新时期现代企业中秘书队伍现状及对策

黄昌英

一、现代企业秘书队伍现状

第一，秘书素质良莠不齐。

当今，在市场经济下，我国秘书行业已形成庞大的社会职业群体。随着现代企业的不断发展，秘书的需求量也在不断增大。在人才招聘网上看到，有大量的现代企业需要招聘秘书，对秘书的职业要求也越来越高。秘书已不再是简单的行政事务人员，而是现代企业人力资源团队中十分重要的角色，其职能在发生着变化，从过去的打打字、发发文件，到现在的参与制订工作计划，在职权范围内协助处理事务等。据不完全统计，我国企业秘书职业需求量达到1000万人，而这些职位大部分都是由未接受到专业培训的改行而来的人员担当，其中包括大量的现代企业秘书，其职业化水平较低，素质良莠不齐。

第二，秘书能力难以满足企业要求。

现代企业对秘书的要求越来越高，但还是有一部分人认为，秘书职业只是“青春饭”，认为秘书工作就是简单机械的“收发存打”，从而一叶障目，以偏概全。我国自颁布《秘书职业技能标准》以来，经过多年发展，秘书的职业水平得到很大提升，但距离国际标准还有较大差距。据一些资料显示，外国同行在中国发现，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在1个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题。在现代企业，一些秘书在工作中，服从和服务意识淡薄，没有敬业精神；工作态度不佳，保密意识差，导致泄密事件；专业技能水平差，各类知识较浅薄等等。这些现象反映出这些秘书个性还不够成熟、水平不够专业，其知识素养和能力还不能满足当前现代企业秘书工作的需求。

第三，秘书角色定位不清晰。

当前，受到市场经济的深刻影响，有些秘书人员不能清醒认识自己、正确把握自己，对秘书工作没有一个准确的判断，造成工作实施阶段产生秘书角色错位的情况。秘书角色错位主要表现在以下几个方面。一是领导的化身。目前很多现代企业的领导完全依赖秘书，把工作无选择地交给秘书去处理，在这种情况下，很多现代企业的秘书，不能正确把握自己的身份，在处理问题时，自作主张，擅自行动，越俎代庖，在不了解领导的意图、目的、思路的前提下，也不请示领导，擅自作决定，俨然以领导自居。二是领导的奴才。秘书与领导的基本关系从职权的角度上说，是领导与被领导、为主与从属、主导与辅助、决策与参谋的关系。简言之，秘书要为领导服务。但是服从不是不加分析地盲从，秘书为领导服务，既要服从领导的指示和安排，又要积极主动、创造性地完成任务。但在实际工作中，有些秘书人员却视自己的领导为自己命运的主宰，在执行领导的任务中毫无主见，只知一味迎合领导，工作无任何主动性，停留在只听命式的低层次服务水平上，导致工作无所作为，无所事事。三是领导的“自己人”。在很多现代企业，由于秘书代替领导处理很多日常事务，需要与领导一起去和相关部门和单位工作人员交涉、谈判，需要与领导密切配合和合作，需要与领导一起研究工作思路、沟通思想和观点，因此更容易建立起一种较之普通员工更为融洽、和谐亲密关系。更容易建立深厚的感情和友谊。作为秘书，应该把握好这种关系。但很多人不能很好地把握这层关系，混淆了工作关系与私人关系，有的秘书自认为与领导关系好，以领导的兄弟自居，说话没有分寸，办事不讲原则，过分维护领导的利益，甚至包庇领导的错误，即使领导犯错误也不去揭发，甚至和领导同流合污、沆瀣一气，违法乱纪，损害其他员工的利益，甚至走上犯罪道路。

二、现代企业秘书队伍问题原因分析

第一，秘书人员自身道德水平不高。

秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。良好的素质是做好服务工作的基础，自身素质越高，提供的服务层次越高，秘书的作用也发挥得越充分。这就要求秘书自身必须具有良好思想品德素质，具有德、才兼备的条件。秘书人应该洁身自好，不谋私利。应该不断加强自我修养，应该养成不贪婪，不自私，知足常乐、廉洁奉公的优良品质应该养成自觉与社会不良风气作斗争的习惯，杜绝和抵制社会腐败现象。现实中很多现代企业秘书人员思想道德水平不高，缺乏必要的修养，争名夺利，追逐虚荣，这是现代企业秘书素质良莠不齐的重要原因。

第二，对秘书工作和职能缺乏全面具体的了解。

秘书是一个从业人员数量庞大、种类繁多的职业。在不同的产业中，从工矿业企业到商业企业以及服务企业在不同所有制企业和部门中，从社会主义性质国有企业到私营企以及外资企业；从服务类型来看，从军工企业到党政机关、教育文化科技部门以及地方经济部门，到处都需要秘书。秘书是个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。秘书的类别、层次不同，其工作职能也不尽相同，对其素质的要求也就差别很大，各有侧重。公众、领导，甚至秘书自身必须对秘书工作的种类、各秘书工作种类的区别、秘书工作不同种类的特点、秘书工作不同种类的相应职能、秘书工作不同种类的相应素质要求有一个准确的认识和全面的了解，如果对这方面的问题缺乏了解和认识，对现代企业秘书工作的认识就会产生偏差和错误。

