浅议电子档案的整理与保护

摘 要：文书档案如何整理？会计电子文件如何整理？电子档案如何保护？针对我单位的实际情况，通过以上问题的解决，从而达到对电子档案的整理与保护工作。让电子档案操作起来更加方便快捷。

关键词：电子档案 整理 保护

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（b）-0219-01

为了保证我单位的电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，应按档案种类分别整理组盘。

1 文书电子档案

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

根据我单位的实际情况，可把文书档案分为地勘局（主管局）文件、本单位内部文件、中央文件、吉林省文件、珲春市文件。

一是地勘局（主管局）和本单位内部文件。同一年度的文件，分别作出分类，可分为党群、行政类、财会类文件，之后分别分盘保管，由于地勘局（主管局）和本单位内部文件保存期限都是永久或长期的，可分别把保管的文件分盘成永久和长期两部分保管。二是中央文件、吉林省文件、珲春市文件。同一年度的文件，按照保管期限分别组盘保管。

机关文书部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。[1]文书在进行文件归档时，可建立文书档案盘内文件目录，便于文件查阅。分别组盘后，更有利于查阅和保管，更便于根据不同年代，不同期限，定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。

2 会计电子文件整理

工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，分别以在岗职工、待岗职工、离退休、遗属分盘归档。并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

账簿。我单位会计账簿统一由财务用友软件管理，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，财务主管领导、科长、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

报表。对于财务科的月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。可按年度，根据保管期限，组盘保管。

《中华人民共和国国家档案局》机关档案工作条例 第十七条规定 机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准后销毁。[2]根据此规定，我单位应该由队长任组长，办公室主任任副组长，档案管理人员任组员，组成鉴定小组，定期对已经解密或者无保存价值的文件，进行电子版登记、造册，经单位主管档案领导批准，指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字，确保已经彻底销毁。对于销毁数量较大的文件，要经地方保密局批准，统一销毁。

3 电子档案的保护

由于磁性存储载体不能成为电子档案永久保持的稳定载体，所以我们应该采取比较稳妥的方法对软磁盘的保护，以此来延长文件的保存寿命。

3.1 软磁盘的保护

（1）软磁盘采用聚脂塑料制成。为防止软磁盘损坏，有效地提高磁盘数据的安全性，统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

（2）防止软磁盘感染计算机病毒的一种有效的方法是对软磁盘加上写保护。

（3）软磁盘的质量也直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年，就读不出数据。所以在选购磁盘的时候要到正规的销售场所购买。

（4）严格保管软磁盘。软磁盘要放在距离强磁场10 m以外、无灰尘、无腐蚀气体、相对温度控制在14 ℃～24 ℃、相对湿度控制在40%～50%的环境下。

在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，应该由文书负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，应该由办公室主任负责。

参考文献

[1] 中华人民共和国国家档案局.机关档案工作条例，第三章，档案的接收（1983年4月28日，中共中央办公厅、国务院办公厅发布）.

[2] 中华人民共和国国家档案局.机关档案工作条例，第四章，档案的管理和提供利用，第十七条.