新形势下加强基层学校档案队伍建设的策略

王 云（扬州市邗江区教育局，江苏扬州，225009）

自从上世纪90年代初学校档案工作启动以来，基层学校档案工作实现了较快发展，档案管理人员队伍逐步加强。以扬州市邗江区为例，目前该区所有学校都建有独立档案室，所有档案室都达到市二级标准，邗江中学、蒋王中学还达到省三星标准。各校都配备专兼职档案员，档案员素质逐年提升。但随着档案学科的发展，档案信息化建设的推进，档案运行方式的改变，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，不仅给档案工作带来前所未有的变化和挑战，更对档案工作者的素质提出了更新、更高的要求。因此，不断加强学校档案工作者素质建设已成为一项十分重要而紧迫的工作。

一、学校档案员队伍的现状分析

目前，全区共有学校36所，配备专兼职档案员36名，虽然所有档案员都经过培训，持证上岗，但队伍素质参差不齐，存在很多明显问题。

1.学历偏低。36人中本科学历5人，占14%；大专学历25人，占69%；中专、高中及以下6人，占17%。整体学历水平不高，制约了队伍素质的提升。

2.兼职偏多。所有档案员中只有2人专职，其余档案员有的兼任主科教学，有的兼任班主任，甚至还兼任学校行政工作，头绪多负担重，很难集中精力。

3.年龄偏大。全区学校档案员人均年龄达48岁，其中50岁以上有13人，其余均在40岁以上，明显表现出精力不足，上进心不强。

4.能力偏差。由于档案载体的多元化，信息的存取形式不断变化，数据再现和网络传播等现代化信息处理手段的广泛运用，许多档案员因自身知识结构的缺陷和现代化信息技术手段缺失，日益凸显其在档案收集、整理、归档过程中的能力不足。

5.培训偏少。由于学校工作以教育教学为中心，档案工作未能引起足够重视，学校档案员的培训亦未纳入教师培训规划，致使培训次数少，随意性大，质量不够高。

6.流动偏快。由于从事档案工作的同志年龄偏大，退休的多，年轻一点的同志由于档案工作繁琐枯燥，没有成就感要求换岗的也多，加上课务调整，工作分工临时变化的也多，造成档案工作人员流动性大，难以形成稳定的队伍基础，缺少积淀，难以形成工作品牌。

造成这些问题的原因在于：一是领导重视不够。校领导档案意识不强，认识不到位。二是学校投入不够。学校大量的投入放在教育教学上面，对档案室的建设和档案员培养的投入不够充分。三是档案员自身宣传不够。档案工作一直以来都是默默无闻的，很多档案员不会宣传，因此也不能得到更多的关注。四是工作成绩不突出。档案员在岗位上因循守旧，不求创新，不求突破，对档案工作仅止于完成任务，从而导致档案员整体素质得不到提升。

二、学校档案员队伍业务素质提升的策略

当前学校档案员队伍素质已很难适应新形势学校档案管理的要求，学校档案员业务素质的提升是我们努力思考并着力解决的问题。

1.形成定期培训的机制。业务主管部门的集中培训是提升业务素质最为有效的路径。根据学校工作的特点，一是突出暑期集训。充分利用暑期放假，学校档案员时间集中、精力集中、人员集中的有利时机，将一年来学校档案管理的新信息、新要求、新方法进行梳理，精选培训内容，聘请专家学者，集中进行培训。二是注重以查代训。认真制定《学校档案工作考核评分表及实施细则》，精心编制每学期学校档案工作督查安排表。按序时进度，组织精干人员，每学期每所学校都督查到位，将问题作为内容进行当场培训指导，提高档案员破解难题的能力。三是强化上岗培训。由于学校档案员流动性大，要求所有新手都参加市档案局的业务培训，坚持不培训不上岗，先培训后上岗。

2.搭建定期交流的平台。一是以协作组作为平台提升解决共性问题的能力。将全区学校按小学组、初中组、九年一贯组、高中组分四个类别建立学校档案管理协作组，明确业务能力强、思想素质好的同志做组长，每年都制定小组工作计划，确定每次活动的主题。定期交流解决同类学校中带有共性的问题。二是以帮扶结对为平台提升解决特殊问题的能力。一些档案员由于入门时间短，业务能力差，通过校际结对，以老带新，以强带弱，强势提升业务能力。三是以片会为平台提升解决疑难问题的能力。在工作中有时会发现一些疑惑的、从未出现过的难题，通过小范围片会共同思考，共同协商，在问题的解决中提升了能力。

3.靠实定期学习的要求。档案员素质的提升既要业务主管部门的培训引导，更需要调动自身学习的内驱力。在每年布置工作的同时特别强调自身修炼的“五个一”要求，即每校订一份档案管理专业杂志，每周读一些专业文章，每月写一篇学习心得，每学期做一份专业论文，每学年出一期论文专辑。通过自己的读、学、写进一步提升学校档案员的理论素养。

4.灵活定期辅导的方法。由于学校档案员素质的参差不齐，辅导时亦灵活采取方法。每年暑期全员集中进行理论培训，每个季度对能力较差的相对集中，采用案例培训法，有针对性地培训补课。同时不定期组织档案员走出去学习兄弟县、区先进的经验做法，参观市、区档案馆，了解专业馆所规范的档案管理流程。

三、学校档案员队伍管理水平提升的策略

学校档案员素质提升的重点在业务水平的高低，但推动的关键却在行政管理力度的强弱。

1.靠宣传认清学校档案员素质提升的重要。学校档案管理不只是对学校一切教育教学活动所形成的文字、音像、图片资料的收集整理，而是在学校文化建设，学校品牌积淀，学校形象塑造等各个方面都起着重要的支撑作用。这些作用只有通过各种形式的宣传才能为学校领导重视，只有各级领导重视了档案工作，才能选配最优秀的同志从事档案管理工作，才能打造出优秀的学校档案员队伍。

2.靠考核形成学校档案员优胜劣汰的机制。要制定严密的学校档案管理工作考核细则，依据细则实施严格的考核。对工作责任心不强，工作能力较差，工作缺失较多的档案员坚决调换，以免影响队伍整体素质和管理工作。

3.靠评比激发学校档案员创新进取的动力。制定严格的奖惩制度，通过星级档案室评比、优秀档案员评比、优秀论文评比等措施，将学校档案管理和学校综合考评挂钩，将档案员个人工作绩效与自身职称评定、评优评先挂钩，充分挖掘档案员个人工作潜能，促进工作的创新创优。

4.靠创建提升学校档案员综合管理水平。积极开展星级学校档案室的达标争创活动，在创建过程中提高档案员争取领导重视的能力，档案室建设的能力和正确收集整理、分类归档的业务能力。以自身的有为谋取档案工作在学校整体工作的有位，以有位谋求档案自身的发展空间和素质提升。

基层学校档案员队伍素质的提升是我们基层档案室建设与发展的关键。因此，重视基层学校档案员队伍的培养，加强队伍建设，对于我们档案事业的科学发展有着至关重要的意义。基层档案员作为我们档案工作体系中最基层的从业人员，这支队伍的稳定和素质的全面优化关乎学校档案事业科学发展的根本。

[1]姜春英：《关注基层档案队伍建设研究》，《档案与建设》2009年第6期。

[2]冯海，弓晋霞：《档案事业可持续发展需要高素质档案干部队伍》，《学校档案》2008年第3期。

[3]韩杰：《以新的思想解放创新发展档案事业加快提升服务发展促进和谐的能力》，《档案与建设》2008年第6期。

[4]王庆鸣：《新时期档案工作者应具备素质初探》，《档案与建设》2009年第3期。