电大学籍档案管理存在的问题与对策

李厉琳

（广东广播电视大学教务处学籍科，广东广州510091）

成人教育最初是作为政府的一项社会政策提出的，目的是为失去受教育机会的人提供二次学习机会，以实现社会的公正和教育机会的均等，是一项社会组织，全民参与的教育性活动。广播电视大学是成人教育办学模式的佼佼者，电大学籍档案是依据国家教育行政主管部门颁布的相关条例法规，真实反映学生的入学资格、学籍异动、成绩考核、奖励处分及毕业资格等情况，对个人、学校和社会都具有重大意义。于学校而言，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分，决定了学校的教务管理质量；于社会而言，学籍档案作为一种信息储备资源，也是用人单位选用、任用人才的信息依据，影响着学校的社会声誉。由于电大办学模式的开放性和多样性，如何搞好学籍档案管理工作，提高学籍管理现代化水平便成了当前办学过程中应重视和加强的问题。

1 电大学籍档案管理的特点

1．1 电大学籍档案的周期性

学生的完整学籍档案的形成至少需要与学制等长的时间，而对于一个因成绩问题或是为获取学位而不能按时拿到毕业证书的学生来说，有可能需要5～6年。学籍档案作为学生的在学凭证，其社会价值远高于学校其他档案门类。广播电视大学学生类型繁多，有普通专科生（自2005年终止招生）、成招生和开放本专科，一村一学生等各种学生类型。普通专科生学籍有效期为6年，成招生和开放生都是学籍8年有效期。电大一年分春秋两次录取新生，审核老生毕业。以入学到毕业为一个教学周期，周而复始，循环更迭。但是每一个周期都不是墨守成规的简单重复，一个有效周期运行之后产生的原始档案资料，经过整理加工，归纳汇总，根据学校档案室所要求的期限上缴材料，也可以为下一个周期的运转总结经验，提供更加科学的管理依据。

1．2 电大学籍档案的动态性

学籍档案对学生的学习状况的收集和记录是分阶段进行的，具有动态性。电大学生成分复杂，生源包括社会各行各业从业人员，有高中生、中专生、大专生，有青年人、中年人甚至老年人［1］。广东地处改革开放前沿，经济发达，工业城市多，学生流动性大，整个学习处于一个动态环境中，常常因为工作调动、出差、个人兴趣爱好等原因要求跨省跨市转学、退休、休学、转专业等情况，随着学生在校学习时间的增加，这一动态过程也逐渐推进，学籍档案也需要不断补充和完善。

1．3 电大学籍档案管理战线的系统性

广播电视大学体系不同于传统的全日制院校，也有别于其他成人教育机构和网络学院。它是由中央电大、省级电大及所属分校和工作站，组成一个“统筹规划，分级办学，分级管理”的现代远程开放教育系统［2］。目前广东电大有23个分校，下属百余个分教点，在籍生大约有17万人次。系统战线长，学生分布广，除去偏远山区，几乎每个县城都有电大的教学点和学员，办理各种学籍管理手续周期长，难度大。一般都以市电大为单位收集学籍管理材料，再汇总上交省电大。即使这样，仍存在不少遗漏。

2 目前电大学籍档案管理中存在的问题

经过长期的探索，电大学籍档案管理较好地实现和发挥了它的作用。但是由于一些历史和现实原因的影响，目前管理中还存在一些问题。

2．1 档案意识薄弱，缺乏责任意识

学籍档案是历史的原始记录，它具有很强的原始性，为提高学籍管理质量，应该保证档案材料的真实性和完整性。认识不足，管理不到位，这是许多成人院校的共性不足。在市场经济利益驱动下，千方百计办教育，一心一意谋发展，把招生作为工作重点，生源带来发展，一切工作都以招生工作为核心，忽视学生学习发展工作，这是以往成人办学的误区。电大一年两季的毕业办证，工作量大，任务繁重。电大开放教育的学籍有效期为8年，跨度较长，管理人员流动性较大，使得学籍档案管理工作容易出现脱节现象。基层电大教务工作人员往往身兼多职，涵盖招生学籍考试各方面工作，有时无法兼顾。材料收集上存在残缺遗漏现象，需要省级电大学籍管理员反复提醒催促，致使工作效率低下。由于电大学生多为社会人员，流动性较大，这就要求基层学籍档案管理员要有较强责任心，对学生提出的各项学籍异动信息修改等要求追踪管理。比如从近两学期开始中央电大要求应届毕业生要提前一个学期申请办理学生信息修改，毕业当季不做受理。但是还是有小部分基层电大管理员未及时跟进，以致学生推迟毕业时间，给学校办学声誉带来负面影响。笔者近期接触了较为典型的一个学籍管理案例。某县电大一学生在毕业审核时发现所学专业和考试科目大相径庭，经核实，发现学生在学期间申请从行政管理转到工商管理专业，但县电大管理人员粗心大意，忘记帮其提交转专业申请，却在每学期末报考时帮学生报考了工商管理的科目，以致学生毕业审核出现异常，只能本学期先做转专业异动操作，下学期再进行毕业审核，延误了学生毕业时间。

