新建本科院校档案信息化建设中存在的问题及对策分析

2013-01-31游兰菊陈飞

枣庄学院学报 2013年6期

关键词：新建文档档案管理

游兰菊，陈飞

(枣庄学院档案馆，山东枣庄 277160)

新建本科院校档案信息化建设中存在的问题及对策分析

游兰菊，陈飞

(枣庄学院档案馆，山东枣庄 277160)

新建本科院校的档案信息化建设在建设理念、建设目标和建设水平等方面还存在若干问题，通过分析新建本科院校档案信息化建设的现状和存在的问题，提出了档案信息化建设的对策和策略。

档案；信息化；高校；建设；对策①

作为档案信息化建设的重要组成部分，高校档案信息化建设在国家档案信息化建设中起着至关重要的作用。然而，高校档案信息化建设，特别是新建本科院校，因受领导重视程度和投入经费等多种因素的影响而千差万别，相当数量高校的档案信息化建设水平还较低，在档案管理模式、管理技术以及利用等方面，在一定程度上制约了档案事业的发展[1](P209～210)，已逐渐成为学校信息化建设发展的瓶颈。为此，加强高校档案信息化建设研究，提出适应新建本科院校实际的建设对策方案是非常必要的。

一、高校档案信息化建设的必要性

1.高校档案信息化建设是时代要求

电子技术的快速发展和计算机应用的普及，使得电子文档数量呈现爆炸式增长，以电子文档管理为标志的档案信息化建设已经成为信息化社会发展的必然要求。2006年4月，国家档案局中央档案馆联合发布了《档案事业发展“十一五”规划》，将档案信息化建设列为发展“十一五”规划的第二项主要任务，可见信息化建设在档案建设中的重要性。同时，高校作为高新技术，特别是信息化技术的研究和传播平台，其档案建设不仅是国家档案建设的重要组成部分[2](P69～70)，而且在国家档案信息化建设中起示范和带头作用，其重要性不言而喻。

2.提高管理质量和服务水平的需要

档案信息化建设不仅是高校信息化建设中的重要一环，而且对推动高校档案管理规范化，科学化，提高档案的服务效率有着非常重要的意义。

高校作为科技信息的集散地，对档案信息化建设有更高的要求，突出表现在档案资料检索的有效性、完整性和高效率等方面。经过档案“十五”和“十一五”两个建设阶段的推动，高校档案信息化建设取得了巨大进步，多数档案管理部门配备了专用服务器、高速扫描仪、光盘塔和档案检索工作站等设备，为档案信息化建设奠定了较好的物质基础；有些高校甚至还建立起有较高信息化水平的档案馆。然而，在高校，特别是新建本科院校中，不仅存在传统纸质档案与电子档案并存，而且还大多存在以手工管理为主的档案管理方式，这给高校档案信息化建设，特别对提高档案现代化服务水平带来诸多问题。因此，提高管理人员素质，积极推动新建本科院校档案信息化建设的进程是非常必要的。

3.体现高校办学实力和管理水平的重要窗口

2003年，教育部启动了全国高校本科教学水平评估，尽管目前修改为教学工作合格评估，但与教学质量和办学水平相关的原始档案资料在评估中依然起着至关重要的作用。值得注意的是，近年来，教育部评估专家不仅看重纸质档案，更看重档案信息化建设水平，他们希望通过网络察看所有与教学相关的材料，并了解教学运行的全过程。可见，档案信息化建设质量不仅体现高校档案管理的现代化水平，而且更是展示办学实力和教学水平最有效、最快捷的途径，因此加快档案信息化建设意义重大。

4.有利于缓解档案保存压力

档案信息化建设，使得电子文档使用成为档案管理的主角。电子文档不仅具有传输快，易检索等优点，而且由于电子技术的迅猛发展，其载体容量大、占用空间小，进而可大大缓解日益增长的档案信息与有限保管条件之间的矛盾，从而为档案事业的可持续发展提供基础保障。

二、建设现状和存在的问题

1．领导重视程度不够

高校档案管理部门不仅存放着高校的重要档案资料，而且是服务学校建设与发展的良好窗口，然而在高校，特别是新建本科院校中，档案管理部门普遍没有引起领导的足够重视，突出表现在人员安排、部门建设、经费支持和设备更新等多个方面。

在人员安排上，一些高校经常将一些管理水平和工作能力较差，甚至将一些无合适工作的教职工或家属安排到档案部门工作，使得档案管理部门成为学校解决难安排工作人员的首选地，进而造成档案管理人员的素质和管理能力参差不齐，给档案信息化建设带来相当不利的影响。

