企事业单位办公自动化的应用与发展

韩列纲 沈燕丽

【摘要】本文介绍了办公自动化的发展历程和特点，阐述了企事业单位办公自动化系统功能设计和平台建设，并分析建设过程中存在的问题和发展趋势。

【关键词】办公自动化技术发展特点平台

1办公自动化概述

1.1办公自动化系统相关概念

办公自动化（OA），英文原称OfficeAutomation，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物。在企事业单位中，采用Internet/Intranet技术，基于工作流的，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通讯技术，广泛全面，迅速收集，整理，加工，储存和使用消息，使内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作[1]。在第一次全国办公自动化规划讨论会上把办公自动化定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人—机信息处理系统。通过办公自动化从而提高处理办公业务的工作效率和工作质量，达到资源共享。

1.2办公自动化的发展历程

办公自动化由美国通用公司的D.S.哈德于1936年首创，50年代的办公自动化只是具有电数据处理的簿记功能，在60年代被管理信息系统（MIS）所替代，70年代后期逐步形成涉及多种信息技术的新型综合学科一办公自动化[2]。纵观办公自动化的发展历程，主要经历了三个阶段。

第一代是电子文件阶段，以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档电子化，完成了完成文件的输入及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询功能。随着以LotusNotes为代表的工作流群件技术的出现，以及网络通讯技术的快速发展，办公自动化系统发生了第一次飞跃。

第二代是流程信息化阶段，数据库技术的出现，诞生了基于关系型数据库技术，企业建立了Intranet内部网络，以一些基于C/S（Client/Server，客户端/服务器）结构的公司内部信息管理软件为代表，以非结构化数据的信息流或工作流为主要存储和处理对象，以E-mail、文档数据库管理、工作流管理、安全控制媒体、视频会议、群组协同工作等技术作支撑，达到群体协同工作，提高办公活动的效率和质量。

第三代知识管理和决策智能化阶段，以知识管理技术为基础的自动化系统，其核心是KM（知识管理），实现方式是Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）相结合的信息系统。工作流、知识管理、门户技术结合起来，有效的将各种内外部信息综合起来形成信息流，为单位内部的管理过程服务，含沟通、协作、控制、管理等服务一体化的公文处理与日常事务管理技术[3]。

1.3企事业单位办公自动化系统的特点

一般来说企事业单位办公室的工作主要是处理大量的文件及会议，起草文件，提交，分办，传阅，签批，归档，接受外来文件存档，产生文件复件等。传统办公需要大量的时间精力和财力，不但运转慢，而且也缺乏监督管理，效率低下。现代化办公一般都是采用计算机文字处理技术现实以上功能，实现高效电子化流转，高效传阅文件，总体上体现出操作简洁、使用方便、信息共享、功能完整、安全高效、灵活应用等特点。

通常企事业单位办公事务中，最为普遍的应用有文件处理、办公日程处理、财务统计、人事管理、会议管理、公共信息、网站管理和个人数据库等。广义的或完整的OA系统包括三个功能层次，分别是：OA系统、决策支持级OA系统和信息管理级OA系统。一体化OA系统是指在计算机网络通信支持下，把三个功能层次的进行集成的系统。其优点是：办公信息可以更加合理的通信，省略不必要的重复输入，利于与外界进行信息交流，使得信息通信的范围更广，信息共享的领域更宽，进而提高办公效率[4]。

2企事业单位办公自动化系统功能设计

办公自动化建设平台有2个，在原有的内部局域网的基础上，需要增加软件平台和硬件平台。目前，国内企事业单位通常采用IBM的LotusNotes/Domino作为办公自动化的基础平台。LotusNotes是电子邮件、文档数据库、移动计算、快速应用开发技术以及Web技术为一体的信息开发和运行平台。硬件就是配备办公自动化系统独立服务器。

工作流的建立就是一组工作人员为完成某一项业务所进行的所以工作和工作转交的过程，它可以清楚地反映企业的经营过程。工作流解决的主要问题是使多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的自动执行，从而实现某个预期的业务目标[5]。

