水利工程档案管理工作刍议

杨昕馨

(新疆水利水电学校，新疆乌鲁木齐 830013)

1 工程概况

某干渠防渗改造工程位于新疆巴音郭楞蒙古自治州和静、和硕两县境内，属于塔里木河流域近期综合治理工程。主体工程基本沿用原有渠线，建筑物位置基本不做改变。渠道全长43.7km，控制灌溉面积 1.68×104hm2。各段渠道设计流量分别为：0+000～12+300，设计流量15m3/s，加大流量18m3/s；12+300～22+500，设计流量 12.5m3/s，加大流量15m3/s；38+400～43+700，设计流量6m3/s，加大流量7.5m3/s。渠系配套建筑物49座，其中：新建及改建水闸6座，改造维修30座；新建及改建交通桥6座；过洪渡槽2座；排渠涵洞5座。工程总投资 7326.97万元，年引水量 3.9554×108m3。该工程等级为3等，主要建筑物为4级。干渠底宽4～15m，渠深平均2.8m，梯形断面，渠堤顶宽4m，渠道纵坡为 1/10000～1/12000，内边坡 1:1.75或1:2，外边坡1:1.5。干渠衬砌形式采用现浇混凝土板、预制混凝土板或塑膜防渗衬砌形式。

该工程的建成可将渠道有效利用系数由现状的 80.8%提高到 95%，可减少渠道引自开都河的水量，每年增加入湖淡水水量2600×104m3，为博斯腾湖向塔河下游输水创造了条件。

2 工程档案资料的收集、分类、整理

工程自2003年7月开工建设以来，项目法人建立健全了《档案管理岗位责任制》、《档案管理保密制度》、《档案管理借阅制度》、《档案管理值班制度》等管理制度。按照规范化管理的要求，对工程档案进行收集、积累、整理、分类、归档、立卷、编目及装订，严格执行《水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》和《新疆水利系统档案分类大纲》，认真收集、分类和整理工程建设过程中的档案资料，确保工程档案的完整。

该建设项目档案工作始终坚持“四同步”管理，在签定工程合同的同时，就对施工单位、监理单位提出文件材料归档的要求：各参建单位配备档案资料员，制定相应的管理制度。

在进行各项工程进度、质量检查中，建设单位主要领导要求参建单位在保证工程进度及质量的同时，做好工程档案的收集、积累、整理工作。同时，建设单位要求驻工地代表经常对参建单位工程档案的收集、整理工作进行检查，确保工程档案资料能够按照《水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》的要求进行管理。

在工程进行各阶段验收工作时，发现问题及时向各有关单位提出要求，督促其及时改进。建设单位还多次邀请自治区水利厅档案中心、巴州档案馆有关专家对该工程的档案管理工作进行指导，对存在的问题及时改进，保证了工程档案完整、准确、系统。

通过自查，工程档案资料的收集、整理、归档工作比较规范，档案资料能够按照《水利基本项目(工程)档案资料管理规定》的要求进行收集、整理。其中包括：前期立项、可行性研究报告、初步设计、技施设计、招投标、施工、监理、各阶段验收及运行管理等过程中形成的应归档保存的文字、图纸、胶片材料等。工程应归档的资料比较齐全、系统。

根据有关规范，结合工程建设实际情况，对工程进行了分类，编制了该工程档案分类大纲，共分为：（1）综合类(含解放二渠北干渠监理资料)。（2）解放二渠北干渠一标。（3）解放二渠北干渠二标。（4）解放二渠北干渠三标。（5）解放二渠北干渠四标。（6）解放二渠北干渠五标六个类别。

归档文件范围主要包括工程前期文件、设计基础资料、设计文件、工程管理文件、招技标文件、工程结算文件、工程监理文件、施工文件、通水前检查文件、单位工程验收文件、竣工验收文件、工程试运行管理文件、胶片文件、其他文件等，对归档范围内所有文件资料进行了整理、编号、组成案卷。工程总计整理归档案卷数173卷。

3 资料移交情况

该工程按照渠线及施工单位的不同共分为5个单位工程，即O+000-8+000段；8+000-16+000段；16+000-25+000段；25+000-35+000段；35+000-43+700段五个单位工程。

工程建设初期，建设单位按照有关规定向各参建单位下发了一系列关于工程档案资料管理的文件通知。要求设计、施工、监理等各单位对其在工程建设过程中形成的档案资料，按照有关规范要求进行收集、整理、立卷，工程完工后全部向建设单位移交，并对档案资料移交的内容、份数、质量及时间提出了明确的要求，由巴州水管处统一分类汇总、归档。在各有关单位的资料基本移交完毕后，专门邀请水利厅信息管理中心的专家对归档的工程档案进行了检查指导，针对存在的问题提出了改进意见。

工程各参建单位已完成各类档案资料的整理工作，经初步检查，各单位移交的资料份数质量基本符合档案规范要求。

4 档案管理情况

该工程开工建设以来，工程负责人对工程档案工作非常重视。按照档案管理硬件设施配备的基本要求，成立了档案室。档案室专门置了档案库房办公室；购置了档案柜、计算机、打印机等设备。设专、兼职档案员各一名，负责工程档案的收集、管理工作。同时，要求负责施工现场的相关工程人员将业务范围内的各类文件及时进行收集、整理，定期向档案室移交。在档案管理的过程中，建设单位制定并严格执行档案保管、使用、借阅等规章制度，保证工程档案管理工作科学化、规范化。为提高档案管理人员的业务素质，定期安排工程档案管理人员参加上级部门组织的档案业务培训。在工程档案的收集、积累、整理、装订及归档过程中，力争做到规范化管理，确保工程档案的系统性及完整性。

5 竣工图制作管理情况

该工程完工后由各施工单位制作完成竣工图 5册143张，竣工图面整沽，签字手续完备，可以反映工程建设的实际情况。

6 档案资料存在的问题

(1)工程工期较短，建设进度快，但个别资料的收集、整理有滞后事现象，与工程档案的资料的收集、整理、立卷、入档的同步性要求有一定的差距。

(2)受条件限制，该工程的多媒体资料比较少，整理不够完整、系统，对工程档案的完整性有一定的影响。

7 结 语

水利工程技术档案是水利工程建设的重要组成部分，是在工程建设活动中直接形成的有保存价值的文字图纸、声像等各种载体的文件材料，真实记录了工程规划、可研、立项、设计、施工、竣工等建设全过程，是全面鉴定工程质量、进行工程验收、对水利建设项目进行管理和维护的重要依据。

该工程在档案管理过程中详细、全面地记载了施工过程，并及时收集归档，对建设项目进行管理和维护提供了重要依据。