建设工程电子档案接收与管理的实践

◎ 芜湖市城建档案馆馆长 黄 飞

从2006年开始，芜湖市城建档案馆历经6年努力，经历了偿试阶段、理论提升阶段，最终实现了通过互联网在线（以下简称：网络方式）收集与管理建设工程电子文件。现将芜湖市城建档案馆在项目中的建设经验与大家进行探讨。

一、芜湖市开展网络方式收集建设工程电子文件的情况

1、城建档案目录网络方式管理初期的偿试阶段。

2006年，在贯彻落实《全国城建档案信息化建设规划和实施纲要》目标“信息（目录）中心”建设时，芜湖市城建档案馆以远程管理方式建设全市的城建档案目录中心。初期主要是对市区相关部门城建档案室所藏资料进行远程目录归结。

2007年后为方便市重点工程管理，解决城建档案馆派人驻点问题，逐步将网络方式管理档案目录应用于现场管理，完成建设现场资料收集与管理。

2008年开始直接通过网络方式开展指导建设单位实现建设工程档案收集与整理，做到卷内目录录入后直接归档，但每个工程到馆后相对系统是孤立的。

2、建设工程文件网络方式管理的理论网络方式提升阶段。

2009年，芜湖城建档案馆在参与起草《安徽省城建档案信息化建设标准（DB34/T1014-2009）》时，提出了建设工程档案数据同步跟踪管理子系统，为城建档案管理信息系统的一个重要子系统，以解决城建档案的来源问题，在理论层面上确认了城建档案的网络方式管理方向。

3、建设工程电子文件网络方式收集与管理的实践。

2009年11月，芜湖市城建档案馆以《安徽省城建档案信息化建设标准（DB34/T1014-2009）》为依据与深圳世纪伟图公司联合研发了《芜湖市建设工程资料在线同步跟踪管理系统》，建立了建设工程文件资料在线编制与电子文件在线跟踪管理、归档移交一体化管理。

2010年底，此项目通过《安徽省住房和城乡建设厅2011年科学技术项目计划》的审查，并推报《住房和城乡建设部2011年科学技术计划项目》，于2011年12月5日顺利通过部、省组织的验收。

《芜湖市建设工程资料在线同步跟踪管理系统》已经分阶段全面投入使用。使用情况如下：

第一阶段：2011年4月开始，凡需向城建档案馆报送建设工程竣工档案的，均要通过《芜湖市建设工程资料在线同步跟踪管理系统》完成在线工程项目信息登记、文件登记、档案目录级在线预验收；并通过网络方式接受档案组卷指导后，按要求将纸质实体档案整理成卷后报送。

第二阶段：2011年要求全市范围内新报建工程，全部进入《芜湖市建设工程资料在线同步跟踪管理系统》接受在线对建设工程资料收集与建设工程竣工档案业务管理指导，完成建设工程电子档案与纸质档案的同步，实现工程档案的“双套”接收。

目前，有2600个在建工程项目正在通过互联网在“芜湖市建设工程资料在线同步跟踪管理系统”上运行，有400多个建设、监理和施工单位使用此系统。全市有800多个建设工程通过系统完成报建、文件登记、预验收、接收整理、窗口移交给城建档案馆。通过网络方式已接收电子档案13911卷，计电子文件312158份。

二、建设工程电子文档网络化收集与管理的工作体会

1、建设工程电子文件网络化收集与管理中的感想

虽然经过6年不断的工作实践，使得我们获得一个令人欣慰成果《芜湖市建设工程资料在线跟踪管理系统》诞生，无论是实践使用中的好评，还是得到有关专家的的肯定，只能仅表明我们在建设工程电子文件网络化管理实践上向前迈出坚实的一步。从小的方面讲，是集芜湖市城建档案馆近30年工作实践经验与深圳市纪世伟图科技开发有限公司多年从事城建档案管理应用技术经验的高度结合与融合的结果；从大处讲，是全国城建档案事业发展与现代技术融合的必然成果。我们深切体会到，除了近年来国家各类标准和规范大批出台是坚强保障外，还需要我们解放思想，勇于创新思维和实践，克服诸多对建设工程电子文件管理认识障碍才行。

2、网络化收集与管理电子文件需要创新

首先，要充分认识建设工程电子文件的特殊性和本质特征，从把握城建档案管理的专业性着手，理性地面对电子文件档案管理的复杂性，切实保障建设工程电子文件的真实性，有效做好电子文件安全防护。我们敢于大胆地选择网络化收集与管理，也是多年实践工作的积累和认识的提高，解决问题的技术手段的增强。如：通过网络方式指导建设单位收集和整理建设工程资料，并即时将相应的电子文件上传至“在线系统” 进行技术封装管理，从而实现了建设工程资料条目信息与电子文件点对点的无缝交接。

3、建设工程电子文件网络方式收集与管理作用

（1）使用在线系统能改进我们城建档案馆公共服务的质量。

建设工程电子文件网络方式收集与管理，可减少城建档案馆向社会传递信息过程中的扭曲和失真，使建设等单位可通过城建档案馆网站或网络服务端口获取所需求的信息满足各种需要。另外，城建档案馆通过网络方式获取建设单位所需信息，更能有针对性地提供业务指导审批服务，减少城建档案馆的机会主义行为，提高了城建档案馆服务质量与公共服务效率。

（2）使用在线系统有助于增强公共服务的透明。

建设工程电子文件网络方式收集与管理，更能实现建设工程档案信息的多项流动，通过信息的反馈和整理可自发地提高城建档案馆公共服务的透明程度，消除建设单位与城建档案馆之间存在的信息结构壁垒和严重的信息不对称，促使公共服务的阳光透明。

（3）使用在线系统有助于建设服务型城建档案馆。

（4）使用在线系统可以提高城建档案馆的社会事务管理能力。

（5）使用在线系统可以完善城建档案馆内部的绩效考评制度。

三、建设工程电子文档网络方式收集与管理发展方面的认识

1、应加强对建设电子文件管理理论的认识与研究。

城建档案是专门档案，要从其特殊性质着手深度地研究建设工程电子文件的特点与管理理论，不能完全搬照综合档案的电子文件管理理论。

2、要做到对建设工程电子文件的有效管理，必须全力做好电子文件管理系统软件的开发研究工作。

我国城市化建设的发展速度很快，社会各方面对城建档案信息需求越来越大。做好建设工程电子文件管理工作，是能及时提供丰富的城建档案信息的基本前提。实际工作中需要建立有效的电子文件管理系统与硬件环境。为此在今后的城建档案管理系统开发和建设时：

（1）应明确数字化城建档案馆建设是我们的发展目标，数字城建档案馆的特征就是网络方式的管理。将我们过去各类独立专项分散的档案管理采取网络方式的手段统一为一体是必要的。

（2）充分将城建档案业务管理经验与信息技术高度结合。

（3）建设工程电子文件管理受到硬件环境条件限制，系统开发时考虑相对区域集中管理模式很重要，即使不能统一建设省级城建档案管理系统，以市级城建档案馆为基础，解决县（区）城建电子档案管理上的难处。无疑会对中小城市城乡建设档案的管理提供很好的支持。

（4）采取网络化管理建设工程电子文件应是今后规范建设工程电子文件收集与管理主要方式。