我院医疗设备档案管理工作的探讨

卫生部北京医院 医学工程科，北京 100730

我院医疗设备档案管理工作的探讨

周嫱

卫生部北京医院 医学工程科，北京 100730

本文介绍了我院医疗设备档案管理的内容，从医疗设备档案的有效利用、管理模式及处理方式等方面探讨了如何有效加强医疗设备档案的管理。

医疗设备档案；档案管理；医院信息系统

医疗设备档案是现代化医院临床、教学、科研的重要信息来源，其有效利用是档案管理工作得以持续发展的基础，是医院发展进程中不可或缺的重要环节[1-2]。医疗设备档案管理的最终目的是完善利用医疗设备整个生命周期过程中的信息资源，发挥档案的深层次效能，更好地为医院现代化建设服务，为临床、教学、科研活动服务，为领导决策提供各种信息资源。因此，科学规范地做好我院医疗设备档案的管理工作很有必要[3-4]。

1 我院医疗设备档案管理的内容

根据财政部和卫生部的相关法律法规，我院要求为单价在1万元以上、属于固定资产的医疗设备建立档案，并且长期保存；如果该医疗设备报废，其设备档案也要做相应处理。我院医疗设备档案管理的内容主要包括两部分：医疗设备申购过程中形成的档案和医疗设备使用过程中形成的档案。

1.1 医疗设备申购过程中形成的档案

这部分主要包括医疗设备申请报告、购置论证表及论证会议记录、产品合同、发票、安装验收报告、三证（医疗器械生产企业许可证、医疗器械经营许可证、准字号的医疗器械注册证）等；进行招标采购的医疗设备，还要保存招投标的相关材料；需要《大型医用设备配置许可证》的医疗设备还包括全套有关材料等。通过外贸采购的医疗设备，还应包括机电设备进口证明、报关单、外贸合同、外商发票、外商原产地证书、外商质量保证书、外商装箱/重量体积单、外运单据等；享有国家免税政策的医疗设备，还需附加海关免税证明。

1.2 医疗设备使用过程中形成的档案

我院医学工程科有20余名医学工程技术人员，负责保障全院医疗设备正常运转的同时还负责记录医疗设备使用过程中形成的档案，主要内容包括医疗设备的定期保养计划、医疗设备使用情况的记录、维修维护情况的记录、每年的经济效益分析情况的记录等[5]。

2 医疗设备档案的管理模式

我院医疗设备档案的管理遵循了《中华人民共和国档案法》、《GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求》、《GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范》等相关法律和技术标准，结合实际工作，建立了合适的、科学的医疗设备档案管理模式和制度。

2.1 医疗设备档案的纸质保管

医疗设备档案管理虽然越来越多地采用了计算机化管理模式，但完整的纸质资料保管相当重要。对于查阅纸质资料的，由档案管理人员陪同，当时翻查资料，当时回收；对于借阅资料的，由档案管理人员认真填写借阅表，包括借阅文件的名称、借阅时间、借阅人员所属科室，并由借阅人签字，留好联系方式，并向借阅人明确归还时间，在规定的时限前督促归还，以维护档案资料的完整性[7]。

2.2 医疗设备档案的信息化管理

医疗设备档案的信息化管理不仅可以准确、快捷地查阅所需资料，节约人力和时间，提高工作效率，而且对于更新管理概念和管理手段、提高医疗设备管理人员的素质和档案管理的质量起到十分积极的促进作用。

为了便于对医疗设备档案的查询、统计和利用，我院规范了医疗设备的术语，对各类数据进行标准化、结构化记录，这是后期对大量设备档案进行统计和数据挖掘，使得海量零散数据成为有用信息的基础；我院还将一些难以进行数据格式化保存的重要文件进行了扫描存档。

3 医疗设备档案的处置方式

我院医疗设备的处置方式可大致分为：调拨、转让、捐赠、报废报损等，有时为便于原有设备的更新、升级、换代，还有厂家回收的方式[8]，简单来说可以归结为医疗设备的转移和终止，相应地，我院医疗设备档案的处置也分为转移和终止两种方式。一般而言，医疗设备转移后，其档案原件在不违反相关法律和制度的前提下，也应随设备一起转移至设备接收方，转出方应保留重要内容的复印件；也可以双方约定，转出方继续保留原件并终止更新内容，接收方保留其所需档案内容的复印件。若医疗设备报废，则其设备档案随之终止。对于已终止的设备档案，相关法律、标准中并没有明确其保管时间，我院根据相关的档案管理制度进行处置，如随即销毁，或根据实际需要继续保存若干年。一般我院对已终止的医疗设备档案继续保存8年以上时间，上不封顶，因为多数设备的折旧年限和使用年限约为6～8年，医院可以充分利用旧设备的信息，以便对做好新设备的采购、使用、保养等工作提供帮助。

4 小结

医疗设备档案的管理工作对资源的充分利用和医院的发展具有重要意义，应该引起足够重视[9]。为使档案信息资源在医院现代化发展过程中发挥其应有的作用[10]。必须不断提高医疗设备档案管理意识，健全档案管理制度，建立医院信息一体化管理模式，实现档案信息资源的共享，通过多途径、多渠道利用档案信息资源，满足临床、教学、科研工作的需要。

[1] 周建学,杨继庆．探讨医疗设备档案的科学管理[J]．中国医学装备,2011,8(12):69-71．

[2] 曾冬梅,徐勋良．医疗设备档案管理之我见[J]．医疗装备,2011, 24(2):67-68．

[3] 鹿泉忠．医疗设备档案的合理利用及信息资源管理的对策[J]．中国现代药物应用,2008,2(20):1210 -1211．

[4] 华金芬．浅谈医疗设备档案管理及其应用[J]．医疗装备,2010, 23(9):50-52．

[5] 王玉红．如何健全和规范医疗设备维修档案[J]．医疗装备, 2010,23(1):59-60．

[6] 黄燕,种银保,胡晓霞,等．医院医疗设备的档案管理的实践与体会[J]．医疗卫生装备,2011,32(8):118-119．

[7] 刘欣．浅谈医疗设备档案管理工作[J]．中国医疗设备,2009, 24(7):89-90．

[8] 冯世领,王禹,蔡葵．医疗设备资产处置实践及问题探讨[J]．中国医疗设备,2011,26(2):74-77．

[9] 何彩平．医疗设备档案的建立与管理[J]．中国医学装备,2011, 8(12):58-60．

[10] 朱秀莲．医疗机构技术档案管理模式与探讨[J]．医学信息, 2007,20(6):961-962．

Discussion of Medical Equipment Archives Management in Our Hospital

ZHOU Qiang
Medical Engineering Department, Beijing Hospital, Beijing 100730, China

This paper introduces the content of medical equipment archives management in our hospital, discusses how to strengthen the management of medical equipment archives in aspects of the effective use, management mode and processing methods in our hospital.

medical equipment archives; archives management; hospital information system

G271；R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.05.037

1674-1633(2013)05-0105-02

2012-07-17

2013-03-27

作者邮箱：zhouqiang@bjhmoh．cn