论工作分解结构（WBS）方法在高校辅导员管理工作中的应用

汪玉峰

（天水师范学院 经济与社会管理学院，甘肃 天水 741001）

当前，随着高等教育由精英化向大众化的发展以及大学生就业形势的日趋严峻，大学生思想政治教育和管理工作面临着许多挑战.高校辅导员作为大学生日常思想政治教育和管理工作的组织者、实施者和指导者，其工作千头万绪，事务琐碎繁杂.如何使辅导员从大学生日常事务性工作中解脱出来，投入更多精力做好大学生的思想教育工作，使辅导员工作具有一定的针对性、引导性、艺术性和科学性，是每一位辅导员都应该深入思考的问题.要破解这一难题，就需要我们去探索一种科学而有效的工作方法.高校辅导员工作的特征和现代管理学中项目的特征在一定程度上相契合，引进项目管理中的工作分解结构（WBS）方法能够化繁为简，使辅导员清晰地掌握项目实施过程中项目全局和各项细节工作，对于培养和提高辅导员的统筹协调能力，提高工作效率，增强思想政治教育和管理工作的针对性和实效性具有非常重要的意义.

1 工作分解结构（WBS）概述

1.1 工作分解结构（WBS）的概念

WBS是英文Work Breakdown Structure的缩写，中文译为工作分解结构，属于项目管理的范畴，它起源于美国国防系统工程管理，国际上被广泛地应用到国防、装备制造、石油石化、建设工程、铁路、电力、IT、文化产业、煤炭资源开发、医疗卫生和制药等行业.项目工作分解结构（WBS）是以项目可交付成果为对象，由项目团队对项目范围和实施过程进行逐层分解之后得到的一种层次结构.依据项目管理资料体系的定义，工作分解结构（WBS）就是把项目的范围按组成部分进行细化，并逐项分层次展开，直至细化到不可再独立拆分的水平，也就是项目进展的各个里程碑，并能够可靠地估算费用和工作持续时间的水平.[1]

工作分解结构（WBS）是项目管理的核心工具之一，它首先是一种项目管理的基本思想，其次是一种实际操作的技术，同时也是指应用这种技术后得到的一种通过相应图表表示出来的结构.当面对复杂问题时，人们总是倾向于先将复杂的问题分解为若干简单的子问题，如果分解的子问题仍然很复杂，这一分解过程将继续下去，直到人们满意为止，这种解决问题的模式自古就有.在现代项目管理中，这一思想得以继承并与一些先进的管理技术相结合，从而成为了项目管理中的一个思想基础和管理技术——WBS.思想上的WBS——项目逐层分解和简化；技术上的WBS——如何实现这种分解和简化（原则和方法），是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具；结果上的WBS——应用WBS方法得到一个项目全部工作的任务分层次有序排列，这种排列是类似于“树”状的结构图（图1）.[2]

图1 工作分解结构“树”状结构图

1.2 工作分解结构（WBS）的作用

工作分解结构（WBS）方法已经在工作实践中得到证明，该方法不仅可以对项目进行有效的管理，提高项目管理效率，降低项目管理成本，规避和控制项目风险，还能提高项目目标的达成率，甚至超越项目管理的期望值.因此工作分解结构（WBS）在项目实施的过程中能发挥其突出的作用：第一，把项目分解成具体的活动，定义具体工作范围，确保不漏掉任何重要的事情.第二，通过活动的界定，按照项目活动之间的逻辑顺序来进行项目的实施，有助于制定完整的项目计划.第三，通过项目分解，为制定完成项目所需要的技术、人力、时间和成本等质量和数量方面的目标提供标准.第四，通过活动的界定，就能很明显地使项目团队人员清楚自己的责任和权利，从而对项目应当承担和不应当承担的责任有明确的划分[3].

2 高校辅导员工作WBS分解实践案例

某高校经管学院迎新晚会WBS分解探讨：XX学年开学初，经管学院党委要求辅导员在10月下旬组织一场“迎新晚会”，要求在节俭的基础上节目形式多样.通过晚会表示对大一新生的欢迎,达到丰富新生课余生活，增强新生的凝聚力，并且加强与高年级学生沟通交流的目的.

