创新档案服务机制 拓展服务民生功能

东海县档案馆（江苏东海，222300）

创新档案服务机制 拓展服务民生功能

东海县档案馆（江苏东海，222300）

东海县创新社会管理和服务民生工作，在全国率先建成了融为民服务、应急联动、数字城管、人民防空、权力阳光、平安监控、人民武装等八大功能于一体的综合服务民生和应急指挥平台——东海县民生热线暨应急指挥中心（简称民生热线），受到中央和省委的高度重视和充分肯定，引起了国内外媒体的普遍关注。民生热线每天24小时受理群众电话求助，县内居民无论身在该县什么地方，只要拨通民生热线“122”就可“一号联动”，随时都能得到该热线提供的应急、救助、咨询服务，解决了过去群众有事不知找哪个部门或打什么电话的问题。群众电话求助中能现场解答的咨询类事项，由受理员直接解答或以三方通话的方式由职能部门在线解答，不能现场解决的则由指挥中心转交相关职能部门限时办理，并由指挥中心通过电话、短信、网络、电视媒体对办结事项进行公示，接受群众监督。

档案工作是党和国家事业的重要组成部分，与事关群众切身利益的民生工作紧密相连。民生热线这一社会管理和服务民生的创新之举，给档案馆服务中心工作、服务社会、服务广大人民群众开辟了新的途径和领域，带来了新的机遇和挑战。我馆与应急中心协商，加入民生热线，借助这一载体，有效拓展了档案服务民生的功能。我们的具体作法是：

一、认清形势，形成共识

充分认识到解决民生问题不仅是党和国家当前以及今后一个时期的主要目标和工作任务，而且关系到国家的兴旺发达和长治久安，关系到亿万人民的长久幸福。档案工作服务民生、服务人民群众，是档案部门在新的历史时期的重要任务，是在档案工作中贯彻落实科学发展观的直接体现，而科学发展观的核心就是以人为本。2010年档案局新的领导班子成立后，一致认为档案局（馆）作为县委、县政府的直属部门，在新的形势和条件下，应该主动融入民生领域、自觉服务民生，围绕大局，创新思路，充分利用“122”民生热线这个平台，把其当做是沟通和联系群众的桥梁和纽带、追求更加良好的作风效能和优质服务环境的方法和途径，真正把关注民生、重视民生、保障民生、改善民生作为档案工作不可分割的一部分，更好地为全县经济跨越式发展服务。

二、加强宣传，营造环境

由于百姓的查档观念大多还停留在现场查阅的传统方式上，如何让百姓知晓和信任“122”热线可以查档，针对这种情况，我馆加大宣传力度，积极配合民生热线进行档案查阅利用的宣传工作，通过东海电视台、电台、《今日东海》、自制宣传单等媒介进行广泛宣传，让百姓了解更多的查档利用方式和效果。针对广大民众对档案的陌生和不了解，出台一系列政策和措施，鼓励全体干部职工借助新闻媒体多写信息，对局（馆）的工作动态、政策法规、名人档案、珍贵档案等信息，通过各级党报、党刊、电视台等媒体宣传档案工作、宣传档案馆馆藏资源，让档案走向社会、为民众服务，改变档案藏身寂寞深闺、无人问津的局面，实现与社会同步发展。

三、创新方式，主动服务

一直以来，人们普遍有一种保守认识，认为档案工作就是简单的“闭门整档、看门守摊”，档案工作处于等客上门、你要我查的被动服务状态，缺乏主动参与意识。加入“122”民生热线以后，我馆定期举行“档案接待日”活动。局馆领导及相关科室人员到中心指挥大厅现场办公一天，现场为群众解决档案的收集、整理、查档利用等问题的咨询、求助事项。仅第一个接待日当天，就接到涉及档案的咨询、求助事项28件，其中，咨询及现场解答的事项20件，到档案馆现场查阅档案资料事项8件。接待日的举办进一步提高了事项的转办效率，得到了群众的普遍认可，变被动为主动。同时通过“122”民生热线我们还提供以下四项服务：

1.开放档案在线利用。以三方通话的方式由我馆受理人员在线解答群众向民生热线提出查阅利用开放档案的相关求助，在确定所需查阅利用的开放档案并办理相关身份确认、登记等手续后，以电话、QQ、信函、电子邮件等方式为群众提供开放档案摘抄件、复印件等利用服务。

2.政府公开信息在线利用。以三方通话的方式由我馆受理人员在线解答群众向民生热线提出查阅利用包括已公开现行文件在内的政府公开信息的相关求助，具体服务途径和方式与提供开放档案在线利用相同。

3.非公开档案查阅利用在线咨询服务。以三方通话的方式由我馆受理人员在线解答群众向民生热线提出查阅利用非公开档案的相关求助，为群众提供查找档案的线索和方法等咨询服务。

4.查阅利用民生档案在线预约服务。以三方通话的方式由我馆受理人员在线受理群众向民生热线提出查阅利用涉及民生档案，特别是婚姻登记、建房许可、优抚军人、退伍军人、知青、公证、诉讼、户粮等涉及个人隐私档案相关求助，为群众提供查找档案的线索和方法、约定查档时间及应注意相关事项等预约服务。

四、突出重点，分步推进

由于档案查阅利用工作具有较强的政策性、专业性和限定性，我馆通过以下几个步骤扎实推进：

1.开通民生热线连接电话，专门用于以三方通话的方式为群众提供在线服务。

2.通过招考公务员，选配能胜任受理群众求助的工作人员，并选送参加相关业务培训。

3.建立并上传供群众浏览和查阅利用的开放档案、政府公开信息文件级目录及全文信息数据库。

4.建立社保档案、婚姻档案、知青档案、计划生育档案、退伍军人档案等各类涉及民生档案全文信息数据库。

5.完善档案馆网站应用系统，增设相关功能模块，适应开展民生热线档案服务的需要。

经过一年多的努力，我们的这一工作受到了广大人民群众的普遍好评。开通热线以来，档案馆共接待利用民生档案2352人次，调阅案卷7056卷次，出具证明1207份。其中：涉及到参加各种保险的1360人次、5161卷次；查找工作时间、工龄的526人次、943卷次；查找知识青年下乡时间证明的65人次、189卷次；查找工作经历、职称评定方面的18人次、149卷次；查找各种津贴、补贴待遇方面的32人次、95卷次；查找婚姻证明的266人次、232卷次；查退伍时间的85人次、287卷次。实实在在地解决了关系老百姓切身利益的一些问题，成为了政府服务民生的好帮手，真正做到了想民生之所想、急民生之所急、解民生之所需，产生了良好的社会效益和经济效益，维护了民权，方便了民众，造福了民生，为和谐社会共建做出了可喜的贡献。