导工作来开展。这样无疑会影响项目档案指导工作的有效进行，造成工作的被动。从档案的具体分类来看，重点公路工程项目档案的主体是技术档案，当然也会存在一些文书档案和专门档案等，其中包括照片、录像、录音等档案非常多。基于技术档案这种数量较大的档案类型，由于其形成规律、业务要求与文书档案存在较大区别，在进行业务指导时一定要进行严格区分，不能简单地套用文书档案工作形式。在进行重点公路工程项目档案业务指导之前，指导人员要对发布的相关公路档案规范、条例、《重点公路工程竣工档案编制办法》等进行深入研究与分析，对公路建设行业的档案业务流程进行全面掌握，从而保证指导工作的高质量开展。

4.2 善于抓住工程项目档案工作的重点和难点

档案业务指导工作要抓住工作的重点和难点。一是明确归档范围和保管期限。在这些问题解决以后归档工作就会比较清晰明确了；二是根据国家重点公路工程档案分类编制办法制定出合理的公路工程项目档案分类方案，有了分类方案的指导，档案的收集、整理和利用就会变得非常有序；三是要保证施工单位能够按照要求，将设计变更及现场变更的实际情况真实反映在工程档案当中，以保证所有档案与工程项目的实际情况相吻合；四是要注意做好开头和结尾工作。在项目启动时，档案工作比较容易被忽视掉，各类文件也容易丢失，这个时候档案指导工作就要及时开展，提前打好档案工作的基础。在重点公路工程项目竣工验收阶段，应该将项目档案验收做为重点，工程竣工图关系到工程的后期维护、改造等环节，应作为档案业务指导的重中之重。