2．2 在档案整理过程中，管理不规范

学籍档案整理就是将从下属市县电大收集的原始材料，进行分类、排列。整理工作在整个学籍档案工作中占有极其重要的地位。在整理档案材料时，尽量做到分类准确、编排有序。近年来，国家、省教育厅行政部门非常重视高校的教学评估工作，把档案管理也列为评估范围，通过评估来促进档案管理的规范性。电大教育具有自身特点，其学籍档案形成过程时间跨度比较大，同时又缺乏统一性。目前中央开放生的学籍有效期为8年，从新生录取，注册到毕业发证，一般要经历三五年甚至更长的时间。休学、补考学生的学籍档案跨度时间更大。但凡涉及学籍异动的，为防止日后产生纠纷，部分异动记录甚至要保存直至学生毕业后的两到三年。由于周期长，分级管理，导致管理困难，规章制度难以落实到位，系统学籍档案管理存在多种问题。

2．2．1 档案收集不系统、不完整

广东电大分教点众多，所以对下属市县电大的学籍管理只能采取以市电大为单位统一收取材料，再汇总上缴省电大相关负责的学籍管理员。但仍有小部分县级电大教学点，由于跟市级电大存在管理分歧等问题，多次通知之下仍单独上报材料给省电大学籍管理员，也不报给所属市电大汇总，导致材料收集容易出现混乱遗漏的现象。

2．2．2 学籍档案填写不规范

目前广东电大学籍管理小范围内选择分模块，专人管理。比如跨省转学这一模块，下级电大在填写跨省转学汇总表的时候，时常漏注明会计学、工商管理专业的专业方向。如果不在转学审批表中详细标明转入电大的专业方向，很可能出现转错专业等问题，给学生和转入电大带来不便。所以在汇总全省学生跨省转学材料的时候，相关学籍管理人员都要多次单线联系下属电大确定学生的转学转专业方向，造成工作效率低下，易出错。

2．2．3 学籍档案材料准备欠详尽，没有统一规格

每学期的常规学生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。经过2012年初大批量在籍生信息核对清理，目前这一块业务量相对较少。但是在提交关于学生更改名字或身份证号等身份信息的时候，经常遗漏派出所证明；或者没按要求将不是A4纸规格的证明贴在A4纸上，造成学籍档案的缺失，不合格。

2．3 对档案的保存和利用重视不够，档案管理制度不健全，缺少系统的业务培训

长期以来，基层电大的学籍档案的保存条件较有限，保存方法落后，大多数的手工档案材料因为年代久远缺乏保养，存在丢失或缺漏等现象，也未通过现代信息技术把手工档案保存到电脑上。导致有时有些学生因为原始档案丢失需要补办录取花名册复印件和毕业生成绩单，都要上省电大档案室查询，费时费力，给学生带来不便。目前有关学籍材料的汇总表、审批表等常规表格都是随着办证文件下发，但是如补办毕业证明书，中英文成绩证明等其他利用率较低的表格，都是根据基层电大的需要再单独发放，也为日常业务工作带来不便。暂时没有完备齐全的业务表格电子版和使用操作规范流程。基层电大学籍档案管理一般都不配备专职人员，难以满足工作需求。人员流动性大，造成业务不熟练，专业知识不足，这些都容易导致学籍档案质次量少，工作不到位等现象。近五年来，省级电大教务部门都未曾组织过针对性的业务技能培训，只能通过下发学籍办证文件加以规范要求，也只是笼统到面，无法具体到点上。

3 加强电大学籍档案科学管理的对策

学籍档案是成人高等教育档案的重要组成部分，为学校有序管理、教育评估、学生就业等方面创造条件。随着信息化步伐的加快，档案管理方式也由传统的档案实体化向档案信息化转变。学籍档案更是首当其冲。在这种背景下，我们更应积极应对，全面实现电大学籍档案工作的现代化、科学化、规范化。根据笔者五年来的学籍管理工作体会，提出几点建议。

