现代编目流程分析与再造

梅 玲

（深圳美术馆图书室，广东 深圳 518021）

1 引言

编目工作是图书馆核心业务之一，传统图书编目工作比较繁琐，内容多，工作量大。20世纪90年代，随着机读目录的出现，使编目工作发生了重大变化，有的图书馆甚至将整个编目业务外包，使原有工作极大简化，整个编目的实际流程也与传统编目有很大区别。计算机编目的广泛应用改变了传统编目流程，许多手工作业变成计算机录入作业，而较繁重的索引及统计工作由计算机直接完成。近年来，网络联机联合编目的快速发展，编目业务外包越来越普遍，再一次使编目工作发生重要变革，也使编目流程发生重大变化。流程再造在图书馆行业中的应用便是应对现代化图书馆管理的一种有效方法。通过分析流程的特点和规律，找出流程中的关键点、薄弱点，然后对流程进行优化处理或是全新再造，以求缩短新书入库时间，减少流程中的功耗，提高目录质量，以便更好地提高编目工作效率。

2 流程分析的理论依据

美国管理学家米切尔·汉默（Michael Hammer）和詹姆斯·钱皮（James Champy）总结了各国企业的优秀管理经验，提出了“企业流程再造”（Business Process Reengineering，BPR）学说，并进一步提出将以职能为中心的传统企业改造成以流程为中心的新型企业的概念。这是管理的创新，国内有人将之称为新的管理革命[1]。我国图书馆行业在借鉴企业先进管理经验的基础上，也进行了流程再造的尝试。较早的论述和典型实践为上海图书馆。缪其浩分析了国外和我国香港、台湾一些图书馆运用BPR的案例，并指出BPR在新上海图书馆的应用值得研究和借鉴[2]。编目工作是图书馆的基础和核心工作，有了图书馆目录，读者服务才能够有序进行。编目工作是一项包括文献分类、加工、著录及目录组织等一系列复杂的多程序劳动。我国图书馆行业曾流行的系统分析法便包含了许多流程分析方法。对编目流程的系统化分析，促进了编目自动化的应用。即通过对传统编目流程进行系统化的分析，找出编目的输入、输出过程和结果，为设计计算机编目程序提供依据。编目流程的分析有助于编目工作的管理。

流程就是过程，是做事情的顺序，是一系列相关的人类活动或操作，有意识地产生一种特定结果。企业流程是跨越时间和空间的有序的工作活动，它有始点和终点，并有明确的输入和输出。流程有4个基本要素：活动、活动的逻辑关系、活动的实现方式和活动的承担者。编目流程有着特有的输入、输出和工作过程，其结果包括目录和加工后的图书。企业流程按处理对象可分为实物流程、信息流程，一般情况下按流程的性质可分为管理流程、营运流程等。营运活动是为了满足顾客的需求和实现企业利润，管理活动作为一种工具性活动来提高营运活动的效率。编目流程相对要简化许多，没有企业流程那么复杂，可结合编目工作的特点，借鉴企业流程的多种分析方法，如流程图、PERT模型、关键路线法等。

3 编目流程分析、管理和再造

图书馆编目流程是整个图书馆工作流程的一部分，上接图书采购，下为图书流通部门提供书目等管理图书的工具，是较关键的一个环节。欲分析编目流程必须先确定本部门要达到的目标，然后有目的地进行分析，减少工作的盲目性。

3.1 流程图分析

流程图具有直观、结构清楚、易于识别的优点。图1是传统编目流程，图2是计算机编目流程，图3是网络联机编目流程。

图1 传统编目流程

图2 计算机编目流程

图3 网络联机编目流程

编制流程图是对现有流程进行一次细致分析和考察的过程，对流程的每个步骤、环节，都要按操作顺序、内容、方法、人员安排认真地记录和描述，将整个流程完整地记录下来。一般情况下，流程图越详细越便于对整个工作的分析，从中找出编目流程的变化规律以及一些关键因素。另外，从不同时期流程图还可清楚看出其演变过程，如从图1至图3可以看到传统编目到联机联合编目的工作演变过程以及一些变化规律[3]。

3.2 流程的评价

仅仅形成流程图并不够，还需用各种分析方法，取得对流程更深层次的认识。5W1H法即是一种应用广泛的评价、分析流程方法。通过对流程各工种、环节的6个方面，即原因（Why）、对象（What）、地点（Where）、时间（When）、人员（Who）、方法（How）的分析，每个方面要按顺序提出4个问题，即现状、为什么、能否改善、应该怎么样，从而确定该工程或工序是否取消，在时间、地点、人员上是否可重新安排或合并，工作方法能否简化，据此对流程提出优化方法。5W1H既可评价原流程，也可分析评价改造后的流程，这种方法要发动大家的智慧，仁者见仁，智者见智，共同谋划，然后由主管部门统一决策。编目工作包含许多工作步骤，每步又包含小的工序和操作规程，可以说每一个工作细节都或多或少地影响着整个流程，有时将一个小的工作顺序加以调整，可能对整个编目工作效率产生意想不到的效果。如采购中每包都有清单则验收方便，许多包共用一个清单，验收时间会长许多；又如联机编目中查重成为非常重要的工作步骤，如何既快又准地查重决定着数据的录入速度。因此，在分析流程过程中必须重视细节，重视每一操作过程，仔细分析，找出最佳的工作顺序和操作方法，以便取得实际效果[4]。

