高校人事档案工作存在的问题及对策

马荣霞，穆江平，焦盟燕

（1.河北民族师范学院，河北 承德 067000 2.承德供电公司人力资源部，河北 承德 067000）

高校人事档案工作存在的问题及对策

马荣霞1，穆江平1，焦盟燕2

（1.河北民族师范学院，河北 承德 067000 2.承德供电公司人力资源部，河北 承德 067000）

高校人事档案管理工作相对滞后,存在人事档案意识簿弱,管理制度不建全,管理人员配备不足,硬件条件较差,信息化、现代化水平不高等问题,在一定程度上限制了人事档案作用的发挥。其不能适应社会发展需要的方面有待于加以解决。

高校；人事档案；对策；问题

高校人事档案是一种重要的信息资源，它记载了每个人不同时期、不同阶段的经历，是德才能绩、工作表现的历史材料的真实记录；是组织人事部门对教职工培养、选拔、使用和管理的重要依据。加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要的意义和作用。随着国家人事制度改革的不断深化，对高校人事档案管理工作提出了更高的要求，使人事档案工作面临着任务和挑战，高校人事档案管理中存在的问题也日显突出。

一、高校人事档案存在的问题

（一）人事档案管理手段落后。随着教育事业不断的发展、教职工队伍逐渐扩大，使得人员增加和个人档案材料也相应地增加，导致人事档案管理工作日趋繁重。但是在当今信息社会，人事档案管理工作仍停留在原始的管理方式上，与现代化要求差距较大，已不能适应高校事业发展和社会的需要,严重制约了高校人事档案管理工作的发展。工作环境方面已不能适应当今信息化社会，例如绝大多数的档案管理人员还在比较简陋的档案室里,依然靠手工进行审核、收集、分类、归档、书写、整理。工作流程方面也缺少必要的优化，今天刚处理完了调资表，明天又有职称材料入档，手头的任职考察材料没处理完，年度考核材料又要收集。最终导致的结果是人工管理工作量大、效率低、准确性差。

（二）档案材料内容失真。人事档案是组织选贤举能的重要依据，这就要求人事档案中每份材料的收集来源和内容必须做到真实可靠、实事求是,不得有虚假、想象和夸张，不能掺杂任何水分。但在现实的人事档案中，我们经常发现有些档案材料内容中,填写的出生时间、参加工作时间、入党时间、学厉等信息前后不一致，这种情况的出现主要是利益驱动所为。“三龄一厉”与个人利益息息相关，所以本人在填写档案材料信息时故意把年龄填小、工作时间填早、文化程度填高，造成档案材料信息前后矛盾，内容失真。这些问题给人事档案管理工作造成诸多不便，严重影响了人事档案的真实性、严肃性和权威性。同时也给组织人事部门办理考察任免干部、调资、职称评聘、以及退休年龄认证等工作带来许多困难。

（三）档案管理意识薄弱。长期以来有些相关机构和人员对人事档案的重要性认事不足，档案意识不强，没有充分认识到人事档案工作在高校发展和人才工作中的地位和作用，也没有真正把档案工作列入议事日程，在思想上对档案工作没有足够的重视，认为人事档案只是裱糊、裁剪、整理、装订、保管等事务工作，与学校的发展没有直接联系，只要不丢失、不泄密、能应付如职称评定、工资晋升、合同续聘、人事调动、干部提拔时的查档工作等日常工作就行。因此，使人事档案管理工作变得无足轻重，很少有人过问，在某种程度上缺乏应有的理解与重视。人事档案管理工作处于说起来重要、作起来次要、忙起来不要的处境。人事档案管理人员在日常工作中仅仅局限“守摊看门”、“充当保管”职能，不能充分发挥人事档案的自身优势和作用。

（四）档案材料缺漏严重。随着高校人事制度的改革和办学规模不断扩大，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心，社会人才引进与人才流动成为必然。在人才吸纳调动过程中档案材料“缺漏”甚至“弃档”现象屡见不鲜，从而给人事档案管理工作造成很大的困难，致使档案管理工作任务日益加重。面临如此复杂的形势，人事档案管理工作必须加强和改进。

