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新时期高校档案管理队伍建设面临的新形势

2013-04-12

关键词:档案管理人才制度

吕 慧

(桂林理工大学人事处,广西桂林 541004)

新时期,随着我国高等教育事业的快速发展和高校改革的深化,高校档案管理面临许多新情况、新问题,对档案管理队伍建设提出了新要求。只有不断加强高校档案管理队伍建设,才能适应新时期高校档案管理新形势,推进高校人力资源有效的开发利用。

在新的形势下,当前高校档案管理队伍建设面临着如下几个方面的变化:

一、管理思想:由人才意识缺乏向抢占人才制高点转变。一些高校的少数行政领导、管理部门的领导、档案管理人员人才意识不强,服务意识较差。如果高校各级领导没有与时俱进的人才竞争意识,不懂得抢占人才制高点与档案管理是息息相关的,不懂得人才竞争与档案管理的客观规律,必然严重影响着档案管理工作的优化和进展。思想是行为的先导,解放思想、转变观念是高校改革的关键。因此,新时期高校档案管理必须树立人才资源是第一资源的思想,实施思想转变,加大高校档案管理的观念创新,加强高校人力资源管理教育,在认识上突破传统档案管理模式的局限。

二、服务观念:由被动服务向主动开发档案信息资源转变。高校档案管理重要职能之一是发现人才、培养人才、储蓄人才,因此要改变那种行政管理性的态度和意识,牢固树立人才第一,服务至上的观念,优化档案管理的内容结构,使“管人”向“用人”的方面转变。一方面,高校档案管理不能仅停留在档案材料的过去,更要关注人才的培养及人才的未来发展,高效负责地去充实档案相关资料,将人才服务意识社会化。另一方面,要积极探索如何运用高科技手段,建立和完善高校人才资源档案信息库,着力于人才资源开发和人力资源的合理使用。

三、管理素质:管理人员由低素质向复合型转变。完善高校档案管理,必须优化管理主体,建设一支道德高尚、业务精湛、结构合理、充满活力的专业化和高素质档案管理队伍。当前,高校档案的管理人员在思想观念、业务水平、工作作风等方面的综合素质水平有待进一步提高。具体而言,好的高校档案管理人员首先要求有良好的思想政治素质。不仅要以社会主义核心价值体系为指导,还要有较高的政策研究水平,为社会主义高等教育事业发展作出贡献。其次,要有高尚的职业道德。档案管理是一项默默无闻、枯燥无味、无私奉献的工作,需要管理人员有高度的敬业精神以及高度的事业心和责任感。第三,要有较高的业务素质和服务能力。档案管理是一项专业性、学术性较强工作,特别随着人才发展的趋势,对档案材料的整理要求更高。如何使档案材料内容更充实、编排更合理,更具有实效性,充分展现人才的风采,如果没有掌握一定的专业知识和一套符合档案管理工作规律的技术方法管理队伍是不可能实现的。最后,掌握现代管理技术方法。高校档案管理要提升实效性,不能停留在传统的收、管模式,而是要发挥其在高校人力资源管理开发运用的重要作用,这就要求高校档案管理人员掌握现代科技和管理技术,提升专业技术水平。

四、管理模式:由封闭管理向社会化开放转变。在市场经济条件下,高校人力资源开发逐渐由局限于高校向服务社会转变。高校档案社会化开放式管理模式,突破了传统档案管理模式。在传统管理模式中,档案是由各单位内部组织机构管理,比较封闭和内向,难以适应市场经济条件下高校的迅速发展。社会化、开放化的档案管理模式有效地适应了市场经济建设发展,减弱了档案的政治化、神秘化。特别是高校“合并”、大学“升格”的新形势下,高校人才需求量更大,如何有效合理地配置教育资源、优化人员结构、促进学科融合、加强师资队伍建设成为档案管理模式转变面临的新课题。

