基于工作流技术的办公自动化OA系统的设计

陈雪韵

1.江南大学物联网工程学院，江苏无锡 214122

2.无锡工业高级技工学校，江苏无锡 214106

网络通信技术的飞速发展，传统办公自动化系统已经不能适应现代办公需求，于是出现了支持集成性、开放性工作流管理，面向群体协同工作的办公自动化系统。

它将现实生活中的业务转换成为计算机化形式，完成工作流的管理及执行，支持处理任务过程中的优化及重构设计，能够灵活的支持协同工作。利用工作流技术设计、实现高校的OA系统，可以实现高校信息电子化管理及高速流转。

1 高校OA系统结构分析

高校的OA系统结构设计由6个模块组成（如表1所示），因为每一个Domino应用都是以其数据库作为基础，Domino数据库可以称为一个容器，包含了设计元素、逻辑关系及应用数据等，所以可以将每一个模块都看作是一个数据库。

表1 高校的OA系统结构设计模块组成及其作用

2 基于工作流管理的高校系统

2.1 流转型业务

1）公文管理。定义公文流程或进行公文的收发、办理、归档等处理过程的定义；

2）签报管理。包括自定流程及签报样式，处理日常办公时各单位非正规文件流转事宜；

3）会议管理。制定、审批会议计划，预定会议资源并发送会议通知，落实会议安排，将会议纪要实时发布；

4）档案管理。归档处理各种重要信息，提供检索、借阅的方便、有效途径。

2.2 事务处理型业务

1）电子信息窗。整理、统计、分析各种原始数据，形成可以辅助决策的信息，实现方便快捷发布通知、公告，线上办公讨论等；

2）系统管理。对整个OA系统实现用户、配置、数据库、权限及性能的管理和系统维护等功能；

3）个人工作台。包括与个人密切相关的内容，如通讯录、日程安排、邮件的管理、链接热门站点等。

2.3 OA工作流管理环境

它是OA系统的模型核心部分，将办公环境问题进行集中解决。功能的实现参照WfMS模型。由5个部分组成：流程建模工具、工作流引擎、工作流相关数据、组织/角色模型及工作项目列表。

2.4 网络平台

是OA系统环境的基础构成设施，由网络通信技术和计算机、及其相关硬件设备组成。

3 高校OA系统的设计及实现

基于邮件、共享数据库及邮件、数据库相结合三种模式是工作流自动化实现的三种模式，即“推”技术、“拉”技术、“群件模式”[2]。此项系统以Notes/Lotusdomino产品为开发平台，结合“推”、“拉”技术，具备先进的B/S结构[3]，将对象形式通过文档数据库进行半结构化、非结构化数据存储，通过“客户-服务器-数据库”形式协同运行。此项高校OA系统的工作流技术软件工具针对性、开放性强，具有跨平台性和易维护性，并且支持的数据存储格式较为丰富。

高校OA系统网络应用更加突出安全设计，实现了办公环境信息化、办公流程自动化。是以电子邮件为核心，将信息处理、信息查询、公文处理、文件管理、办公事务等工作通过网络和相应的软件集成在一起，构成一个现代化的办公环境。高校运作具有特殊性，必须确保网络的安全运行。增加角色管理功能，每个角色代表一类权限类型，用户通过角色获取对模块的访问权限。信息流通性是高校OA系统最重要的内容，即电子邮件系统和公文流转系统，简化公文流转系统，在内部邮件系统中添加word、html等格式的附件这一功能可实现公文流转，简化系统，增强可操作性。本文着重分析“公文管理”模块的设计。它是高校办公自动化OA系统的核心部分，一般分为发文管理和收文管理两个子模块。发文、收文业务相关状态及操作如表2、3所示。

表2 发文审批业务相关状态及操作

表3 收文办理业务相关状态及操作

当前办理人办理完成 提交下一办理人、办理结果反馈、驳回（生成新复本）被驳回的办理结果 签署结果办理意见已办理的收文 注销、归档

4 结论

本文中的系统设计利用Notes/Lotusdomino产品为开发平台，结合“推”、“拉”技术，系统采用B/S结构，通过高速线路向Internet发布，高校可利用学校自有Web应用模式进行系统建设，实现所有的移动办公用户或异地分支机构直接通过Internet与系统进行连接完成业务操作的功能。此项系统的研究对实现高校办公自动化意义重大。

[1]杜威.工作流技术在高校OA系统中的应用研究[D].山东：中山大学，2005.

[2]姬风波，云红艳，高岭，朱海阳.工作流技术在高校OA系统中的应用[J].西北大学学报(自然科学版)，2001，31(4)：281-284.