在档案建设上，部分高校不重视档案信息化建设，在资金投入和设备更新上经常出现不及时或不到位的现象[3](P18～19)，从而造成档案信息化建设严重滞后。

在档案管理方面，新建本科院校在管理方式和手段上大都存在先天不足，再加上它们多数是由几个学校合并而来，导致其档案信息化建设与管理水平与升格后的要求存在较大差距。

2．建设目标不明确，管理体制不规范

作为信息化建设的重要组成部分，高校档案信息化建设是一个较复杂的系统工程。1987年9月，国家在颁布的《中华人民共和国档案法》中就明确提出，档案建设要实行“统一领导、分级管理”，然而这一制度在多数高校并没真正落实[2]，很多高校，特别是新建本科院校的人事、教学、科研和组织等部门的档案建设管理仍然各自为战，没有形成统一的管理模式和运行机制，这不仅影响了档案信息化建设的进程，而且大大增加了档案部门的管理成本，降低了服务效率。

3．档案信息化资源分散

新建本科高校大多是由多个学校合并而成，其构成方式决定了其档案的分散性和建设的复杂性。同时，随着高校信息化建设的快速发展，以办公自动化为特征的现代大学办公方式成为主流，由此产生了大量电子文档，这些电子文档不仅具有生成快、流动快等特点，同时还由于生成部门不同，而决定其不同的文档特征。根据档案信息化建设的要求，这些电子文档必须及时、准确、完整、有效地被档案信息管理系统所接收。然而，目前很多高校办公自动化系统与学校档案管理系统相互独立，其形成的电子文档不能自动归档到档案管理系统中，从而不仅造成电子文档归档困难、易丢失和移交不及时等问题，还严重影响了档案管理系统的服务效能。

4．管理技术落后

部分高校由于存在经费不足和领导重视程度不够等多方面问题，使得其档案信息化建设滞后；甚至有些高校虽然配备了档案信息化管理设备，因管理人员技术水平的限制，其管理仍然采用手工方式。以手工管理为主的纸质档案管理方式不仅存在检索速度慢、工作效率低、容易出错等问题，而且已经无法适应高校信息化建设的步伐。因此，提高档案信息化管理水平，加快档案信息化建设刻不容缓。

三、新建本科高校档案信息化建设对策分析

1．加强宣传，引起重视

高校档案是反映学校建设历程，体现办学实力和办学水平最直接最具说服力的支撑材料，特别是教育部组织的周期性本科院校教学工作合格评估，使得档案信息化建设成为学校迎评促建中非常重要的一环，档案管理部门应以此为东风，在快速提高档案管理水平的同时，不断加大宣传力度，让校领导充分认识到档案信息化建设的重要性和必要性，认识到档案信息化建设质量是衡量高校现代化管理水平高低的重要尺度，从而在经费投入、软硬件建设和人员引进与培训等方面争取更多的倾斜政策和支持，以促进档案信息化建设快速甚至超常规发展。

2．明确目标，健全机制

根据国家档案法规要求，认真落实“统一领导、分级管理”，没有档案馆的新建本科高校，应积极创造条件建立校级档案馆，在校领导的直接负责下，校档案馆或档案管理部门应组织相关专家统筹规划全校各部门的档案信息化建设，制定相关管理规定，逐渐形成分级管理、相互支持、相互补充的档案管理机制，建立一套能够胜任档案信息化管理的技术标准，向高校档案资源共享过渡，少走弯路，努力减少人力、物力和财力的浪费。

3．强化培训，提高素质

档案信息化管理需要既懂信息技术、信息组织、电子政务知识，又懂档案管理知识的复合型人才[4](P19～20)。因此，在档案信息化建设的同时，必须考虑如何提高管理人员的业务素质和能力等问题。对现有人员，要利用建设初期的有利时机，通过开展技术培训、技能竞赛、参观考察和达标评估等多种方式，促进管理人员上水平、增能力；同时积极创造有利条件，加大引进既懂档案管理又能熟练操作计算机的高层次专业人才的力度，不断优化档案管理人才队伍结构。在做好校档案部门工作的同时，还要切实抓好系(部、处)二级档案管理工作，通过组织相关人员业务培训，采取指导与学习、考察与考核、评估与奖罚相结合的方式，不断提高二级档案管理人员的业务素质，努力建设一支专业素质高、综合实力强，善管理、精技术、优服务和强创新的档案信息化管理队伍，以满足高校档案信息化建设的需要。

4．加强管理，注重安全

档案信息化建设是一项较复杂的系统工程，不仅包含硬件建设，还包含如信息安全等软件建设。一旦开展档案信息化建设，其安全问题必须提上日程，因为通过网络进行的信息化管理，在方便档案管理和服务的同时，也给档案真实性、完整性等安全问题带来挑战，不仅如此，档案信息化管理系统还可能受到来自黑客的攻击和破坏等等。因此，在档案信息化建设时，既要从管理层面建立起一整套严格规范的管理制度和措施，又要在技术层面，坚持利用和保密并重，通过严格的身份认证和密钥管理，确保档案信息安全和系统的可靠运行。

5.加强领导，积极推进

新建本科院校的大部分档案是纸质档案，这些档案不仅数量庞大，而且层次复杂，进行信息化建设时，应采取“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则[2]，根据档案信息化管理系统的建设要求，有计划，有步骤，分期分批积极推进传统载体档案的数字化工作。