二、加强高校人事档案管理对策

（一）抓好基础建设，使人事档案工作适应新形势、新发展、新要求的需要

人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是组织人事部门发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。高校人事档案管理工作应首先要做到“四化”。一是收集整理程序化。要严格按照人事档案管理规定和要求、收集鉴别、验收分类、整理加工档案材料。严把材料入口关，对个人信息材料要认真审查核对，杜绝档案材料前后矛盾不一致的现象发生。使材料齐全完整，真实可靠；二是设施建设标准化。抓好档案管理设施建设是实现档案管理工作的重要条件，高校领导要高度重视人事档案管理工作，加大档案管理的投资力度、使软硬件跟上时代的发展需要，要按照要求配备标准的档案用品、微机和专用设备等，从而改善工作环境，使人事档案管理实现现代化；三是管理工作制度化。要执行建全完备的档案管理制度，使干部人事档案工作走向规范。保证档案管理工作有序开展,做到有章可循,对涂改档案信息、弄虚作假者，做到违法必纠；四是服务利用效能化。人事档案工作目的就是要开发人力信息资源，发挥利用效能，人事档案管理人员必需增强服务意识，提高服务水平,在全面、准确、高效上下工夫.改变长期以来的被动服务方式，做到勤于主动服务,善于主动服务,为高校事业发展和组织人事部门提供有一定深度的超前性服务。在不影响保密的情况下，为社会的经济发展需要提供利用服务。

（二）提高档案管理人员素质，确保档案管理适应高校的快速发展

高校是人才聚集之地，因而对人事档案管理更为重要，提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要保证。档案管理需要一批党性强、思想素质好、工作作风扎实、公道正派、有科学管理能力能够掌握现代化管理技术的干部队伍。相关部门要重视加强档案管理人员的业务培训和思想教育工作，使档案管理人员成为既懂专业知识，又适应信息化要求的档案管理新型人才。

（三）进一步解放思想更新观念，努力实现人事档案信息化管理

加快人事档案信息化建设步伐是实现人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。档案管理信息化改变过去那种单从纸质档案了解干部的传统方式，可以极大地提高人事档案管理工作的效率和质量。目前自动化办公基本普及，为实现人事档案管理技术现代化提供了物质保证。我们可以利用先进的计算机技术对人事档案动态管理。采用将人事档案资料信息存储电脑中，如干部的个人情况、主要经历、德才表现、专业技能等有关信息并对材料信息不断更新、充实，以保证档案材料内容全面和完整。同时，建立人事档案数据库，全面记录和反映干部的情况，确保人事档案信息的完整性、时效性、准确性和真实性。人事档案管理信息化建设能为高校组织人事部门提供方便、快捷直接的服务，为领导决策提供依据也可实现资源共享,极大地提高了工作效率和质量。

（四）针对档案材料缺漏和“弃档”现象的解决对策

形成一级抓一级,层层有人抓，形成上下齐抓共管的合力。首先，档案管理人员在收集档案材料时，应采取灵活多样的收集方法，作到即普遍与重点收集,定期与平时收集,校内收集与外部收集等。在收到外单位引进、调入人员档案时，要认真逐项审查、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、手勤、脚勤，及时与原单位联系追补所缺漏材料。其次，档案收集工作应变被动为主动。把收集工作做得更细、更好、建立校内外联系网络，保证归档材料及时齐全完整。再次，严格执行人事档案转递制度及有关规定，档案转递必须做到材料齐全手续完备,转递及时,按规定办事,绝不允许个人自带档案,维护人事档案的机密性和严肃性。对人才引进中“弃档”问题要坚决堵塞“绿色通道”纠正“重新建档”作为人才引进的优惠政策的这种错误认识及做法，要从源头上杜绝“弃档”现象发生，确保人档同步管理。

总之，随着高校事业的发展和人事制度的不断改革，要求高校人事档案管理必须要与时俱进，跟上时代的发展步伐，适应时带发展要求和需要。积极推动高校人事档案管理制度化、规范化、现代化。使档案信息内容完整、真实可靠，能及时全面反映广大教职工工作能力和工作业绩，真正实现档案的利用价值。才能为高校选拔人才、使用人才提供科学合理的依据，才能为高校的发展发挥应有的作用。

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2095-3763（2013）04-0120-02

2013-03-06

马荣霞（1958-），女，河北滦平人，河北民族师范学院高级政工师。