在明确目的与要求的前提下，经与几位辅导员和学生干部的民主讨论和磋商，对该项目(晚会)进行了如下分解.采用WBS的“树”状的结构图对活动进行分解，项目结构分成三个层次，如图2所示：处于WBS最顶层的即第0层，代表整个项目（晚会）；紧接着的一个层面是第一层，用于表示主要的项目（晚会）阶段，即筹备、节目、剧务和后勤这几个阶段；第二层则包含了第一层的主要子项，如图2中“筹备”下的子项有：宣传准备、道具准备和人员邀请三项任务；WBS的第三层指的就是工作包，工作包就是处于工作分解结构最底层的可交付成果，如图2中宣传准备子项下的工作包有：策划方案、制作海报、制作横幅、制作门票、做节目单、节目光盘、写发言稿、写主持词、新闻报道.

图2 某大学经管学院迎新晚会工作分解结构（WBS）图

通过采用WBS方法使该活动在安排初期就明确了工作范围，细化了活动内容，并分配了各自的职责，由专职辅导员负责整个活动，另外几位辅导员分别负责筹备、节目、剧务和后勤等工作，然后将项目的具体责任落实到学生会的秘书部、新闻部、体育部、艺术团、宣传部等11个部门.由于采用WBS方法，大家工作的积极性空前提高，整个活动进展顺利，比以往节省了开支，取得了良好的效果.

3 高校辅导员工作引入工作分解结构（WBS）方法的必要性和可行性

3.1 必要性

3.1.1 辅导员工作任务繁重，需要科学有效的方法来指导.高校辅导员的工作是经常性的思想政治教育和方方面面学生事务的管理.学校好多部门把一些与学生有关但不应属于辅导员职责范围的工作都交给辅导员去完成，致使辅导员角色失位，工作本末倒置.由于辅导员经常疲于处理繁琐的大学生日常事务，久而久之，会思想僵化，方法教条，其对工作的驾驭能力也越来越受到影响，其思想教育的功能更是趋于弱化.而项目管理中的工作分解结构（WBS）方法能够化繁为简，把复杂的任务一一分解，最后形成一个清晰的责任分工明确的工作分解结构（WBS）结构图，使辅导员能够从繁忙的事务中解脱出来，更好地发挥其对大学生思想政治教育的功能.

3.1.2 辅导员队伍流动较快，需要稳定的工作机制来保障.一是正常的岗位流动.即一些辅导员经过两、三年的工作锻炼，工作逐渐得心应手时，则又转为教学、行政岗位或转而求学；二是一些高校对大学生思想政治工作重视不够，对辅导员工作要求高而待遇低，致使一些辅导员转岗；三是一些辅导员自身对工作岗位认同不强，对发展前景认识不清，甚至不安心本职工作等原因而转岗；四是一些刚毕业的青年辅导员经验不足，面对巨大的工作压力和自我实现的需求频频受挫时，会心理应激失衡，滋生疲倦心态，引发情绪衰竭，产生职业倦怠感，[4]有些甚至离开岗位.辅导员岗位的频繁流动，会对高校思想政治工作产生很大的影响.如果利用工作分解结构（WBS）方法对辅导员的日常工作进行分类分解，建立起辅导员规范化的日常工作WBS分解结构图体系，减少辅导员入职学习探索时间，提高辅导员对学生管理工作科学性的认识，激发和培养辅导员工作中的创新意识，有利于辅导员工作队伍的稳定，有利于辅导员队伍专业化和职业化发展.

3.1.3 辅导员工作方法单一，需要借鉴其他的方法来完善.辅导员思想政治工作的方法很多，但它们有一个共同的特征就是思想政治工作方法具有很强的针对性和适用范围，其方法往往都是针对个体的一些微观方法，当辅导员面临一项有始有终、涉及参与人员较多的复杂活动时，传统的方法就显得力不从心，这就需要一种能把握全局的宏观方法.而项目管理中的工作分解结构（WBS）方法正好能化繁为简，分解复杂的工作任务，这一特征，正好可以弥补一些传统思想政治工作方法在宏观层面不足的缺陷.

