电子文件对档案工作的影响及其对策

张玉梅

[摘要] 如何适应信息化管理的发展需要，推动电子文件归档工作，提高档案工作的信息化水平，是急需加强和解决的问题。本文结合实际工作来分析，寻求对存在问题的措施和对策，使之与纸质文件一样发挥应用的社会效用。

[关键词] 档案管理电子文件影响对策

信息技术的发展和办公自动化水平的不断提高，使电子文件有巨大的潜力和发展前景，符合信息时代发展的要求。为提高档案工作的现代化管理水平，急需加强对档案工作中电子文件的管理和提高工作人员的信息处理水平。电子文件已成为档案中的重要形式。

一、档案管理工作信息化的现状

档案的表现形式是各种各样的，其种类也比较多，但按其记录形式及其采用的技术和设备，绝大多数都可以概括划分为以文字记录的纸质载体档案和电子文件两大类。与传统纸质文件相比，电子文件归档是一基更为艰苦细致且难度较大的工作。

档案工作信息化的现状，普遍是落后于信息技术的发展，究其原因，有如下情况：一是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。二是由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，对于还缺乏信息操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

二、电子文件的内涵及特点

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。电子文件可能直接由计算机现等代办公设备迅速地处理和传递。电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高 ，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

三、电子文件对档案管理工作的影响

一是信息技术快速发展的影响。随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，电子计算机辅助设计、辅助制造的广泛应用，电子文件将会越来越多。

二是电子文件自身特点的要求。电子文件和纸质文件归档有着截然不同的区别，纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问参与管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。当所形成的文件使用频度不高时，且具有长期保存价值的文件 ，由文书人员进行收集、整理、归档，交档案馆（室）保存。而电子文件在设计形成阶段，档案人员应该参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件的数据格式，以及相应的电子计算机软件技术等。

三是电子文件的规范化要求。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，尽且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。

四、电子文件对档案学理论的影响

第一，对档案本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本 ，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。

第二 ，对档案来源原则的影响。档案来源原则包括一是从外部来看是尊重全宗，二是从内部来看是尊重原始顺序。电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。为此，当需要确定档案的来源时，不应当仅仅局限于寻找一个恰当的定义，或仅仅是要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解其在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

第三，对档案学理论研究内容的影响。档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，管理思想、管理原则将得到更新和补充，档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

五、应对信息化档案界需采取的措施

一是对归档电子文件的技术处理。做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件 ，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

二是解决好电子文件的保存问题。电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒體、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。电子文件中的原始信息长期保存问题，急需档案工作者进行深人研究和探讨的重要课题。

三是依靠原有的业务骨干，建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。要通过组织业务学习和技术培训，尽快地掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

四是档案人员知识结构的变革迫在眉睫。电子文件的管理，涉及到电子计算机软硬件及网络技术、信息技术和档案管理的基础知识。档案人员为了适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果。在此基础上，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间。

六、结束语

档案工作是信息工作的基础，也是管理工作中不可缺少的环节，应与信息发展同步。为作好档案管理工作，必须重视人才的培养，提高对电子档案管理工作的认识水平和管理水平，适应信息化发展的要求，充分发挥档案的自身功用，为社会提供更好的信息资源。