ERP在企业中的管理探讨

胡家亚

进入21 世纪，从全球角度看，一个非常激烈的企业竞争环境正在形成。在未来以顾客为中心的时代，如何对企业外部环境的市场变化和顾客需求的个性化作出灵活快速响应，有效地为顾客提供满意的产品和服务，并不断开辟新的顾客市场，是当今现代企业必须考虑的问题。随着现代科学技术的日趋进步，企业的管理也正沿着信息化、专业化、高效化的道路发展，财务管理和制造管理作为现代企业管理中必不可少的两大部分而日趋受到高效性、正确性、及时性的挑战。我们发现通过管理软件的实施不仅改变了一些计划经济体制和市场经济体制新旧混合的、不合理的工作方式与工作理念，同时也促进了现代企业管理技术化、信息化的进程。

一、ERP 的产生与发展

ERP 的产生离不开环境因素的影响。其环境包括企业内部环境和企业外部环境。在企业外部，企业所处的商业环境己经发生了根本性变化。顾客需求日新月异、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短、市场竞争日趋激烈，这些均构成了对现代企业的生存与发展的影响。

在企业内部，无论是连续型还是离散型的制造业，无论是单件生产、多品种小批量生产、少品种重复生产还是标准产品大量生产的制造，制造业内部管理都可能遇到诸如此类问题。而实际上，采购部门的效率过高，仓库里囤积的某些材料20 年都用不完，仓库库位饱和，资金周转很慢，许多公司甚至要用5～10 个星期的时间，才能计算出所需要的物料量，所以订货周期只能为5～10 个星期，订货单和采购单上的日期和缺料单上的日期都不相同，没有一个是肯定的。

这种外部和内部的矛盾就要求企业用一种新的管理方式和管理工具来全面管理企业，使得企业在竞争激烈的大市场中能快速反应、协调各部门。这样ERP 便产生了。

二、ERP 应用的基本条件

ERP 系统集中信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映了时代对企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。ERP 系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力需求计划、采购与库存管理、销售执行计划、财务与成本管理和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。因此，ERP 的应用是一项庞大而复杂的工程，企业必须具备相应条件才有可行性。

第一，企业发展的实际需求。企业实施ERP 多数是自身发展的一种需要，在这个阶段中企业大多在管理上出现了这样或那样的矛盾，已严重制约了企业的发展。必须切实解决好这些管理问题，全面提升企业的管理水平及发挥管理效益，才能使企业不至于在激烈的市场竞争中被淘汰。对于企业决策者来说，与企业在生产设备或者销售渠道等方面的投入相比，ERP 是一笔不小的投入。ERP 又是一项跨功能的工程，不可避免地需要进行业务流程的重组和组织机构的调整，它改变企业模式和人的思维方式，并常伴随着权力和利益的转移。同时，ERP 也是信息高度集成的系统，而各部门领导是上下联系的桥梁，他们了解部门内部业务流程，掌握企业的生产经营，知道生产经营工作中实际存在的问题，也是ERP 系统的主要用户。

因此，ERP 不仅是企业一把手工程，而且也是企业各部门一把手工程。ERP 在沿海地区、经济发达地区的私营企业、合资企业实施的成功率较高，而在国有大、中型企业的成功率较低，成功率高低的主要原因是取决于企业各级管理者采用先进技术和管理方法决心的大小。前者由于承担的市场风险大，有强烈的盈利目的，所以实施ERP 的阻力相对较小；而后者由于其历史原因造成机制不活，思想不解放，观念没有更新，所以实施阻力较大，成功率也较低。因此，企业的各级管理者富有改革、开拓与进取精神以及能从大局出发的全局观念，是ERP 应用的前提。

第二，企业业务流程重组（BPR）的基础。BPR 的核心精神是以流程运作为中心，摆脱传统组织分工的束缚，提倡面向客户、组织变通、员工授权及正确地运用信息技术，达到快速适应市场变化的目的。对于我国的大多数企业，业务流程通常是按照职能分工设计的，这是几十年来人们一贯奉行的准则。

