档案征集工作的探索与思考

赵亚军 陆丽华［金坛市档案局（馆），江苏金坛，213200］

档案征集工作的探索与思考

赵亚军 陆丽华［金坛市档案局（馆），江苏金坛，213200］

近年来，随着档案资源体系建设的加强，档案征集工作得到了高度的重视。金坛市档案馆在领导的重视馆藏资源的丰富和结构优化，增加了档案征集的投入，加强了征集队伍建设，加大了档案征集的宣传，使得征集工作亮点纷呈，馆藏建设也得到了不断的丰富和发展。面对不断发展的形势，需要更加规范有序地开展征集工作，需要完善档案征集上的一些不足之处，因此，我们通过总结近年来档案征集的工作实践，积极探究一些档案征集规范化的问题。

一、档案征集方法的有序化

档案征集应立足于自身的馆藏体系，立足于社会对档案利用的需求，而不是孤立地寻找档案征集目标和制定档案征集计划。为此，我们通过理清档案征集思路，实现了档案征集工作的有序推进。

1.征集工作首先需要领导的重视。征集工作是拓宽收集档案资料的工作，不仅需要人力和经费的投入，需要大家的理解，还需要领导的号召。在2005年，我局馆组织召开了“金坛市艺术界名人档案征集资料座谈会”，市委副书记张建华出席会议并作重要讲话。这次会议对金坛市档案馆的名人资料征集工作起了关健性的推动作用，在尔后几年，我们征集了全市13位国家级会员艺术界名人的档案资料，大大丰富了名人档案的馆藏资料收集。

2.需要形成有效的征集网络。首先可以将全市各部门的档案员作为档案征集网络的基本成份，另外可以聘请热心档案事业又具有丰富地方史志知识的老同志为义务征集员，再就是根据某一具体事务召集相关人员建立联系。通过建立征集网络促进档案征集工作的有效开展，可以有效地捕捉档案征集线索，可以有效地为收集资料提供征集渠道，我们认为征集网络是征集工作的抓手和触角。我局通过档案征集网络帮助征集了很多档案资料，如“茅山新四军布告”、“1984年胡锦涛来金坛”、“抗战时期老照片”、“金坛老照片”等。档案征集网络可以使档案征集工作更加卓有成效。

3.征集工作要注重媒体宣传。通过媒体发布征集公告，使广大群众参与其中；通过媒体可以加大档案宣传的力度，提高档案征集的影响力；借助媒体可以广泛传播征集的史料内容，增强捐赠者的荣誉感认同感，引起社会的广泛关注，也增强了社会各界对档案的理解和支持。与媒体的联系基于可以共享档案资源，档案部门发掘可征集的档案史料，媒体部门宣传这些史料新闻，因此，我们可以彼此合作，为新闻部门提供档案利用的同时，也宣传和拓展了我们的档案征集，一举多得。近年来，我们与媒体配合进行抗日题材的档案征集活动，如根据“日本老兵本多立太郎来金坛谢罪”、“十个无名烈士埋在哪里”等新闻报导，我们档案部门在其中做了深层次历史调查，如参与揭示金坛慰安所历史遗址的调查，帮助对抗日老战士史扣富的身份证明。近期，因在茅山乾元观征集到1936年原茅山乾元观老照片和康熙44年画家笪重光作品“茅山全景图”，与媒体配合开展宣传“金坛市茅山乾元观”的活动。

4.征集工作与业务工作协作配合。征集工作与业务指导工作协作并进，一是增加工作接触面，二是增加与业务单位的工作交流。经验表明：熟悉的人更容易开展工作，更容易挖掘到新的档案征集线索。作为档案局馆一盘棋的观念，需要全局馆的同志共同为征集工作出谋划策，同心协力。如在对学校的业务指导中，我们征集了《水北中学校史》；在卫生系统的指导中，征集了“金坛人民医院老照片”；在村级档案业务指导中，征集了金坛市黄金村的一些档案资料。

5.征集工作与专业部门协作配合。档案征集需要专业的知识和专业的渠道，这就要求我们能够很好地利用各个部门的协作关系做好档案征集工作，做到虚心向不同的部门请教专业知识，拓展我们征集档案的广度。近年来，我们与市农林局联合开展金坛市特色农产品档案资料征集活动，与工商局配合开展金坛市驰名商标和著名商标的档案资料征集活动等。

6.紧扣全市中心工作、时事热点开展征集。借助全市中心工作整体推进，做到既不妨碍部门工作，又从中获得所需要的档案资源，也便于档案对社会的服务利用。还可新增档案结构门类，拓宽档案资源的征集范围。单一征集会越征越少，多方位多角度的征集潜力更大。档案征集需要与时俱进，广开征集门类，才能更好地服务社会和服务民众。配合开展全市各重大活动进行档案资料的征集，先后开展了“第五届中国·金坛国际剪纸艺术节”、“第十届道教音乐汇演在金坛茅山乾云观”、“纪念建党90周年”活动资料征集等。

