连锁药店采购模式改革探索

刘 杰

(东北制药集团供销有限公司，辽宁 沈阳 110023)

采购，是连锁药店供应链的源头。笔者以行业自身情况为基础，提出了采购改革的一些设想和方案，拟从供应商评估选择、采购风险控制、采购绩效管理、采购成本控制4个方面来分析改善采购业务流程的方法。

1 供应商评估

1.1 供应商评估维度

首先必须确定供应商评价维度，建立实质性目标，重新梳理企业业务流程，从而提高运营效率。在选择供应商之前，应该对供应商进行全面、客观地评估，并根据可以量化的评估结果选择供应商。笔者所在的医药连锁有限公司对供应商的评估主要从以下5个方面着手，如图1所示。供应商评估的目标非常明确，具体体现在:获得符合企业总体质量和数量要求的产品;确保供应商能够提供最优的产品和最及时的供应;在保证供应质量的前提下，充分降低采购成本;形成供应商淘汰机制;维护和发展良好的、长期稳定合作的供应商，与优秀供应商建立战略合作伙伴关系。

1.2 分级

图1 供应商评估维度

供应商评估维度确定之后，每年定期进行1次评估。供应商评审人员应本着公平、公正、客观的原则进行等级评估。公司根据分级结果对供应商进行相应的关系维护管理，保证稳定的供需关系。对供应商评估分级可以帮助企业建立可靠的供应网络，并维持同优秀供应商的互惠合作，减少企业采购工作中的固有风险，降低采购流程的总体运行成本，提高采购效率。供应商评价指标体系是企业对供应商进行综合评价的依据和标准。评价指标的设定应该尽量做到全面、客观、可量化。供应商的评估分级采取如下评分策略，详见表1。

表1 供应商评价表

2 采购风险控制

2.1 采购风险分类

采购风险主要分为采购外因风险和采购内因风险两大类。采购外因风险包括:质量风险、价格风险;批量采购、长单合同还可能因为价格下跌而引起采购损失;还有意外风险;另外还包括合同风险，即合同主体作假、虚假发票、供应商单方终止合同、故意违约等风险。采购内因风险有3个方面:一是预测风险，即因市场需求发生变动，影响到需求预测的准确性的风险;二是存量风险，即由于缺货、库存积压而带来的风险;三是道德风险。

2.2 采购风险管理策略与方法

采购风险管理策略主要有预防风险、回避风险、减轻风险、转移风险、应急措施和自担风险6个方面，如图2所示。具体的风险管理采用以下方式推行，如图3所示。

针对存货风险，采取的措施是时间控制，盘活库存，及时清理和报告;针对合同风险，采取的措施是培训采购人员法律知识、定期跟踪调查合同;针对预付款风险，则对供应商产品质量、价格、财务状况等进行分类管理，加强预付款购货的追踪管理，防止欺诈行为;针对采购中的道德风险，在科学设置监督机制的同时，加强员工责任心教育，并在关键的采购岗位设置不定期轮岗制度。

3 采购绩效管理

对于医药连锁零售企业，企业之间经营方式极其相似，同质化严重，可以说对成本的控制在很大程度上决定了企业经营的成败。建立科学的采购绩效衡量体系来评价采购绩效，通过适合的绩效评价方法引导采购人员的采购行为，对于促进采购与供应管理工作具有重要意义。

采用平衡计分卡对采购绩效进行评价是一种比较理想的方式，其全面性、系统性和可行性可使企业建立高效的采购业务流程。平衡计分卡的核心思想，也就是通过财务、客户、内部流程以学习发展这4个方面的指标间相互驱动的因果关系展现组织的战略轨迹，可以从推进战略到执行的角度实现绩效持续改进。

对于具体指标的设定，从财务角度重点考虑4个方面，即可度量的采购成本节约，价格变化趋势和价格指数之间的对比，所采购商品占有的总成本和单笔交易成本，以及采购预算执行情况的考核;从客户角度重点考虑4个方面，即与所采购的商品有关的消费者投诉次数和影响强度，内部客户(即连锁门店)的满意程度，组建跨职能部门的小组考核部门协调情况，以及评估和选择供应商工作的执行情况;从内部业务流程角度主要考虑4个方面，即供应商的集中度，满足优秀供应商要求的比例，采购过程的及时情况，以及采购订单的平均价值;从学习与成长角度主要考虑3个方面，即培训完成情况及完成质量考核，部门之间分享的高效工作方法，以及业务流程改进、人员满意度和人员流失率考核。

其中需要特别说明的是，通道利润主要体现为进场费、上架费、专柜费、促销费等。采购绩效评价中对通道利润的指标考核占据了较大权重，因为通道利润的高低更多依赖于采购合同和交易条件，而这正是采购人员个人价值的体现。

4 采购成本控制

采购成本的控制是医药连锁行业经营过程中最重要的一环，良好的采购成本控制就是企业成功的一大半。采购价格的高低直接关系着企业销售最终端——门店的形象，同时也关系到企业利润的重要来源。

首先，要在制度层面强化采购行为，明确采购程序，以此提高采购效率和质量。在采购制度的设计上，明确职责分工和审批权限，通过分权制衡的方式来严格控制采购价格。在对采购成本进行控制的过程中，要纳入对信息收集汇总、采购申请、采购计划、询价、供应商谈判、签订合同、采购订单、货款结算等业务过程的控制，其目的在于确定最优的采购价格、确定合理的采购订货量、实行严格合理的采购付款控制。

其次，采购计划部门要及时汇总门店需求信息，然后对不同的采购方式进行对比，找出成本最低的采购形式组合。

另外，还要针对不同类别商品建立起规范的采购定价流程。核心内容是广泛采用询价、比价、估价、议价等方式，合理确定采购价格。在询价方面，采购部人员利用网络信息、行业协会、市场采价等多种渠道，快速获取市场最高价、最低价、一般价格3类信息;在比价方面，建立比价体系;在估价方面，应成立估价小组，自行估算出较为准确的底价;在议价方面，应根据底价资料、市场行情、采购量大小和付款条件等因素与供应商商议出合理的价格。为了激励采购人员，还可对采购成本降低的给予适当奖励。

综上所述，通过以上4个方面来改善采购业务流程，会使连锁药店的采购工作更加科学有效，会使企业的运营效率得到更大提升。笔者认为，医药连锁企业中，采购工作不能仅仅依靠采购人员个人能力的发挥，必须引入科学的管理技术来降低企业对员工个人能力过于依赖的现状，全面降低业务流程中员工决策的弹性，重塑采购业务流程，用高效的数学模型及严格的制度来约束采购人员的自由裁量权，有效避免潜在的问题。