高校图书馆捐赠文献编目工作探析

2013-04-11关葵葵

河南图书馆学刊 2013年8期

关葵葵

(漳州师范学院图书馆，福建漳州 363000)

现代高校图书馆普遍都接受外界的文献捐赠。接受文献捐赠，可以大大丰富图书馆的馆藏、节约文献购置经费，还有利于图书馆宣传自我、扩大社会影响。接受捐赠文献越来越成为图书馆文献资源建设的一项重要内容。作为图书馆，争取捐赠文献是一个很重要的课题;同样重要的是，对此类文献进行有效地管理，特别是对文献进行编目著录，体现这些文献的特性。

1 捐赠文献的特点

1.1 能够丰富馆藏资源，弥补购置经费的不足

在很大程度上，捐赠的大量文献资源缓解了图书馆购置经费紧张的状况，而且在图书馆受赠的文献中，有许多是通过正常订购渠道买不到的具有较高学术价值和经济价值的精品文献，这些文献有效地改善了馆藏文献的结构。

1.2 有助于馆藏资源的深度建设

捐赠文献中有部分是专家学者针对自己从事的专业购买的研究资料，甚至是他们自己的专业著作。这些赠书反映了某一学科领域的最新发展水平，非常有助于馆藏资源深度建设。

1.3 有助于馆藏资源的广度建设

捐赠文献的形式多种多样，有图书、期刊、报纸、光盘等;从捐赠文献的出版情况来看，有正式出版物，也有内部资料、宣传手册、广告、作者手稿等，这在很大程度上增加了图书馆馆藏的品种，拓展了馆藏资源建设。

1.4 有助于特色馆藏建设

如果一个图书馆没有自己的馆藏特色，它就很难生存和发展。图书馆在接受捐赠文献的过程中，可以根据收藏特点和收藏对象及图书馆的类型，有针对性地建设自己的特色馆藏。

2 规范捐赠文献的著录

对于捐赠文献的著录，许多高校图书馆都不太重视。有的图书馆把捐赠文献按照正常购置的文献一样加工著录;有的图书馆是只在捐赠文献的版权页或题名页加盖“捐赠”图章，而在文献资源数据库中没有描述;有的图书馆只是在捐赠文献机读目录的某个字段进行了一些简单的著录。这都无法准确、完全、详尽、规范地揭示该类文献的特性。

捐赠图书不同于一般的普通图书，捐赠图书含有捐赠者和捐赠方式信息，需要揭示出来。这就要求在对捐赠图书进行编目之前，图书馆采编部门先制定相应的规则与著录章程，以保证随时间推移与编目人员变动后的有效操作。对于捐赠文献著录信息必须做到精炼、详尽，文字表达意思要准确、规范，做到前后一致，具有连续性，且著录内容必须表达出捐赠者和赠送方式。

对于捐赠文献的著录，具体应达到以下三点要求：一是捐赠文献的编目既要符合编目规则的要求，又要遵循机读目录格式原则，在适当的机读目录字段添加，而不是随意添加捐赠信息;二是读者能够通过某一检索点实现对该类文献的直接检索，得到该类文献的具体内容;三是要方便图书馆工作人员对捐赠文献的入藏、分布情况和借阅情况等进行统计［1］。

3 捐赠文献的编目描述

捐赠文献与正常采购文献的不同，在于获得方式的不同，所以，可以在机读目录的获得方式相关字段加以区分。在中国机读目录格式中，010字段记录国际标准书号以及出版物的获得方式，011字段记录由ISSN中心根据ISO3297分配的、具有唯一性的连续出版物标识号以及说明获得方式［2］，依据赠送形式，可录入“赠送、捐赠、捐资”等文字予以揭示。在《中国文献编目规则》(第二版)第一章总则附注项中规定“凡对其余七个著录项目有必要进一步补充说明的内容，均可著录于本项。包括在有关项目中无法全部著录的信息;取自在编文献，而不是取自规定信息源的信息;取自在编文献以外的信息;编目员自拟信息;重要的文献内容提示。”［3］据此，文献的来源形式、捐赠者情况、捐赠目标等信息可在附注项中加以说明。与捐赠图书著录有关联的主要字段是300字段和310字段。300字段是一般性附注，可对捐赠者情况和相关捐赠形式加以描述。310字段是装订及获得方式附注，可描述诸如“某某(或组织)捐赠”、“某某(或组织)捐资购置”等内容。通过对捐赠文献在附注项的著录，可以规范捐赠文献的编目，准确、完全、详尽、规范地描述和展示捐赠文献的特性，对于不断增加的捐赠文献情况有客观反映。

