高职教学档案管理研究

刘国华

（江苏农林职业技术学院 江苏 句容 212400）

高职教学档案管理研究

刘国华

（江苏农林职业技术学院 江苏 句容 212400）

针对高职教学档案管理现状，结合江苏农林职业技术学院教学档案管理的探索与实践，本文从教学档案的作用、内容构建、存在问题等几个方面，探索了高职教学档案的管理方法，旨在为其他同类院校提供借鉴。

高职；教学档案；管理

随着高职教育的发展和现代信息技术的进步，教学档案管理工作在高职院校教学工作中的作用日益突出。高职教学档案是具有利用价值的文字、图表、声像、光盘等不同载体的教学和管理资料的总称。教学档案作为教学活动的原始记录凭证，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是进行教学改革和教研活动的基础资料，也是研究和处理问题的原始证据。教学档案直接来源于院系教学管理、教学实践和教育研究活动中。随着教学水平评估、国家示范性高职院校建设、院系二级管理的稳步推进，通过几年的探索，教学档案的建设与管理基本处于一种良性循环状态。

教学档案的作用

教学档案为学院的发展和改革提供依据 通过对具有完整性、原始性、系统性的教学档案分析研究，可以了解学院现状和师生的具体特点，为决策者制定科学合理的师资队伍建设规划和学院的远景发展规划提供理论上的支撑，同时可从中汲取经验和成果，不断提高办学质量。

教学档案为提高教学质量和师资水平提供依据 教学档案是历史凭证和真实记录，是反映教学管理、教研水平的依据，能够为教科研管理提供参考，是进行教学改革和教研活动的重要基础资料。

教学档案是教学水平评价工作的重要基础 教学档案为客观评估教师、全面分析学生提供了翔实具体的资料，通过它可以了解教师、学生的特点，有针对性地提高师资水平，做好学生管理工作。

教学档案是教学检查、评比评估的重要依据 教学档案材料直接来源于一线教学，在教学评比评估工作中是非常重要的一环。通过对教学档案的查阅，进行横向纵向的比较分析，能够客观反映院系教学水平，同时教学档案是否齐全、规范，教学管理工作做得好坏也可以直接反映院系的教学管理水平。

教学档案是具有重要价值的交流纽带 无论教学档案属于纸质化还是电子化，都具有校内校外的交流价值。教学档案在教学实践和教学管理过程中不断产生和更新，信息化时代的到来使教学档案能更好地发挥交流、借鉴的功能。

教学档案的内容构成

教学档案的内容主要包括教学文件档案、教学运行档案、教师业务档案、学生学习档案等。其具体内容包括教学文件、课务、考务、学生学籍、教研室相关资料、教学督导相关资料、实验实训资料等（如表1所示）。从表1中可以看出，在教学档案中基本涵盖了教学基本材料，教与学等一系列教学过程中形成的资料，对掌握教学过程中所出现的相关情况提供了一个很好的原始数据，可为今后的教学研究提供理论与实践方面的支撑。

表1 教学档案具体内容分解表

教学档案管理存在的主要问题

教学档案意识不强 随着高职二级管理的进一步推进，教学档案的管理下放到系部，而教学档案来源于教学实践、教学管理第一线，教师在重视教学中心工作的同时，未能认识到教学实践过程中形成的档案的重要性，教师相关教学业务资料上交不及时都反映了教学档案意识不够强。

制度不完善 主要表现在以下方面。

1.缺少统一的、可执行的教学档案管理标准。由于教学档案管理工作起步较晚，制度不健全，系部教学档案的检查与管理属于学院教务处，但教学档案材料归档隶属学院的档案室。系部教学档案的归档没有相应的管理制度，缺少统一的、可执行的标准，从而导致教学档案的分类、整理带有一定的随意性，归档范围不明确，整体工作不能按照《高等学校档案实体分类法》实施，因此，制定科学、合理、可执行性较强的标准具有非常重要的意义。

2.人员业务素质不高。院级一般都有专职的档案室和档案管理人员，而随着二级管理的推进，系部未能及时配备专职的档案人员或临时管理人员。同时人员缺乏专业培训，导致教学档案管理不熟悉，档案归档不及时、漏归档、乱归档的现象时有发生。一些重要的原始资料没有保留或被人忽视而丢失或遭到损毁，导致教学档案材料不齐全，为教学的可持续发展带来一定的影响。

3.资金、设备投入不足。实行院系二级管理后，由于院级财务上没有单列档案管理方面的专项资金投入，导致设备缺乏，加上办学规模不断扩大，教学档案的存放场地严重不足，在一定程度上影响了教学档案管理工作。同时教学档案信息化建设资金有限，也是制约教学档案管理工作的“瓶颈”。

4.信息化程度不够。在教育部教学水平评估的影响下，现阶段高职教育开展的教学管理改革一般都启用教务网络办公系统。而高校教学档案基本上还是以传统的纸质档案为主，占用了大量的库房空间，且管理成本高。同时，教学日常管理的材料存档不齐全，各系、部之间的档案难以进行交流，这些都导致教学档案信息资源难以实现共享。

教学档案管理的探索与实践

建立较为完善的教学档案管理规范 根据教学档案的具体特点，结合《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》等法规，高校教学档案管理应由教学档案管理人员具体牵头草拟制定，以体现教学档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应包括：教学档案管理工作实施细则、教学档案的编目分类方案、档案的保管借阅制度、各级档案管理人员的职责与奖励制度。通过这些制度的贯彻执行，规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化轨道，并逐步形成良好的运行机制。

加强教学档案管理人员业务素质培训 人是关键因素，从未来发展的趋势来看，具有一支既懂档案知识，又懂教学管理，并能运用现代化手段的教学档案管理队伍是做好教学档案管理工作的关键。院系应配备专职或兼职的教学档案管理人员，明确责任，并对其进行档案专业知识的系统培训，使他们掌握档案工作的基本知识和专业技能，同时也要加强对现有档案人员的计算机和网络技术知识培训。

完善教学档案预立卷制度 预立卷制度是指教学档案管理人员按照相关规定的要求和内容，预先设定相关文件盒，再从系部教职工手中对有关教学材料进行专门收集，分类存放于对应的文件盒内，便于年终进行整理。同时凡是学院各项教学活动中形成的具有保存价值的文件和资料，均应作为教学档案归档范围，在操作过程中应有专人负责，确保教学档案的准确性和完整性。

实现教学档案管理信息化 教学档案管理信息化是提高高校教学档案管理效率的必由之路。档案信息化是利用信息处理的自动化，实现档案与文字的一体化管理，实现档案信息的高速检索，对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化存储，以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，达到档案资源的互通与共享。结合国家颁布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》和《电子文件归档与管理规范》等法规，要进一步加强教学档案的信息化建设。如以一些优秀的教学研究成果、典型的教案、备课笔记、相关专业的课程试题库、学生的相关信息等基本元素组成教学档案的信息资源库，在校园内部实现资源共享，并在条件成熟的时候建立网上教学档案馆，实现档案资源的社会共享，最大限度地延长教学档案的寿命。另外，在加强信息化建设的同时，要注意档案信息网络安全性管理。

随着我国高职教育事业的发展和教学改革的深化，科学、规范的教学档案管理工作的重要性将会越来越显现，建设信息化教学档案管理共享平台符合时代发展的需要，可以更好地服务于高职院校，服务于广大的师生，服务于社会。

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G712

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1672-5727（2012）07-0047-02

刘国华（1975—），男，江苏东台人，研究生学历，江苏农林职业技术学院讲师，研究方向为教学管理。