OA系统流程示意图如图1所示。

3企事业办公自动化系统的平台建设

3.1系统平台的创建

系统平台的建设，需兼容多种关系数据库，适应客户的软硬件环境。办公系统一般都是建立在企业Intranet平台上，能够帮助企事业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业每一位员工能够在协作不断获得学习的机会，不断进步。如个人事务工具栏，我的邮件中具新建邮件、已收邮件、未读邮件，我的短信有新建短信，短信监控，短信管理，企事业领导工作安排查看，个人工作安排查看，通讯录，个人设置中包括个人卡片、密码修改、自定义组成员、审批常用语设置、流程显示自定义，流程相关下包括我发起的流程、我已办的流程、已归档的流程、流程代理设置等内容。

通过建立内部的电子公告、技术交流等，能够为企业内部员工提供丰富的学习资料与知识共享平台，从而提高整体创新与应变能力。高效传阅文件，根据办公自动化系统设置的各项工作流程，可以方便快捷的阅办文件，系统全面记录流程日志，避免各部门及员工之间工作的推诿、停滞等现象，不仅可以提高个人工作效率，而且可以实现群体协同工作[6]。

实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，可以从外网进入企事业办公系统，实现了移动办公和跨地域办公。

3.2系统的维护

基于Web的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，对客户端机器的硬件要求较低，相对于传统的OA系统，基于WEB的OA系统无须安装客户端软件，只需通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问的，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，系统更加容易实施。企事业单位需要设置专业技术人员定期对系统进行维护和升级是必要的，需要建立与办公自动化相适应的信息管理制度，规范用户的权限责任，这样才能保证系统的长期稳定运行。

3.3人员的培训

先通过技术专员对企事业办公室工作人员进行详细的培训，然后组织各部门单位负责办公系统操作的人员进行统一的培训，使办公人员学习掌握系统中常用功能模块的操作，最后是对企事业单位领导进行一对一的演示和讲解，使领导能快速掌握系统中主要功能的操作方法[7]。

4企事业单位办公自动化建设现状及存在问题

企事业办公公自动化系统已基本日趋完善，但实践中最大的不足是忽视了技术与管理的结合，缺乏围绕信息技术的管理新思想和新理论的创新，传统办公理念的冲击，没有融入科学的管理理念和方法。存在着一些共性的问题，表现在以下几个方面：现有的企事业单位办公自动化系统，无论是独立的应用软件还是集成的解决方案，往往是孤岛型的应用或业务功能模块的简单累加，办公自动化系统与本单位其他业务系统不能紧密集成，内部各业务系统相互独立，数据、信息共享程度不高，加上管理分散、维护工作量大，导致各部门、各系统变成信息孤岛和应用孤岛。其次，重硬件轻软件，忽视了办公自动化发展的基础，认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化，其实办公自动化发展必须依赖两个基础，那就是科学管理和信息积累[8]。再者，办公自动化安全威胁。随着办公自动化系统网络技术的发展，互联网的深入使办公系统覆盖面增大，使用人员混杂，管理水平各异，使办公自动系统存储和信息传输受到安全威胁，给企事业单位造成巨大的损失。另外，自动化操作与手工操作的矛盾仍然比较突出，文字系统还是需要人工输入，工作量较大。

5结语

网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术极大推动了办公自动化系统的发展，企事业单位改变了过去复杂、低效的办公方式，高效、科学管理的办公自动化系统的应用越来越广泛。全新的智能型自动化的办公系统将成为未来的发展方向，将更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等全面系统服务。

参考文献：

[1]吴晓岚.质量监督局办公自动化系统（OA）的设计与实现[D].电子科技大学硕士学位论文，2011：1.

[2]张宇.办公自动化与移动办公系统的设计与实现[D].北京邮电大学硕士学位论文，2010：2.

[3]李圆园.办公自动化的技术发展过程及未来趋势[J].湖北电力，2010，34（2）：72-73.

[4]曹丽萍.基于LotusDomino办公自动化系统[D].电子科技大学硕士学位论文，2011：4-5.

[5]苏宝莉.基于Web面向知识管理的企事业OA系统设计与开发研究[D].华东师范大学硕士学位论文，2007年：26.

[6]郑源.OA办公自动化系统在企业中的应用[J].科技与企业，2012，3：92-94.

[7]肖晶.论高校雍公自动化策统建设的条件及实施成效—以海南大学为例[J].视角，2008，（10）：102.

[8]王振.办公自动化研究综述[J].办公自动化杂志.2010，11（193）：6-7.