巧用邮件合并功能实现word表格的快速填制和打印

于 江 王晓立 刘春香

1.山东省昌乐县气象局，山东潍坊 262400 2.山东省潍坊市气象局，山东潍坊 261000

巧用邮件合并功能实现word表格的快速填制和打印

于 江1王晓立2刘春香1

1.山东省昌乐县气象局，山东潍坊 262400 2.山东省潍坊市气象局，山东潍坊 261000

本文通过填制某县气象信息员审批表这一事例，介绍了邮件合并功能在实现大量信息的快速填充功能上的便利性，以供同行参考。

邮件合并；表格；填制

引言

气象为农服务作为公共服务的一项重要内容，正越来越受到民众重视。某县为提高气象防灾减灾能力，积极扩大气象信息的覆盖面，建立了一支由610名农村干部组成的气象信息员队伍。这610名农村干部的信息员审批表格如何快速建立，靠一张一张地切换，复制并粘贴，效率肯定低下。本文巧妙利用word表格中的“邮件合并”功能，将审批表格快速高效地填充完成，大大地提高了办公效率。

1 确定审批表格需要填制的项目

如不表1，气象信息员审批表中需要填制的10个项目都用无色标注了出来，作为以后需要进行插入操作的目标项目。

表 1 昌乐县气象信息员审批表

表2

表3 昌乐县气象信息员审批表

2 做好数据源的合并准备工作

在此前，各个乡镇办公室都将其乡镇中拟聘的气象信息员个人情况用excel表格的形式报了过来。接下来打开数据源。如表2（出于对隐私的保护，图中都将电话等个人信息隐去了）

在此前的word文档《昌乐县气象信息员审批表》中，单击菜单“工具”中的“信函与邮件”，打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”列表框中单击选中“目录”，然后点击“下一步：正在启动文档”。在“选择开始文档”列表框中使用默认设置“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”。单击浏览按钮，打开“选取数据源”对话框，找到数据源“各镇信息员情况上报表”存放的位置，选取该文档后单击“打开”。在“选择表格”对话框中选择“Sheet1$”，然后单击鼠标勾选“首行包括列标题”，最后单击“确定”按钮。打开“邮件合并收件人”对话框，单击“确定”按钮，返回“邮件合并”任务窗格。

3 插入并合并到新文档

打开数据源的工作完成以后，接下来将进行插入合并域的操作。具体方法如下：

在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：选取目录”。打开“信息员审批表模板”，将光标定位在“姓名”右面的表格①中，然后单击“邮件合并”任务窗格中的“其他项目”。打开“插入合并域”对话框，选择“姓名”，单击“插入”按钮，然后在审批表模板中插入“姓名域”，单击“关闭”按钮。参照上述方法，依次在②～⑩域中完成插入合并域的操作（如表3）。

接下来，即可将生成的信息员审批表合并到新文档中去。在“邮件合并”对话框中单击“下一步：预览目录”，在左边的预览框中可以看到当前信息员的个人信息。在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：完成合并”。单击“创建新文档”，打开“合并到新文档”对话框，选择其中的默认选项“全部”，单击“确定”按钮后，即完成了审批表的填制操作，接下来进行打印操作即可以了。

4 小结

此文虽然仅仅通过邮件合并功能完成填制审批表这一事例，但普遍具有借鉴意义，可以批量生成需要的邮件文档，从而大大提高工作的效率。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.19.026

于江（1983－），男，山东五莲人，助理工程师，本科，从事气象科技服务工作。