证件管理系统的实现

刘华英

中海油田服务股份有限公司IT支持服务中心，天津塘沽 300452

证件管理系统的实现

刘华英

中海油田服务股份有限公司IT支持服务中心，天津塘沽 300452

证件管理系统是典型的管理信息系统(MIS)，其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用界面的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库，而对于后者则要求具备应用程序功能完备，易使用等特点。根据用户的工作特点，我们采用了Access作为开发软件。该MIS实现的主要功能包括：1）人员基本信息的录入、修改；2）五小证等七种证件信息的录入、修改；3）人员基本信息和证件信息实现按日期、部门等的分类查询；4）实现提前一个月或两个月（按各种证书的不同提醒时间要求），统计证件将要到期人员的相关信息；5）按不同部门，提交人员基本信息及相关多种证件信息的报表；6）实现所有报表和到期提醒的证件相关信息的Excel导出功能。7）实现一打开EXCEL表，自动从ACCESS中生成相应信息。

ACCESS；证件管理；ACCESS与EXCEL数据的共享

1.开发背景

该单位共有员工400多人，其中一线人员大约300多人，需按照四个部门进行划分。一线员工的健康证体检一年一次，五小证、防H2S证、健康证、井控证、消防培训、危化品、安全资格及特殊工种等证件三到五年培训一次，时间不等，每天、每周、每月需要做计划，一直用EXCEL进行筛选、手工操作，不仅繁琐，而且准确性比较差。每次向外单位提交各报名表时，信息不但涉及各证件，而且需包括对方所要求提交的其它基本信息，每次提交需把多个EXCEL表的信息进行综合、筛选，出差率较高。.

2.总体设计

2.1 设计思路

2.1.1 由于原数据库用的是EXCEL，首先需把数据从EXCEL导入ACCESS。

2.1.2 数据库中的员工需按四个部门进行划分，员工的信息需按基本信息、五小证、防H2S证、健康证、井控证、消防培训、危化品、安全资格、特殊工种进行划分。

2.1.3 按照不同的提前时间将快要到期的用户信息，以各种证书为单元自动弹出。

2.1.4 由于需要以EXCEL形式提交各种证件的申请表格，因此不但要在ACCESS中能看到各种统计数据和报表，还需把各种统计数据和报表以EXCEL表格的形式提交给各有关方。

2.2 详细功能

2.2.1 可添加、修改各用户的基本信息、各种证件信息。

2.2.2 可查询证书各有效期段的用户信息，也可实现姓名、证书号等各类信息的查询。

2.2.3 提前一个月或两个月（按各种证书的不同提醒时间要求），统计证件将要到期人员的相关信息，以弹出窗口的方式实现。

2.2.4 生成总的报表，该报表还可导出成EXCEL。

2.2.5 打开各有关方提供的标准申请表，自动完成相应用户信息的填充。

3.详细设计

3.1 首页（报表中的四个实际部门，用部门1、2、3、4代替）

3.2 按各种证书的不同提醒时间要求，自动弹出的将要到期的各种证书（用户信息已用黑色盖住）。

3.3 一打开就自动填写好的各有关方给的EXCEL报名表（用户信息已用黑色盖住）。

4.系统的测试和维护

4.1 本人在设计测试方案时，在输入确定的数据后，从系统功能出发，测试是否实现了预期的测试结果。

4.2 测试用例不仅要包括合理、有效的输入数据，还要包括了无效的或不合理的输入数据。

4.3 不仅要检验程序是否做了该做的事，还要检查程序是否同时做了不该做的事。

5 总结

此“证件管理系统”使用户在以下方面得到了改善：

1）用户不用手工查找证书快到期的用户名单。此系统实现了统计功能。

2）避免了某些信息发生错误的可能，如用户原来用的多个证件的Excel表里都有身份证号信息，有出现不一致的可能。通过此系统，就实现了信息的唯一性，从而提高了信息的准确性。

3）以弹出窗口的方式，实现了提前一个月或两个月（按各种证书的不同提醒时间要求），统计证件将要到期人员的相关信息。

4）此系统按用户提交外单位Excel表格的要求，把相关信息组合在同一表中，减少了用户在提交表格时，需在不同的Excel表中查找相关信息的麻烦，实现了用户信息的自动填写。

5）此系统实现了多种组合查询的要求，能大大地方便用户做各种信息统计工作。

[1]孙连三. Access从入门到精通. 人民邮电出版社，2008.

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.055

刘华英 出生日期：1977.10.4 学历：本科 单位：中海石油服务股份有限公司ITSC塘沽基地职务：中级网络运维工程师。