3.1.4 辅导员要把握全局，需要通过工作分解结构（WBS）方法培养整体思维能力和驾驭全局的能力.一些辅导员有时会专注于具体事务而不能总揽全局，在工作中往往会顾此失彼，抓了一头而忽视了另一头，甚至会造成工作上的一些失误.工作分解结构（WBS）方法在大学生思想政治教育和管理工作中的实践运用，可以培养辅导员的整体思维能力和宏观统筹协调能力.

3.2 可行性

在实际工作中，辅导员的工作尽管头绪繁多，但总是围绕着学生的教育、管理和服务这几个层面展开的，并且更多的工作是通过一定的载体形式来开展的.辅导员的工作的特征与项目的特征在一定的程度上具有相似性，因而可以利用项目管理中的WBS方法来分解工作.

所谓项目，简单讲就是指为完成某一独特产品、服务或任务所做的一次性工作.因此，只要是人类创造某种特定产品或服务的活动都属于项目的范踌.项目的概念包含三层含义：第一，项目是一项有待完成的任务，且有特定的环境与要求；第二，在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、财力等）在规定的时间内完成任务；第三，任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求.[5]

辅导员的工作也有这样几个特征：首先，高校辅导员所从事的学生管理服务工作是一项项有待在高校这一特定的环境中完成的任务；其次，辅导员的工作也是在学校党委、行政和学生主管部门的统一领导下，配合班主任，发动学生干部，利用有限资源，在规定的时间内完成的任务；再次，辅导员的工作最终要达到思想育人、管理育人和服务育人的目的.

由此可见，辅导员所从事的工作，所完成的一项项学生工作任务都与项目的特征和目标要求相一致，因此，在辅导员工作中引入项目管理中的WBS方法，是新时期高校思想政治教育工作科学化和规范化的必然选择.

4 高校辅导员管理工作（WBS）的创建

高校辅导员所从事的工作，其WBS的创建不仅仅是一项单纯的技术工作，更要使其发挥思想政治教育的重要功能；创建高校辅导员工作的WBS结构图不仅仅是将一项工作所涉及的方方面面的事情简单地记录下来,也不仅仅是对以往一些活动的经验的总结，而要经过周密的思考和细致的分析，实事求是，结合高校大学生的特点和辅导员工作的特点来进行，通常的做法就是依据工程项目管理中WBS的分解原则、参照WBS的创建流程，借鉴WBS的编制方法，也可以利用WBS Chart Pro软件快速准确地创建切实可行的高校高校辅导员工作WBS结构图.

4.1 工作分解结构（WBS）的分解原则

WBS分解的实际过程就是按照可控制的原则对整个项目工作进行不断的分解,直到可以充分控制项目的进度、成本和质量.WBS分解操作中的难点是要充分掌握分解工作的“度”,既不能分解得过细,也不能分解得过粗,以致难以控制.WBS分解应遵循以下原则和要求:

4.1.1 构成WBS的是项目的工作而不是项目成果的内容，这是在编制WBS时最容易掉入的陷阱.例如图2迎新晚会中的WBS，“节目”项下的工作分解应该是节目策划、编导、排练、表演，而不应该是独唱、舞蹈、相声、小品.

4.1.2 一个工作任务只能在WBS中出现一次，因为每项工作都需要占用时间和资源，一项工作重复出现就意味着时间和资源重复配置，这会导致时间和成本计划的失误.在编制范围计划的时候，需要时刻兼顾与后续的时间和成本计划衔接.

4.1.3 一个子项目的工作内容是下一级工作任务之和.例如图2迎新晚会中演员化妆、音响灯光调试、道具管护等项工作共同组合成子项目“剧务”，这同时也意味着这些工作任务占用的资源和时间之和，刚好等于“剧务”占用的时间和资源.

4.1.4 最好让团队成员参加与其工作相关的WBS条文的编制，以便他们能够准确地理解工作的内容和工作界定.避免出现责权混乱，使项目的实施过程更加顺利.

