浅谈企业内部控制制度的完善

2012-10-09山东天恒信有限责任会计师事务所济南分所刘红波

财经界(学术版) 2012年6期

关键词：单据定期存货

山东天恒信有限责任会计师事务所济南分所刘红波

一、A公司内部控制存在的问题

(一)基本情况介绍

A公司成立于2002年，是集商品鸭养殖孵化、屠宰加工、熟制品加工、鸭绒加工为一体的农业产业化重点龙头企业。公司注册资本接近5000万元，总资产2.8亿元，是目前单线生产规模最大的家禽屠宰加工企业之一。

(二)销售与收款环节存在的问题

未按期向客户寄送对账单，对于应收账款催收制度的履行情况也不佳，企业存在应收账款长期挂账的情况；库存商品管理松懈，发出库存商品的出库单未编号；大量销售收入通过现金及个人银行卡结算，出纳未定期核对银行日记账与银行对账单，企业存在大量的未达账项。

(三)采购与付款环节存在的问题

月末企业未对原材料采购货到而发票未到项目进行暂估，造成原材料账面出现负数并跨期记账；做采购账务处理时，所附原始单据不完整，部分缺少入库单；大量的采购业务通过现金而非银行存款账户进行结算；未定期与供应商对账，应付账款明细科目设置不规范，没有依据供应商设置明细科目，而是根据采购商品的类别如合同鸭、合同苗等项目设置明细科目，无法准确反映对每个供应商的往来。

(四)生产与存货环节的问题

生产成本核算不规范，公司在孵化阶段向养殖场供应鸭苗时，应该对生产成本进行结转，不应做为收入核算，加工厂向养殖场开具农产品收购发票应以鸭苗的实际成本和养殖过程中实际发生的成本而不能以毛鸭的市场价格为依据；存货出入库管理存在漏洞，未进行恰当的职责分离；未定期进行存货盘点。

二、A公司内部控制问题的原因分析

本文分析的三个循环相关的内控情况如下：应收账款的控制制度存在缺陷，企业未建立完善的应收账款账龄分析逾期催收制度；未设立恰当的授权审批制度，对赊销审批未有恰当控制，未对客户的信用水平进行评估就销售，致使企业存在大量账龄较长的应收款；未进行适当的职责分离和业绩评价，存在不相容职务由一人承担的现象业绩考评制度不健全；没有建立完善的账实盘点控制、库存现金限额控制、岗位分离控制及授权审批等货币资金内部控制；没有建立完善的存货内控制度，库存商品没有进行适当的分区，排放混乱，未能有效的执行存货盘点制度，存货保管人员与记录人员职务未分离、入库单向财务传送不及时、出库单没有编号等，这些都是企业存货管理存在的漏洞；该企业的会计人员专业基础及实际工作经验较差，对于采购及生产成本的核算等业务，不能进行规范的账务处理。

三、A公司内部控制问题的解决对策

(一)建立健全内部控制制度

1、销售与收款环节的内部控制制度设置

按月寄送对账单，促使客户在发现往来款余额不正确后及时反馈有关信息，查找差异原因；采用有连续编号的单据作为出库单，防止销售以后遗漏或重复向客户开具发票或登记入账；建立应收账款账龄分析和逾期催收制度，销售部门负责催收，财务部有效督促，对催收无效的逾期账款应报告有关决策机构，以决策是否通过法律程序解决；按客户设置应收账款台账，登录每一客户余额增减变动情况和信用额度使用情况，对长期往来客户建立完善的客户资料，实行动态管理；适当的职责分离，例如：负责主营业务收入和应收账款记录的职员不得经手货币资金等；建立健全货币资金管理内控制度，减少现金收支，禁止现金坐支，做到日清日结，银行账户及时对账，每月编制银行存款余额调节表，及时查找未达账项。

2、采购与付款环节内部控制制度的设置

应当建立采购与付款业务的预算管理制度，严格控制预算外采购；采购单据及时传递并进行正确的账务处理，验收人员和仓管人员应将制作好的验收单据和入库单及时送交财务部门，每月月末如存在货到而发票未收到时，应做暂估入账，待期后收到发票时再做红字冲销并按实际金额入账；加强单据管理，对于一项购货交易，其请购单、订购单、验收单和卖方发票应齐全并附在付款凭单后，订购单、验收单及付款凭单均应事先连续编号并将已完成的采购登记入账，由独立的人员对单据的完整性和真实性进行定期的核对；应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项，在办理付款交易时，应当进行严格审核，符合支付条件的应付款项需经授权审批后方可办理结算与支付；定期定期核对往来账，如有不符，应查明原因，及时处理。

3、生产与存货环节的内部控制制度的设置

应对生产指令的授权批准、领料单的授权批准、工薪的授权审批三个关键点设置特别审批或一般审批，成本核算也应以经过审核且事先编号的生产通知单、领发料凭证、产量和工时记录、工薪费用分配表、材料费用分配表、制造费用分配表为依据；采用适当的成本核算及费用分配方法，并前后期保持一致；存货保管人员与记录人员职务相分离，两者各司其职，定期核对；定期进行存货盘点，存货有序摆放、定期整理，分派独立的人员对存货的数量、状态进行统计和检查，及时发现存货是否发生减值。