临汾市水土保持工程档案管理的做法及体会

郑建民

(临汾市水利局，山西 临汾 041000)

水土保持工程是水土保持事业的重要组成部分，收集、整理、利用好水土保持工程档案，能为当地制定水土流失防治措施、遏制或减轻水土流失、因地制宜地制定水土保持生态建设规划、发展经济提供重要的决策依据，在水土保持事业发展中发挥重要的作用。

1 水土保持工程档案的特点

水土保持是综合性很强的系统工程，涉及土壤、地质、林业、农业、水利等多种学科，具有极强的社会性和群众性，而各地自然条件的差异和经济发展水平、土地利用、社会状况及水土流失现状的不同，导致水土保持的工程措施也多种多样，因此搞好水土保持工作，必须依靠广大群众，动员千家万户治理千沟万壑。这就决定了水土保持工程档案具有以下几个特点:

1.1 工程的多样性决定了资料的分散性

水土保持工程建设分散性强，所有水土保持投资在建和完建工程，都是水土保持工程档案资料的源泉，工程建设的时空跨度往往很大，如不提前或及时收集资料，很容易导致资料散失。

1.2 工程的延续性决定了资料的可塑性

从水土保持工程建设来看，工程建设是一个资料不断修改、补充和完善的过程，如不能把从最初到竣工的资料一起收档，就会使档案资料“失真”，降低档案价值。因此，在资料收集过程中，必须做到全面归档、不留余角。

1.3 资料的渗透性决定了档案的一体性

水土保持工程实施是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因此而形成的业务性文书与科技档案联系紧密，甚至相互渗透、相互交叉，明显具有一体化趋向。

2 水土保持档案工作的重要性

水土保持是山区发展的生命线，是国土整治、江河治理的根本，是国民经济和社会发展的基础。实践证明，开展水土保持工作是山区、丘陵区、风沙区生态和经济社会可持续发展的重要途径。党和政府高度重视水土保持工作，党的十八大报告提出，必须树立尊重自然、顺应自然、保护自然的生态文明理念，努力走向社会主义生态文明新时代。因而，做好水土保持档案工作，对生态文明建设具有非常重要的意义。

2.1 水土保持档案是经济社会发展决策的重要依据

良好的生态是人类社会生存和发展的保证，人类在与大自然的斗争中，在治理水土流失、建设生态文明方面积累了大量的经验和资料，而水土保持工程的合理分布、科学建设，要依赖水土保持工程档案的积累，这是搞好水土保持工作的重要依据。如果没有长年积累的真实可靠的水土保持工作资料，要高质量高速度完成一些重大工程建设，是不可想象的。

2.2 水土保持档案是加强生态文明建设的重要依据

建设生态文明，实质上就是要建设以资源环境承载力为基础、以自然规律为准则、以可持续发展为目标的资源节约型、环境友好型社会。水土保持工作滞后，生态平衡失调，给人们的生活、给国民经济发展都带来了诸多不利影响和困难，而制定和实施改善生态环境的计划和措施，离不开水土保持档案资料。因此，水土保持档案也是解决生态平衡失调问题，改善自然环境的重要依据。

2.3 水土保持档案是做好水土保持工作的重要保障

以临汾市为例，临汾市始终高度重视水土保持档案工作，积累了大量水土保持档案资料，他们以这些档案资料为依据，应用新的水土保持技术，创造性地开展了黄土高原淤地坝项目、沟坝地治理项目、坝滩联合整治项目等一批水保重点工程，取得了良好的生态、经济和社会效益。到目前，全市累计完成水土流失初步治理面积72.01万hm2，实施生态修复106.45万hm2，建成淤地坝11 884座，水土保持工作成效突出，亮点纷呈，淤地坝管护制度、坝滩联治等多项经验在全省推广，水利部、省政府在临汾召开现场会推广临汾水土保持经验，这与水土保持档案在水土保持事业发展中的利用密不可分。

3 临汾市做好水土保持档案管理工作的做法

3.1 认真收集资料，及时归档

从水土保持工程项目立项开始，就要对工程项目各个部分形成的资料进行收集整理，对每一环节的技术资料都要妥善保存，及时归档，不得丢失，不得据为己有，以确保档案材料的完整。在工程竣工验收时，进行一次总清理，全面、系统、及时归档。

3.2 确保资料齐全，确切可靠

对水土保持综合治理过程中的规划、设计、工程施工、检查验收、经营管理等主要技术环节，以及每一个环节中涉及的有关各方面的技术资料，包括文字和必要的图、表、照片、录音、录像等，都必须收集、整理齐全，如有丢失、缺漏等，应及时设法弥补。