4.1.5 WBS文件一旦形成，须作为范围的基准计划存档，以便今后作为检验计划执行结果的尺子.既然是基准计划，就应当具有相对的稳定性，需要制定严格的批推程序来阻止它轻易变更.

4.1.6 另一方面，WBS又需要保持开放的灵活性，要考虑到任何计划都不可能与实际情况衔接的天衣无续，因此变更难以避免.不轻易变更计划，并不意味着变更发生时束手无策.因此在制定计划的时候就要为变化做好准备.根据实际情况的变化科学合理的调整，可以有效地兼顾其稳定性和灵活性.[6]

4.2 工作分解结构（WBS）创建流程

常用的WBS创建流程有以下几个步骤：

第一，获得范围说明书或上级文件；第二，召集相关人员，对所有主要获得范项目工作进行讨论，确定项目分解人方式；第三，分解项目工作，利用现有模板，节省人力，物力，财力；第四，画出WBS的层次结构图；第五，细节主要项目可交付成果，使其更小，更易于管理；第六，验证上述分解的正确性，如果发现较低层次的项目没有必要，则进行修改；第七，如有必要，建立一个编号系统；第八，在实践中不断对WBS更新或修正，直到覆盖所有工作.[7]

4.3 工作分解结构（WBS）的编制方法

制定工作分解结构的方法多种多样，主要包括类比法、自上而下法、自下而上法.

4.3.1 类比法.类比法就是以一个类似项目的WBS为基础，制定本项目的工作分解结构，这种方式往往适合那些有成熟行规的项目.例如图2，某高校经管学院要编制迎新晚会的WBS，就可以参照文艺演出以及以往该学校举办各种文艺晚会的经验，把范围进一步缩小，从而开始新的WBS的编制.

4.3.2 自上而下法.自上而下法常常被视为构建WBS的常规方法，即从项目最大的单位开始，逐步将它们分解成下一级的多个子项.这个过程就是要不断增加级数，细化工作任务.一般情况下，这种方法对管理者或辅导员来说，可以说是比较合适的方法，因为他们具备整体视角和宏观统筹能力.

4.3.3 自下而上法.自下而上法，是让参与该项目的成员尽可能详细地列出他们认为完成项目必须要做的工作，然后对其进行分类、整合，并归总到一个整体活动或WBS的上一级内容当中去的方法.自下而上法一般都很费时，但这种方法对于WBS的创建来说，效果比较好，能够考虑到更多的细节.[8]

5 结 语

工作分解结构（WBS）是项目管理的重要工具，在很多领域已经得到广泛的使用，而在高校辅导员管理工作中，鲜有这方面的论述.笔者将现代项目管理中的工作分解结构（WBS）方法引入到高校辅导员管理工作中，取得了良好的效果，可以说是一次新的尝试.引进科学而有效的工作分解结构（WBS）方法，逐步建立起一套清晰完整的辅导员工作WBS结构图体系，并在以后的实践活动中不断充实完善，是提高辅导员工作效率，增强辅导员对工作的科学认识，培养辅导员创新能力和宏观统筹能力的重要举措，也是推动高校思想政治教育和管理工作科学化和规范化的必然选择.

[1]戚安邦.项目管理学[M].天津:南开大学出版社,2003:6.

[2]胡志华.工作分解结构（WBS）在培训项目中的应用[J].武汉冶金管理干部学院学报,2010,(2).

[3]马旭晨.国际贸易企业项目化管理[M].北京:机械工业出版社,2007:10.

[4]陈奎庆.高校青年辅导员职业倦怠分析及干预研究[J].中国青年研究,2009,(10).

[5]肖林鹏,叶庆晖.体育赛事项目管理[M].北京:北京体育大学出版社,2005:9.

[6]房西苑,周蓉翌,著.项目管理实战教程[M].北京:企业管理出版社,2005:10.

[7]影响力中央研究院教材专家组.绝对执行:高效执行力组织的6大系统[M].电子工业出版社,2009:1.

[8]冯俊文,高朋,王华亭.现代项目管理学[M].北京:经济管理出版社,2009:2.