巧用Excel轻松编制工程概预算

2012-10-27薛转花

中国科技信息 2012年21期

关键词：材料费汇总表人工费

薛转花

1.西安电子科技大学, 陕西西安 710071

2.陕西理工学院, 陕西汉中 723003

巧用Excel轻松编制工程概预算

薛转花1,2

1.西安电子科技大学, 陕西西安 710071

2.陕西理工学院, 陕西汉中 723003

专业工程概预算软件价格昂贵，传统的手工概预算工作量，数据运算容易出错。本文介绍了应用Excel软件的函数和数据链接功能，在小规模工程概预算中，实现专业概预算软件的数据自动计算、交换与处理功能，高效、准确的生成需要的概预算表格和数据。

工程概预算；数据交换与处理；数据链接

引言

目前，专业工程概预算软件较多，但价格昂贵。许多小工程概预算为节省成本，仍然是传统的手工概预算，工作量大，容易出错且不易修改，费时费力。本文介绍了利用Excel软件的函数和数据链接功能，实现概预算专业软件的数据自动计算、交换与处理功能，高效、准确的生成需要的概预算表格和数据，彻底解决概预算编制时修改数据经常出现的数据运算错误问题。

1 设计思路

以安装工程为例，建立电力安装工程概预算系统工作薄。根据概预算规定和要求，分别建立“子目表”、“汇总表”、“总概预算表”、“编制说明”和“封皮”等表格，并设计、填写相关内容。建立表格之间的数据链接：数据分三个层次处理和自动生成：①在子目表中输入数据，人工费、机械费、材料费、设备费自动求和。②根据国家和地方法规、取费标准，汇总表根据子目表中人工费、机械费、材料费、设备费的链接数据，自动计算各种费率和工程概预算造价。③自动更新总概预算表表格数据。

2 建立工作表

2.1 新建“电力安装工程概预算系统”工作薄

根据概预算规定和工程具体要求，依次建立“封皮”、“编制说明”、“总概预算表”、“安装工程概预算汇总表”等表格，输入数据、编辑公式。如图1所示。

2.2 建立表格之间的数据链接

选择“子目表”表格，分别对人工费、机械费、材料费、设备费求和，应用“ROUND”函数对人工费、机械费、材料费、设备费合计数据取整。然后将人工费、机械费、材料费、设备费合计数据【复制】→【选择性粘贴】→【粘贴链接】至“汇总表”表格相应单元格。应用同样方法建立“子目表”、“汇总表”、“总概预算表”、“编制说明”和“封皮”表格之间数据链接。

图2 选择性粘贴

图1 电力安装工程概预算系统

在建立表格之间的数据链接后，空白的链接数据单元格显示“0”，点击【工具】→【选项】，取掉【零值】对话框【对号】可以消除公式单元格中显示的“0”。

3 系统调试

执行【编辑】→【链接】，选择【启动提示】打开对话框，选择“不显示警告，但更新链接”选项，单击【确定】。这样可以取消每次启动Excel软件时自动弹出的数据链接是否更新选项对话框。

4 保护工作表

为防止使用过程中误操作修改系统内容和格式，需要对表格中公式、链接等数据进行保护。选择需要保护的单元格，点击鼠标右键，执行【设置单元格格式】→【保护】→【锁定】命令，对不需要保护的单元格则在【保护】对话框中取消【锁定】和【隐藏】选项。然后执行【工具】→【保护】→【保护工作表】，选中要保护的选项，最后输入密码确认。这样，如果发生误操作，系统拒绝执行，从而保证了系统结构和数据安全。