3．1 加强组织领导，更新观念，提高档案意识

“琐碎、繁杂、枯燥”是学籍档案管理工作的特点，要做好这项工作，首先应该明确，学籍档案管理的主体是学生，加强学籍档案管理归根到底是为了更好地为学生服务［3］。加强学籍档案管理是教学管理的需要，学籍管理也可以对教学管理起到参谋的作用。比如教学资源科经常都是根据学籍科提供的某科目课程注册人数来分配教学资源。不能重资源，轻整理。

《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案工作是办好学校的基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体规划，加强对档案工作的领导和管理。”［4］可见，领导的重视和支持是开展档案管理工作的基础。必须把学籍档案工作纳入学校教务整体发展规划，完善管理体制，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。学籍档案的归纳纳入各主管人员的职责范围，做到每学期每学年按时、完整、准确归档。

3．2 建章立制，健全网络，落实职责，推进学籍档案管理的规范化

建立和完善各项规章制度，比如制定学籍管理规定、学籍收集整理制度、学籍管理人员岗位职责等，做到有章可循，有据可依，按章办理。制定统一的标准和要求，比如发放各类表格模板，规定材料的尺寸等。并且把相关制度要求整理成册并发放电子文档，方便基层电大管理人员查阅，使用，同时也使管理工作走向制度化、规范化。

利用计算机进行辅助管理，以便准确、及时地提供大量的学生信息，促进管理水平的提高。目前已将DOS系统的毕业生数据库联合，完成数据的整合，再用ASP做成前台查询界面，以便毕业生或用人单位有需要的时候，学籍管理员可以迅速查询结果。

电子学籍档案是学籍档案管理信息化建设的基础，是数字化校园建设的重要组成部分。加大经费投入，进行学籍档案管理数字化的研究，开发功能齐全的管理软件，建立动态学籍档案。利用电子学籍档案可以提高管理效率，更好地利用、开发档案资源，充分发挥电子学籍档案的信息功能。

3．3 重视培养并建立一支稳定的高素质学籍档案管理队伍

建立相对稳定的高素质学籍档案管理工作队伍是提高档案管理水平的关键。首先要保持学籍档案管理员的相对稳定，条件允许下优化档案管理人员配置。由于基层电大管理人员经常身兼多职，因此在人员更换时，须先培训后上岗，完善交接工作，保证管理水平跟得上。其次是抓好对基层电大学籍管理人员的业务指导，通过岗位培训和专题培训，使他们熟练掌握档案管理的基本知识和专业技巧，熟知档案材料上缴要求，在理论和实践上成为本专业的行家里手，不断提高他们的业务素质，实现学籍档案的优化管理。同时，可以建立学籍档案管理的激励机制，每学年评选优秀基层学籍档案管理员，通过对上缴材料的检查和评估，树立典型，表彰先进，激发管理员们的责任意识和服务精神。

3．4 档案管理要有偿利用

养档千日，用在一朝［5］。提供利用是档案价值最直接的体现，学籍档案也是一样。作为学校的在学记录，是学生掌握知识、综合素质的证明，是提供给社会参考的重要依据。做好学生学籍档案、提供学生档案查询服务是学籍管理工作者服务学生的一部分内容。近来年，随着社会主义市场经济的发展，人才流动频繁，学生的学籍档案利用率也大大提高。迁移户口、职称评定、出国深造、继续教育确认学分、遗失证书开具学历证明等，都需要用到学籍相关证明。生源复杂、学生类型多样是电大的办学特色，所以几乎每周都有学生到学籍科查找毕业生成绩单，开取学历证明、中英文成绩证明等。为使学籍档案得到高校管理并获得更好利用，可以收取一定手续费用，进行合理的有偿利用，为学籍档案的管理和保护提供更多投入，从而为学生提供更高效服务。

学籍档案管理工作是一项细致繁琐的业务管理工作，需要在不断探索中求发展，求完善。为此，学籍档案管理人员应该始终把握为学生服务的方向，进一步利用现代化办公设施，提高办理效率，真正做好学籍档案的管理利用工作，实现学籍档案管理工作的信息化、现代化。

［1］杨曙光．成人教育学籍档案的特点、问题及有效管理［J］．继续教育研究，2005，（4）．

［2］谢盛勇，江小青，等．教学管理工作手册［M］．北京：中央广播电视大学出版社，2010：6．

［3］郑汉寿．学籍档案及现代化管理［J］．景德镇高专学报，2000，15（1）：71．

［4］国家教委．普通高等学校档案管理办法［M］．北京：高等教育出版社，1989．

［5］丁水奎．档案学概论［M］．北京：中国档案出版社，1995．