五、管理制度:档案管理制度由不健全向制度优化转变。高校档案管理制度包括查借阅、转递、保管、保密、整理、使用、开发等多方面制度。档案管理制度的健全与否与学校领导重视、管理部门负责、管理人员执行等密切相关。当前一些高校管理制度存在的问题主要有:档案管理的某些环节存在制度缺位,没有因校制宜制定档案材料的收集、鉴别、归档、整理、利用与转递等相应制度;有些已有的管理制度“年久失修”,不能适应当前高校日新月异的改革发展,不能适应市场经济对高校人才需求的新形势;有些高校的档案管理制度名存实亡,执行不严。要健全优化高校档案管理制度首先要做到有章可循,要想将高校档案管理纳入工作制度体系中去,就要有制度可循。高校档案管理要按统一领导、分级管理的原则进行统一规划,制定统一的保密措施和标准,建立健全各项规章制度、工作细则和岗位职责。其次要做到按章办事。高校档案管理人员要严格执行相关制度、按规章制度办事。档案管理工作是一项保密性很强的工作,不能因人办事,不讲原则。最后是违章必究。对高校档案管理中的违反制度行为一定要坚决惩处,涉及到违反纪律或触犯保密法的行为一定不能姑息。制度不能流于形式,它是档案管理部门的领导、管理人员共同的责任,也是实现高校人才发展战略的必然要求。

六、管理内容:档案管理由简单刻板向全面细化转变。目前高校档案的内容陈旧,提供的档案信息往往肤浅、空泛,不能为高校管理提供真正的价值。高校档案情况是不断发展变化、不断完善和成熟的,但是由于一些更有价值的材料更新不到位,高校档案管理难以达到科学合理利用。新时期,高校档案管理必须适应高校制度改革的需要,按照分类细化、内容全面的要求进行。

七、管理技术手段:档案管理由传统“整理”模式向信息化管理建设转变。信息化建设就是实现档案管理技术优化。当前,一些高校档案管理仍停留在“收、管、查、用”等一般性的日常工作中,效率低下,信息服务功能不足,档案管理变成了档案整理,不能形成综合性的资源信息,不能为发现人才、使用人才以及为高校发展决策提供可靠的依据。利用现代化的计算机技术、网络技术管理档案,可以改变传统档案以纸质材料为主,保管不易、检索困难、效率低下和劳动强度大等现状。信息化技术的运用,改进了统计手段和信息保存方式,构建了信息收集、统计、编研、共享的新平台,不仅拓宽了档案信息服务范围、扩展了档案信息利用空间、推动高校人力资源共享和交流,而且实现了档案管理和档案信息存储的同步完成,节约大量的人力和物力。

八、管理监督:建立和完善档案管理监督制度的转变。完善高校档案管理监督,一是要建立健全监督机制,二是要使监督贯穿与档案管理实践中。首先是严格进档环节。档案管理人员要严格履行审查手续,确保档案材料的真实性、合法性。其次是严格管理程序。各种档案管理材料的补充更新要做到真实有效;查阅、转递材料时要遵守档案纪律,加强监督。三是严格奖惩制度。严肃处理档案管理中弄虚作假现象,严厉制裁伪造档案、篡改档案、泄密档案等行为。

九、管理功能:由单一向多元转变。新时期,档案管理的功能应该实现多样化:可为高校教学、科研、改革、建设、干部考评等提供重要依据;也可为高校人力资源开发利用、人才预测提供信息支撑;同时还可以总结高校人才培养和成长规律,为高校人才资源战略实施和制定人才发展规划提供借鉴;又可以提高高校资源的社会使用效益。档案管理部门通过制作档案信息网页,介绍本校资源,不仅仅提高了学校的影响力,同时也为学校发挥资源的社会优势提供了一个展示窗口,增强了高校与社会合作的互利双赢发展。

在新时期,高校要提高档案管理队伍思想道德素质,改变档案管理过去那种静态、凝固的方式,对高校资源进行动态管理,为促进高校整体发展和学校档案资源优化配置做出贡献。

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