重要档案异地备份问题及对策

徐静

1档案异地备份存在的问题

1.1认识与机制问题。由于突发性、地域性灾难发生的频率不是很高，许多单位不愿投入大量的精力和资金进行档案数据备份。有的档案馆管理者担心档案的异地备份保管造成本馆馆藏档案特色的损失。此外，档案馆与档案馆之间协调机制不健全。

1.2宏观性指导规范及理论研究的匮乏。目前，我国对于重要档案的划分还没有一个统一的标准，也没有对档案的异地备份建设提出统一的规范化建议或标准。各地也只是按照要求自愿结对，互为对方建立档案备份库。在理论研究方面，我国和国外关于这方面研究只笼统提及，并未对其进行深入研究。

1.3档案备份及后期管理耗费人力、财力。档案数字化工作要求高，费时费人，一些档案部门不愿意做。国家拨给档案部门的经费有限，仅够应付本部门日常开支，再抽出资金做档案异地备份，档案部门很难承担。

2档案异地备份工作中采取的方法及措施

2.1提高异地备份的意识。档案工作人员提高认识，用正确心态去看待档案的异地保管。档案管理者应破除“本位”思想，档案安全更重要。档案部门的各级领导要从“汶川大地震”中汲取经验和教训，高度重视异地备份工作，尽快制订本单位档案异地备份工作计划，及时解决工作中出现的问题。应建立健全档案馆之间的协调机制，制定规章制度。

2.2确定需异地备份的重要档案的范围。各地档案馆实施异地备份的档案应包括三类：首先，是本馆拥有的具有永久保存价值且能够突出本馆特色的馆藏档案；其次，是档案馆永久保管档案中被确定为一级保管级别的档案，可能跟第一类有所交叉；最后，是除去一级永久保管档案之外的二、三级永久保管档案。如个别档案馆具有一定的经济基础、技术基础，可考虑对本馆所保存的其他重要档案进行异地备份。

2.3正确选择异地备份的介质、技术和地点。磁盘是目前档案机构广泛采用的备份载体；缩微胶片具有很好的安全性，能满足确保档案信息长久保存的需求，但缩微胶片成本较高，查看起来不方便，可用来备份对安全性要求高但现阶段利用率不高的重要档案。档案机构应根据自己的特点选择最合适的备份介质。重要馆藏档案异地备份技术应有多种实现方式，还要根据具体应用情况，酌情选择不同的技术手段。

保存备份的异地选择以“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜。但有些已互建备份库的城市未达到上述要求，不能有效保证档案安全。建议国家制定相应的制度并在必要时组织有关专家根据城市的综合因素进行评估，制订切实可行方案，为异地备份保存提供保障。异地备份地点的保管条件应符合文件、档案要求，满足《档案馆建筑设计规范JGJ25-2000》的要求，力求适宜的温湿度，做到防磁、防水等，延长备份文件寿命。

2.4选择好异地备份的形式。异地备份形式，归纳起来有以下四种：第一，馆际相互备份。这种方式成本低、安全性高，难度在于合作模式难以长期保持稳定，应特别注重合作单位的沟通，通过签署协议来明确双方的责任和义务。目前，大多省、市档案馆采用的是此类备份方法。第二，自建或共建档案异地备份基地。优点是可以按照档案馆自身实际情况去设计，建造适合本单位的档案备份基地，管理操作的自由度大，但投资比较大，档案异地备份基地建立后的运营和维护十分关键。第三，利用网络技术建立“异地容灾备份系统”，可实现实时备份、互为备份，在紧急情况下可保证正常的档案信息服务。第四，利用移动存储技术进行离线或在线备份，投入少，简便易行且机动灵活，方便突发情况下的转移。

2.5制定专门的法律法规来规范档案的备份工作。国家档案局应尽快制定相关的法律法规和标准办法，以协调馆际间关于异地备份保管存在的争议，使我国珍贵和重要档案的异地保管有法可依、有章可循。

2.6明确异地备份的日常管理与维护的费用及责任。异地备份保存需要根据信息技术发展及利用条件变化不断作出调整，档案寄存者和异地存储单位事先就应明确由谁定期对用于异地备份的介质光盘、硬盘进行检查、维护，确定费用由谁承担，谁是责任者等。

（作者单位：中国石油河南销售公司来稿日期：2012-08-18）