校园会务管理系统的研究

王晓琳

会议在人们日常工作和生活中时刻发生着，会务管理工作是为保障会议成功召开而进行的重要且不可缺少的事务性工作。繁杂、琐碎的会务工作给人们带来很多困扰。会议的组织管理包括两个方面：一方面是对参会人员的组织管理：另一方面是会议室的预定。目前，绝大多数会务管理仍采取传统、低效的工作模式处理事务性、重复性、意外性强的会务工作，往往造成高成本，低效率的尴尬状况。而会议室作为一个单位的公共资源，它通常存在使用频繁、时间冲突、预约困难、协调麻烦、查询复杂、设备不完善等问题，导致会议室资源利用率低下，造成资源的浪费。

当今，人类社会已经进入飞速发展的信息时代，信息技术和互联网逐步在社会各个领域和层面得到应用，发挥着重大的作用和深远的意义。半智能、智能化管理系统软件的开发将帮助人们轻松解决各项繁琐工作和事务，提高工作效率。本系统的研发成功，将会改变了传统手工作业的会务管理模式，使困扰各个地方的会务难题迎刃而解，将大量从事会务工作的人们从繁重而压力大的会务管理工作中解放出来，轻松、高效完成核心工作，实现了会务工作半智能化、自动化管理。这对于我国会务管理信息化建设工作来说具有划时代的重要意义，且系统具有广泛的社会效益和经济效益。

目前我国对于会务管理工作信息化建设的研究仍处于初级阶段，而这方面的市场需求却是巨大的，而且具有广泛的推广价值。

校园会务事务管理平台是一种网络办公自动化系统，网络会议系统是基于计算机网络的一种支持人们远距离进行实时信息交流，开展协同工作的应用系统。利用本系统，数据获取突破传统模式，从根本上解决了纸质信息字迹难识别，字段漏填，工作周期长，效率低，易冲突，易出错等问题。

本系统能实现校园会务管理过程的自动化，达到提高资源使用效率、节省会议组织者时间、降低使用成本的目的。同时结合快速发展的移动通信技术，本系统还具有会务管理短信通知功能。本系统具体研究远程会务管理系统（视频会议、考勤、行政事务管理）、网上信息交流系统（网上联络、信息共享、数据交流）。具体如下:

1、实现整个会务管理系统过程的网络化。并结合通信技术的快速发展，实现快捷办公，并形成全校范围内的信息交流。

2、可以起草、审核、签发、签收、归档功能。

3、具有完善的身份认证功能。支持基于数字证书的身份认证和信息加密传输，能提供硬件加密的方式识别用户身份，不同级别的身份登录系统及处理业务等。

4、为实现网络会议综合合管理，能方便用户对校园的会议申请、查询和信息进行管理。被批准的申请具有短信提醒功能。可以新建、修改和删除会议室的信息及会议室的预定管理。可以进行会议签到及考勤管理。可以进行文本会议、视频会议及互动会议的系统设计。

校园会务管理系统主要包括：会议申请与安排模块，会议室管理模块，会议签到和考勤模块，网络会议模块，是对学院各种会议进行管理的平台。“会议申请与安排”共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”和“会议室设置”、“管理员设置”和“会议纪要”六个部分。会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。在用户申请会议后，会议管理员未审批通过时，该会议处于“待批会议”中。如果会议审批人已经批准会议申请，该会议进入“已准会议”，不批准则是“未批准会议” 。会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询，查询的结果以列表列出。会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。管理人员可以修改申请的会议信息，并且可以批准或者不批准申请的会议，对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况。

本系统是基于J2EE平台的B／S模式的分层设计的会务管理系统。B／S模式采用了不断成熟的WWW浏览器技术，结合浏览器的多种Script语言和ActiveX技术，通过浏览器实现以前需要专用软件才能实现的强大功能，节约了开发成本，是一种全新的软件系统构造技术。本系统利用开源社区中设计优秀的Struts、Spring和Hibernate框架搭建一个SSH的J2EE的开发平台，构造一个松耦合、高可靠性、周期短、低成本的设计模式，让办公自动化也能在会议的管理中大放异彩。基于J2EE和.AJAX技術体系，跨平台运行，支持各流行操作系统。选用了成熟关系性数据库如Oracle作为实现功能强大的公文流转的存储应用基础，在数据统计分析和与其它系统的衔接方面更加突出，可以加强系统的查询和综合数据处理能力，为提高办公效率和辅助决策提供有力的支持。在较低的成本和工作量上，基于Web Service多层分类的设计，更加容易实现与其它系统的无缝联接。

本系统主数据库采用Oracle或Oracle核心的系统，具备整个学院网上办公的负载、数据处理和存储的能力。实时在线应用大于200用户。系统具有良好的扩展性、兼容性和集成性，具有跨平台、模块化的特点，方便系统的升级和后期维护。另外本系统应提供多种接口，方便办公系统与学院其他系统集成。

本系统采取多种的技术手段来确保数据的安全：数据备份模块采用Veritas Backup，实现ORACLE数据库模块、LOTUS DOMINO数据库的在线备份。对日常的会务工作通过日志记录下所有的操作过程，便于管理员监控备份过程，科学合理地调整备份策略，使备份工作做到最有效、最合理，从而为整个计算机系统提供强有力的保障。会务系统数据交换时使用的加密方式，系统与移动通信数据交换应用数字证书进行数字签名和加密，系统与用户数据交换采用MD5加密认证，服务器采用SSL加密通道，确保数据不被截取和篡改。系统采用电子签章、数字签名、二维码防伪标识等多种安全机制，验证用户身份，保证用户的合法性和唯一性。具有完善的身份认证功能， 支持基于数字证书的身份认证和信息加密传输，能提供硬件加密的方式识别用户身份，用于不同身份的人员登录系统及处理业务等，实现可靠的安全的信息管理，系统采用J2ME技术开发，后台数据库采用Oracle，通过相应的系统开发设计和软硬件的有效结合，达到即时通信的目的，实现了会议组织、安排等事宜的网络化、无纸化、信息化、自动化，解决了传统会议组织形式的低效率、场地时间冲突等突出问题，会议的组织将会变得方便、快捷、高效。

软件系统设计遵循模块化、组织化、标准化、灵活部署等原则进行系统开发，充分考虑系统的实用、稳定、速度、安全以及可扩展性，创造完美的个性化特征。软件系统设计严格遵守国家有关高等院校办公与日常事务管理的各项法律法规，确保系统使用安全保密、方便和灵活。