3.3 用时分析

运用 PERT（Program Evaluation Review Technique）对流程各环节、工种所用时间进行分析。这项工作必须由非常熟悉编目工作的人员辅助进行，首先依时间顺序将流程中所有路线按网络图形绘出，通过对流程中各工种、各环节所耗时间按最乐观用时、最可能用时、最悲观用时、最早可能开始的时间和最迟必须开始的时间等几种情形进行估计，找出关键路线（CPM），然后分析如何提高关键路线的效率，消除瓶颈堵塞现象；并努力挖掘其他路线的潜力，缩短富余时间，将人财物协调运用，最终求得在相同条件下缩短流程周期，或相同时间内完成任务，降低人财物的消耗。PERT模型是科学分析时间的典型方法，广泛应用于建筑等大型工程的工期分析管理。由于自动化编目软件的广泛应用，编目流程不断简化，耗时分析也相对简化，但对编目耗时的重视是一如既往的。从验收到移交典藏，各工序的繁重程度、输送方式、运送距离等因素影响着整个编目流程的耗时，通过耗时分析还可为定额管理提供数据，从而使管理更加规范。

3.4 质量分析

质量管理是编目流程中的重要工作，图书的加工及生产的产品目录质量如何，直接关系到馆藏分类排架和读者的检索效果。联机联合编目使目录的质量大大提高，对编目质量的管理发生一些改变，审校工作越来越重要。编目质量主要包括分类标引是否准确、符合本馆实际，著录是否规范、标准，图书的加工是否合乎要求等一系列内容。通过对流程各工种、环节对质量影响情况的分析，可据以制定编目规则和细则来保证工作质量。如：图书加工细则；分类、标引细则；著录规范及特殊情况、特殊文字的著录；校对细则等。通过进行误差统计，确定质量标准，作为管理办法应用；通过建立改错文档，对错误及时分析，防止差错的再次发生。为提高员工质量意识，必须注重对操作人员的培训和指导，让有关人员认真学好各种操作规则、细则，熟练掌握编目技能。

3.5 组织运行方式分析

编目工作组织方法有独立作业（除一些简单手工操作外一人独立完成整个流程的任务）、多人按步骤分工合作按批流水作业或多批同时作业等。以上方法各有利弊，如独立作业易明确个人责任，但总体效率低；流水作业专业化强、效率高，如果每批书数量过大则流程循环周期太长。现代编目工作流程按图2、图3所示共有手工、机编、输出产品等许多步骤，每个步骤又包含许多操作，通过对流程的评价、时间和质量分析结果的运用，按实际情况，合理组织本部门的人员，分配好各项工作，有条不紊地完成任务，达到最佳状态，即是组织工作的最终目的。

一些大学图书馆在联合编目系统开始运行后，分析并改进了编目系统流程，对原流程重组为CALIS著录、校对和套编、套编校对4大部分，并对工作人员合理安排，大大提高了工作效率[5]。

3.6 影响编目流程的要素

影响编目流程的要素主要包括上游采访部门的影响，图书采购的时间是否均衡、文献采购的质量等对编目有直接的影响；下游流通部门的影响，流通部是编目部的服务对象，其分类排架方式、咨询服务的方法和内容对编目提出直接的要求；各级领导对编目的期望和要求，编目部人员技术因素对流程的影响；编目流程的结构、内容对流程的影响；本部门环境对流程的影响共5个方面。中小型图书馆一般将采访、编目合一，说明采编联系的紧密性。目前一些图书馆正在进行采编业务外包的试行，有人通过对采编流程的分析，提出将流程简化为：验收（含分编数据校验、图书加工质量验收）→典藏移送，来提高图书馆工作效率。（见图4）。

图4 采编简化流程

将原流程中的事务性劳动全部外包给图书供应服务商，简化了采编工作，增强了管理职能[6]。

4 结语

由于受传统和习惯影响，可能对编目流程的分析产生一定阻力，例如工作人员已习惯于本流程，不愿改变；对流程的分析可能损害一些人的利益；不能发现流程的缺陷等都将成为流程分析管理的阻力。为消除这些不利因素，我们可以先运用系统评价方法5W1H对原流程进行评价，然后明确目标，取得领导支持，群策群力，将阻力减到最小，共同完成编目流程的分析和再造任务。

[1] 王玉香.网络环境下教学型大学图书馆BPR构想[J].情报科学，2011（6）：863-866.

[2] 徐军华.关于国内外图书馆开展BPR的案例述评[J].情报杂志，2009（10）：203-206.

[3] 周明华.编目工作流程设计中的几种关系处理[J].图书情报知识，2005（12）：52-55.

[4] 姜天笑.浅谈科技查新工作中的5W1H分析法[J].情报探索，2011（5）：96-97.

[5] 钱红红，等.汇文系统图书编目流程与工作环节优化[J].图书与情报，2005（5）：77-78.

[6] 程敏，沈引，万国珍.高校图书馆编目业务外包之SWOT分析[J].图书馆理论与实践，2009（9）：98-100.