“数字化”让国土档案驶入信息网络“快车道”

燕 杨（苏州市国土资源局相城分局办公室，江苏苏州，215004）

工作人员整理档案

传统的档案业务需要纷繁复杂的整理编辑、信息加工等大量的基础工作，单纯靠人力手工劳动已经很难按要求高效完成，更难适应当前快速准确解决国土资源实际工作的需要。为此，苏州市国土资源局相城分局档案管理工作紧跟时代步伐，在档案规范化管理基础上，逐步将国土资源档案实体数字化、档案查阅网络化，不仅使国土资源管理和个人查阅土地档案信息更加快捷，也确保了档案信息可靠、准确，大大提升了档案服务水平。

一、实行规范管理，夯实国土档案“数字化”基础

为实现国土档案的数字化管理，分局首先严格按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》的要求，对全系统档案管理实行规范化管理，夯实档案管理基础。2006年，分局综合档案室通过省一级档案管理标准认定，2008年又通过江苏省档案管理“五星级”标准认定，下属9个国土资源所也都通过江苏省档案管理“三星级”标准认定。通过档案管理升级达标，全系统档案管理更加规范。一是对分局及下属9个国土资源所的库藏档案全部进行了重新整理归档，对发现的问题档案及时进行补充完善，有效防范了档案管理工作中的漏洞。二是以电子化为手段，对目录数据库、数字化档案全部进行了数据备份，从而解决了档案保存难问题。三是对各业务科室的档案工作进行了重新规范，要求各部门及时将应归档的文件材料整理并移交档案室归档。各部门形成的特种载体档案（包括照片、底片、录音、录像等）在每次活动结束后一个月内移交档案室。四是加强档案工作人员的业务培训。分局及下属9个国土资源所共计15名专职档案员，全部通过苏州市档案局组织的培训考核。目前，分局档案室库房300平方米，密集架49组148立方米，档案总数117456卷，图件15650张；9个国土资源所档案全部建起档案库房，实行库房、阅档、办公“三分开”，并落实了防盗、防潮、防高温、防火、防虫、防鼠等“八防”措施。国土资源所库藏档案总数85624卷，档案门类齐全完整，案卷质量、保管条件均符合国家规范要求。

二、加强建设投入，打造国土档案“数字化”平台

为适应国土档案“数字化”建设的新形势，2008年相城国土分局成立了档案信息科，形成了局领导分管、档案信息科主管、各业务部门具体管的档案管理责任体系，同时将档案“数字化”建设纳入到全系统信息化建设总体计划中，统筹规划、集中建设、分步实施，扭转了过去档案科唱“独角戏”的局面。分局档案信息科和各国土资源所先后引进性能优越的国土资源档案管理软件，将库存档案目录及信息全部录入信息系统之中，档案借阅则采用电子签名，为查找利用档案提供高效、快捷、精确的平台。从2009年起，档案信息科添置了服务器、磁盘陈列等设备，将分局库藏及各基层国土资源所长久性文书档案及业务档案全部进行集中数字化扫描，把纸质载体的档案资料转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成“一个平台、二套网络”的档案信息化格局，有力地推进了全系统档案工作的现代化建设。

三、不断完善提高，建立国土档案“数字化”长效机制

随着近年来房地产业的飞速发展，新增档案数量十分巨大。为确保全系统数字档案的现实性，相城国土分局加强了“数字化”档案的长效管理机制建设。一是加强资源整合。通过档案管理信息系统与土地登记信息系统之间的数据接口，将每日产生的土地登记数据自动导入档案管理系统，实现两个系统数据互相转换，共享使用，同时建立全系统数字档案网络，供各业务科室查阅。二是注重流程管理。为了切实保障土地登记信息导入和档案实体资料归档同步进行，分局档案信息科统筹协调土地登记业务流程，做到从土地初始登记到档案资料归档全程系统化管理。窗口接件后，扫描相关收件，纸质档案资料随同扫描件进行网上审批流转，待审批通过后，纸质档案转入档案室，经整理、检查确认无误后，将数字档案信息导入档案管理系统，纸质档案装订上架。在业务工作流程中实施档案“数字化”扫描工作，不仅减少了档案集中扫描费时、费力的弊端，而且减少了纸质档案的流转次数，实现了档案利用的现实性，保证了实体档案的安全性和完整性。三是强化安全保管。为了保障“数字化”档案成果的安全保管，分局档案信息科将“数字化”档案的安全备份工作纳入了规范化、常态化管理轨道。首先，建立“数字化”档案的各项管理制度，将数字化档案数据的备份纳入到档案信息科集中统一管理的范围；其次，优化数据的备份流程，业务登记数据和扫描件等数据每天自动导入到磁盘阵列上，引进专业软件将前一天的数据和扫描件进行异地和异质备份，每半年将数据压缩并刻录到光盘上予以保存。目前正尝试开展在线备份工作，切实保证“数字化”档案成果的安全性。

四、发挥服务职能，增强“数字化”国土档案利用效率

档案“数字化”应用让档案室的工作人员工作起来倍感轻松，更让查阅资料者感到了前所未有的便捷。近年来，随着房地产市场的火爆，土地出让和土地转让等交易活动日益频繁，土地登记档案查阅数量剧增。2011年，档案利用量2560人次，2012年档案利用量为3450人次。档案“数字化”为档案利用带来了极大的便捷，只要轻轻点击一下鼠标，调出数字档案，就能进行查阅，不仅提高工作效率，而且避免了翻阅纸质档案对档案材料造成的损坏。

档案“数字化”也极大地提高了国土资源工作效率。2011年，国家土地督察南京局对我区土地管理情况进行例行督查，在不到一个月的时间内，对我区历年报批土地的合法性进行了审查，涉及1842个土地变化图斑，23445.3亩土地，共查阅档案3752卷；2012年，全区开展农村集体土地确权发证工作，对全区四个乡镇、四个街道和一个省级开发区的78个村，18个居委会1892个村民小组的农村集体土地进行确权，共调查了所有权宗地7567宗，查阅档案8924卷，发放集体土地所有权证154本，合计面积为348449.19亩。分局档案室依靠“数字化”档案，在极短的时间内，迅速、准确地提供了各类档案。苏州市国土资源局相城分局实施国土档案“数字化”建设，促进全系统档案工作驶向现代信息的“快车道”。

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