3.3 认真归纳整理，分类建档

首先按水土保持工程项目建设时间顺序进行细化整理，然后对总体项目进行整理、编号、成册，每年结合年度验收进行一次初步整理工作，在整个项目结束后进行最终整理，按照基本、设计、招标、监理、施工、管理、财务、验收“八盒”分类建档，最后分年度装订成册，每卷封面注明名称、建档日期、责任者等。

3.4 文书资料同步，一体管理

水土保持工程项目实施中的许多文书资料，如水保普查、区划规划，典型小流域、重点项目规划及水保生态环境建设规划，水保法规、监督体系建设，审批、收费、监督、检查、验收、查处案件等执法材料，水保宣传，统计上报文字、报表，以及各级文件、会议材料等，和水土保持工程技术档案紧密相连、相互渗透，完全可以实行同步收集、一体管理。

3.5 确定保存年限，合理保存

综合调查资料、综合治理规划、重点工程设计、重要专题报告、综合治理总结、竣工验收成果等要长期保存15年以上;一般技术成果、重要辅助性技术成果、重要工作计划、财务账目等要中期保存5～15年;各类原始资料、年度计划、年度工作总结、一般日常行文等要短期保存3～5年。

3.6 利用现代技术，高效建档

随着水土保持事业的发展，档案数量也不断增多，信息量不断增大，如果采用手工书写进行档案管理，很难提高档案的利用效率和管理质量。因此，要加大对档案工作的投入，配备必要的复印机、计算机、扫描仪、除湿机、档案管理软件等设施设备，逐步提高利用计算机管理档案数据的比例，加快档案管理信息化步伐。

3.7 开展档案业务，主动服务

积极开发档案信息资源，搞好档案的开发利用，编制科学合理的案卷目录、全引目录、总目录、检查目录和资料目录等检索工具。变被动服务为主动服务，努力为各业务科室工作提供更好的服务，充分发挥本单位档案资料的潜在价值与作用。同时面向社会搞好服务，把档案作为一种“能源材料”开发利用，以更好地为经济建设服务，体现它的潜力和价值。

4 搞好水土保持档案工作的几点建议

4.1 领导要重视和支持档案工作

领导重视是做好档案管理工作的首要条件，要建立局领导分管、档案室统管、各科室兼管配合的档案管理体系，有人员、有经费、有场地，做到统一领导、统一机构、统一管理制度、统一分类编号和集中统一保管。对专门从事档案管理的人员，不但要在政治上、工作上给予支持，还要在生活上、待遇上给予关心和照顾。

4.2 档案管理人员要敬业负责

水土保持档案管理工作是一项专业性很强的工作，应加强档案管理工作人员的专业培训，档案管理工作人员也要加强业务学习，拓宽知识面，不仅要掌握档案业务知识，还要加强对水土保持专业知识的学习，认真贯彻《中华人民共和国档案法》，在工作中做到“三懂”，即懂业务、懂法津、懂有关规章制度，不断提高自身的综合素质。同时，档案管理工作十分繁琐、千头万绪，工作量非常大，档案工作人员要有高度的责任心，用认真、踏实、敬业的工作态度做好工作，切实担负起档案的管理职责。

4.3 要建立健全科学的档案管理制度

档案制度是水土保持事业顺利发展的重要保障，必须建立健全档案工作的各项规章制度，如《档案管理保证体系》、《档案管理制度》、《查阅档案制度》、《档案收集制度》、《档案保密制度》、《档案资料统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案室利用档案制度》、《档案室岗位责任目标管理》等规章制度。大型水土保持工程建设要落实档案专职人员，负责集中统一管理工程建设的全部档案，努力用制度规范档案工作，用制度管理使用档案，提升档案管理的规范化、制度化和法治化水平。

4.4 要强化档案管理意识

2013 年，监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合出台了《档案管理违法违纪行为处分规定》，要以贯彻落实该规定为契机，转变观念，超前管理，改变档案管理思想不够开阔、工作不能创新、没有将档案工作渗透到各个环节之中等问题。要加大资金投入，加强硬件建设，配备密集架、计算机、温湿度计、除湿机、碎纸机、装订机等专用设备，为档案室安装防盗门和铝合金门窗，使库房至少要达到“七防”要求。要设专人管理，专柜存档，严格保密，外单位有查阅者，需经本单位领导同意后方可查阅或转借。要增强用档人员的档案意识，提高共同参与档案管理的积极性，逐步使档案管理工作步入规范化、法制化轨道。