4 捐赠文献的直接检索

图书馆的文献检索系统常用的检索点为：ISBN/ISSN、题名、责任者、主题词、分类号、索取号、丛书名、出版者、订购号以及题名拼音和责任者拼音等，而附注项的信息内容，不作为检索途径排检点输出，所以，捐赠文献信息仅在附注项的描述，无法实现捐赠文献在计算机上的直接检索，得到此类文献的全面展示。因此，当捐赠文献经规范编目、分类典藏入各具体书库后，如何对该类文献进行直接检索，得到包括收藏点的直接显示等具体信息内容，还应从检索系统常用的检索点入手，寻找可以添加捐赠信息的字段。按照中国机读目录格式的著录要求，适合添加捐赠信息的检索点也只有“主题词”一项。具体措施是对每一种捐赠文献按照常规文献编目，先进行常规的主题标引著录，再根据本馆实际，制定出相应的规范的能够反映捐赠文献性质的特定主题词，然后将特定主题词标引著录到相应文献上。具体在“610非控主题词”字段予以标引著录，它用于记录受控主题词表之外的自选关键词或自由词［4］。例如，可以用“捐赠馈赠文献”、“基金提供文献”作为特定的主题词表达某一类捐赠文献，当以该特指主题词为检索点时，就能够检索出相应的文献，使读者更好地利用捐赠文献。

5 捐赠文献编目实例解析

以笔者所在图书馆为例，在编目著录捐赠文献时，首先在验收库中进行设置，以区别正常采购的文献。在验收库中，对以下信息进行限定，经费来源：赠送;发行商：捐赠;总括号：加上字母前缀 ZS(赠送)以示区别。同时设置捐赠文献专用的条码号。条码号是图书馆入藏文献的唯一标识，不论其馆藏地点、书刊状态等如何改变，条码号一般是不会改变的。所以，对捐赠文献使用专门的条码号，以区别于其他正常采购的文献很有必要。我馆正常采购的文献以A开头，设置捐赠文献的条码号AZ开头，以示区别。部分字段实例如下：

010##@a978-7-03-032609-6@dCNY59.00(赠送)

200 1#@a代数广义逆引论@ADai Shu Guang Yi Ni Yin Lun@f庄瓦金著

210##@a北京@c科学出版社@d2011

215##@aXII，415页@d24cm

300##@a本书作者与赠送者为本校老师

310##@a本书由庄瓦金老师捐赠

320##@a有书目(第384-410页)和索引

606 0#@a广义逆@AGuang Yi Ni@x概论

610 0#@a捐赠馈赠文献

本例是新增捐赠文献的著录方法。如果出现系统查重，某捐赠文献属于馆藏已有文献，或者是捐赠文献作为新增种类著录后，应读者需求，图书馆又购进一定数量的复本，这两种情况的著录就应该注意。在图书馆文献管理系统数据库中，一种馆藏文献只能有一条书目数据，这条数据既要能体现出捐赠文献信息，又要能反映正常采购文献的信息。部分字段实例如下：

010##@a978-7-80597-930-4@dCNY298.00(全套十册)

200 1#@a海拔3658@AHai Ba 3658@f方达明著

210##@a福州@c海风出版社@d2010

215##@a344页@d21cm

225 2#@a黎明街文丛@ALi Ming Jie Wen Cong

300##@a本书作者为本校校友

310##@a本书部分复本由方达明先生捐赠

410#0@12001@a黎明街文丛

606 0#@a短篇小说@ADuan Pian Xiao Shuo@y中国@z现代@j选集

606 0#@a中篇小说@AZhong Pian Xiao Shuo@y中国@z现代@j选集

610 0#@a捐赠馈赠文献：AZ004456

本例在310字段指出部分复本捐赠，同时在610字段指出捐赠文献的条码号，让读者能很清楚地区分捐赠文献与正常采购的文献。