7.加强档案征集的知识素养，做一个档案征集的有心人。工作过程中如何发现有价值的档案征集目标，要求我们必须具备有一双慧眼，需要我们不仅有档案方面的素质，还要有文史方面的知识和文物鉴赏方面的才能。“金坛古秧歌灯唱本”就是我馆一个领导同志慧眼识金的结果，此件物品当时并不起眼，而后来这件物品却在申报金坛地方非物质文化遗产中起着至关重要的作用，并使“金坛秧歌灯”被认定为省级非物质文化遗产。

二、档案征集工作的程序化

在我们进行大量征集档案工作实践的同时，发现征集工作程序还需要进一步规范。

1.开展征集档案的程序要规范。

曾有一次在乡镇的民营企业进行资料征集时，听到有关企业反映有其它一部分人也在搞档案征集，而且打着市档案局的名义向企业收取档案征集费。后来了解，其实这些人是一帮骗子，借基层企业不明白情况进行诈骗活动。而我们进行征集行为的工作程序是比较规范的：首先形成有关联合征集的政府性文件；其二，通过乡镇人员联系配合，而不是贸然行动干扰企业的正常工作；其三，所有征集活动不会向企业或个人收取任何费用；其四，我们在特定时候会颁发征集证书或征集凭证，甚至会有一些征集奖励费用。

2.征集档案的鉴定程序要规范。

在征集过程中，我们会遇到各种征集对象和各种征集种类，对于各种情况都需要具体地对待，也需要有一套档案馆的征集规范加以管理约束。我们在征集过程中，发现常会遇到两类不同的人，一类人是不愿意拿出档案资料，或者只愿意拿出一些没有太大价值的资料；还有一类人就是不管你是否愿意征集这方面的资料，也不管他的资料是否有价值，他会主动将资料送到档案馆来。这里就存在对档案价值认定和是否接收的问题。另外，我们在征集过程中，会遇到各种门类的档案：有的是一般性资料，而有的是史料性质；有的是历史性的物件，有的却是文物级的宝物；表现在学科领域也不一样，有的是艺术类的字画，有的是科学类的工艺，等等。出于对进馆物品、征集当事人的负责，我们必须组织成立对征集物品进行鉴定的专家组，以便能够准确地对进馆物品的价值进行认定，以决定是否收藏，以及如何奖励、如何保管，做到安全可靠。

三、征集档案整理方法的规范化

随着档案馆征集工作的深入开展，各类社会上的具有一定价值的人物档案、地方特色档案、重大活动档案、其他零散档案等相继被征集进馆，但由于这些档案一般难以归入现有的某个全宗，致使档案部门对这些征集进来的档案一时无法进行整理，从而只能进行临时征集档案的具体整理方法

征集档案的全宗号

第一种（人物档案）

文字说明：

（1）征集到的人物档案作为一个档案汇集全宗群G，其中每个名人的档案分别设立小全宗号，如：段玉裁G1、华罗庚G2、张律均G3……

（2）每个小全宗按照不同的载体形式给定不同的分类号，如G1，文字材料分类号是1，照片是2，光盘是3，实物是4，每一个分类号下面排列一个流水号。

（3）优点：每个分类号下面便于增添新的档案，缺点：照片、光盘档案册要用活页的，可能会增加成本。

第二种（地方特色档案）

文字说明：

（1）征集到的地方特色档案作为一个档案汇集全宗群J，其中每类地方特色档案分别设立小全宗号，如：特色农产品J1、非物质文化遗产J2、著名驰名商标J3……

（2）每个小全宗按照不同的载体形式给定不同的分类号，如J1，文字材料分类号是1，照片是2，光盘是3，实物是4；①文字材料整理方法：由于每个小全宗下又有许多小类，如：特色农产品J1包括直溪红香芋、朱林水芹、沁玉牌水磨糯米粉……而文字材料按“件”整理，可通过“机构—问题”给定不同的代码分开整理编号，保证以后增加新的文字材料的延续性；②照片、光盘整理方法：由于每类地方特色档案作为一个小全宗，所以照片、光盘就不像文字材料一样分开整理编号，而是按照征集进馆的先后顺序排列编号；③实物档案整理方法：考虑到实物档案摆放的规律性，所以每个小全宗下的每个小类的实物通过二级分类号区别分开整理编号。如：特色农产品J1的实物档案一级分类号是4，则直溪红香芋的实物档案分类号是4.1，朱林水芹的实物档案分类号是4.2……每个分类号下的实物档案分别编制一个流水号。

（3）优点：照片、光盘档案册不需用活页的，节约成本；缺点：如果每个名人的照片、光盘以后有增加的，不能延续在以前归好的档案后，但通过电脑检索没有问题。性的存放，这就从管理上形成了漏洞，对档案的安全保管和开发利用造成了严重影响。

如何对这些征集档案进行整理？我们档案馆通过向上级和同级档案部门进行咨询，结合本地的实际情况，拟定了一个整理方案。

活动专题档案和零散档案根据实际情况参照以上两种方法整理。

我们通过对档案征集经验的总结，探索和发现档案征集工作的“三化”（档案征集方法的有序化，档案征集工作的程序化，征集档案整理方法的规范化）建设，完善工作中不足之处，推动档案征集工作长效发展。