第三，社会公众对秘书角色的认知偏差。

社会公众思想观念影响着秘书角色正确定位。在社会主义市场经济发展过程中，秘书队伍迅速发展壮大，他们在现代企业中发挥着重要作用，而且一大批秘书通过在秘书岗位的出色工作，走上了现代企业的领导位置，许多人认为，秘书人员就是现代企业未来的经理（或总经理）和行政领导，包括不少从事秘书工作的人也认为，自己就是未来现代企业的领导者，进而把秘书工作视为通往仕途的一块跳板受这种思想影响，很多人（包括从事秘书工作的人）无法给秘书工作一个正确的角色定位。

三、提升现代企业秘书素质的对策

要提升现代企业秘书的素质，关键还在于秘书自身要有良好的上进意识，具体而言，体现在以下几个方面。

第一，现代企业秘书应具备良好的工作心态。

工作的动机是在需要的刺激下直接推动秘书进行活动的内部动力，是激励秘书的心理因素，也是秘书心理活动中最重要的机能。一名优秀的现代企业秘书，应当具备正确而高尚的动机，在工作中勤奋努力、积极进取，履行职责。优秀的现代企业秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，才能在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。

第二，现代企业秘书要不断适应专业化服务的需要。

一名优秀的现代企业秘书必须要时刻保持领先的职业技能，确立职业的专业知识技能和素质。要有很高的专业技能除了熟练使用计算机和拟写各种文件外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。除此之外，对于自己的知识也要孜孜不倦地进行积累现代企业秘书一定要拓宽知识领域。秘书作为企业领导人的助手，在辅助领导人经营管理企业过程中，除了必备的专业知识外，对于煤炭行业知识、企业管理知识、法律知识、时政常识、经济学常识、风土民俗、餐饮常识和财务会计知识等应不断补充和掌握。

第三，现代企业秘书应摆正位置，牢固树立角色意识和服务意识。

一是充分地尊重领导。尊重是相互的，你尊重领导，领导必然会有所反应。尊重不是吹捧，对领导的尊重主要体现在是对领导工作、人格、情感的理解、支持和协助上。

二是用出色的工作业绩征服领导。这是所有原则中最基础、最核心的内容。没有哪个领导，会让1个和自己私人关系很好，但工作一塌糊涂的人担任自己的秘书。所以，出色的工作能力和业绩是获得领导赏识的第1要义。

三是不打折扣地完成领导交办的任务。秘书要有严格的执行力，对领导交代的工作不拖拉，按时、保质、保量地完成。

四是为领导的工作提供有建设性的意见。领导不仅仅需要言听计从的下属，他还需要听到下属有创造性的方案，秘书要充分发挥辅助决策的作用，做领导的得力助手。

五是要多多请示。聪明的下属，总是善于在关键的时候恰到好处地向领导请示，征求他的意见和看法，把领导的意志融入正在专注的事情里。这是下属主动争取领导的好办法，也是下属做好工作的重要保证。这样既体现了自己对领导的重视，也体现了自己工作的严谨、细心。

六是维护领导的尊严。领导的尊严不容侵犯。领导理亏时要给他留台阶下；当众纠正领导是愚蠢的方式；领导的忌讳不要冲撞；领导处理问题出现疏漏，秘书要及时地圆场、补救，为领导争取荣誉。

七是争取成为领导的朋友。出色的工作能力再加上和领导较好的私人关系，那是再好不过的事情了。和领导成为朋友并不是要拼命地讨好他，而是1种能够彼此信任、真诚沟通，相互关心的关系。秘书要缩小和领导的认识差距，体会领导的责任和压力，在工作上、思想上、情感上、行动上和领导保持共同的目标。

第四，现代企业秘书要加强礼仪修养，注重礼仪规范。

一是现代企业秘书要有得体的仪表风度。现代企业秘书经常代表或陪同领导出入各种公共场合，给人的第一印象往往就体现在其仪表风度上。秘书的服装风格，应当与现代企业的整体着装风格及秘书的岗位职业形象风格相吻合。总体上来说，以端庄保守为宜。不管上司自己穿什么样的衣服，都希望秘书仪表端庄得体。进餐落座有讲究，陪同领导进餐时要先打开座位，领导先落座，秘书要略先于领导吃完，不能让领导先吃完等秘书。上下车要主动，上车前要为领导打开车门，领导上车后，自己才能上车。下车要为领导开车门，秘书坐车一般应坐专职司机右侧的座位。行走时，秘书一般要在外侧，领导在内侧，行进中要略后于领导，进门时要走到领导前面去开门。

二是现代企业秘书在工作交往中注意的礼仪细节正确理解上司的指示，积极主动与上司沟通。现代企业秘书每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作时，应当对不清楚的细节加以确认核实，避免造成沟通上的误解。

三是礼貌待人，做现代企业富有教养的人。受大家喜爱和欢迎的现代企业秘书，一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了，秘书与同事之间会变得很熟悉，这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。例如：有的秘书与上司熟了，对上司常常直呼其名，上司一般不会介意。但是遇到有上级领导或者客人来的时候，秘书仍然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬，也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系好，也不能忘记礼貌。

总之，现代企业秘书存在的价值就是为了更好地为领导服务，领导的活动规定了秘书活动的基本范围和利益指向。秘书应掌握与领导相处的基本原则和方法。现代企业秘书应甘当配角、甘当服务员，牢固树立起角色意识和服务意识。

（作者单位：广西电网公司百色供电局）