企业员工习惯在其他部门需要某个数据的时候从计算机系统中倒出数据来，重新整理、加工、制表后再进行人工传递。而实施ERP 系统追求的是整个企业内部一次性地采集信息并共享信息。换言之，ERP 强调企业变“结果管理”为“过程管理”。因此，实施ERP 必先实施BPR，才能确保企业有一个科学的、规范的业务流程和管理基础。这个阶段的工作是不可逾越的，对于我国大多数长期处于粗放管理的企业更是如此。

三、ERP 应用的风险及应对策略

我国企业ERP 应用成功率不高的事实表明，实施ERP项目存在着很大的风险，主要有投入成本巨大的财务风险，项目过程中的各种实施风险和由实施带来业务错乱的业务流程风险，以及内部管理风险和外部环境风险等。要有效地应对和防范这些风险，必须切实做好以下几个方面的工作。

首先，实施ERP 是对现行业务的改革与创新。由于企业现行的业务流程要进行变更与改革，实行业务流程重组，企业的各级管理人员和基层员工可能会因此事关涉到本部门、本单位及个人利益，或是业务人员的工作习惯会受到冲击，从而对实施会产生各种各样的阻力。这种情况下，企业必须强化领导，采用坚定有力的措施，以排除实施阻力，提高企业人员的业务技术水平、综合素质和参与实施的积极性。

其次，在企业实施ERP 项目之前，必须十分明确ERP 项目需求，搞清项目的主要目的、特点、实施的范围和策略并细化成文存档。企业选定的ERP 厂商在实施项目前都要根据企业的实际情况及项目需求来设计企业的系统范围、系统架构，并根据实际情况对企业的业务流程重组提出建议。

最后，ERP 软件运行的基础是企业的数据，在系统实施之初，就要规范数据的收集整理工作。必须把追求系统数据的正确性、完善性作为提高企业管理水平的一项重要工作抓实抓好。

四、ERP 应用的成功标志

ERP 系统的实施成功对于企业是来之不易的，需要项目组成员及全体员工在各阶段付出艰苦的努力，还需一丝不苟地对软件的功能、项目的需求及实施过程进行整理和评价。对于如何评价一个ERP 系统是否实施成功，验证的标准是多方面的，但根据企业的一般共性情况主要应从以下几个方面来进行评定。

第一，系统运行集成化。企业选购的系统能全部正常运转起来，已成为各部门管理人员日常工作离不开的有效工具，这是ERP 应用成功在技术解决方案方面最基本的表现。ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件

系统，其核心管理思想就是实现对“供应链”的管理，软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。

第二，业务流程合理化。这是ERP 应用成功在改善管理效率方面的表现。ERP 应用成功的前提是必须对企业实施业务流程重组，这种对流程的变革不是进行简单的肤浅的改变或修补，其目的也不是使企业的效益略有改善或简单提升，而是抛弃所有陈规陋习、毫无效益或效益低下的作业方式，创造全新的工作方法，从而使企业效益有显著增长或极大飞跃。

第三，绩效监控动态化。ERP 的应用将为企业提供丰富的管理信息，如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起作用，这是衡量ERP 应用成功的另一个标志。在ERP 系统完全投入实际运行后，企业应根据管理需要，利用ERP 系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系，以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。

第四，管理改善持续化。随着ERP 系统的应用和企业业务流程的合理化，企业管理水平将会明显提高。实施ERP 的一项重要目标应当是提高企业员工的素质，企业能因此而建立一支既熟悉现代管理、又能熟练应用计算机技术的双专业员工队伍。

五、结束语

总而言之，ERP 为企业提供的是一套融合先进的管理理念和生产模式的完整管理体系，提供了企业达到更高层次经营管理能力的系统构架、平台。但企业能否成功应用这样的管理系统，以及系统平台能否达到理想的境界，则取决于企业自身素质与条件。

（作者单位：河南中达信会计师事务所有限公司）