期刊编辑部网络化办公的思考

2012-08-15龙丽群

江汉大学学报（自然科学版） 2012年4期

关键词：网络化办公学术期刊

龙丽群

(湖北汽车工业学院学报编辑部，湖北十堰 442002)

期刊编辑部网络化办公的思考

龙丽群

(湖北汽车工业学院学报编辑部，湖北十堰 442002)

在信息网络普及的时代，期刊编辑部网络化办公势在必行。阐述了期刊管理系统的发展，分析了期刊协同采编系统的优势，根据编辑部的实际需求提出了系统开发的改进方向。

科技期刊;编辑部;网络化办公;系统功能

信息时代带给我们生活巨大的变化，期刊编辑部的工作方式也发生了很大的变化，从传统的人工编辑到办公自动化、网络化，编辑办公网络化的普及已成必然趋势。

1 编辑部网络化办公的普及

期刊编辑部“剪刀+浆糊”的传统编辑工作方式早已一去不返，过去编辑收到的是纸质手写稿件，作者因此也被称之为“爬格子”，审稿、校对也都是在纸质稿件上完成的，需要花费大量的人力、时间在稿件上;随着电脑的普及，作者开始用电脑写作，编辑部也开始接受电子文档，大多还需要作者提交磁盘;紧接着是网络的普及，开始有了电子信箱，编辑部接受的纸质信件少了，取而代之的是纷至沓来的E-mail;慢慢地编辑部不仅仅收E-mail来稿，而且审稿也用E-mail;再后来，QQ普及了，作者、编辑、专家之间联系方式也改变了。随着网络的普及，编辑部办公网络化也随之产生，大大提高了工作效率。

网络化办公也称“无纸化办公”，可以大大提高工作效率，节约资源，节省费用，能及时传递信息，这种种优势已被大家认可，人们充分享受着网络给大家带来的便利。编辑部的工作核心是稿件，收稿、初审、送审、送修等都需要编辑与作者、专家联系，编辑是作者与专家间联系的纽带。加上一些编务工作、日常事务，编辑的工作任务变得很繁杂。

网络化办公给编辑、编务工作带来方便。从期刊稿件采编系统、期刊稿件远程处理系统、学术期刊网络发布与管理系统、期刊稿件管理整体解决方案、编辑部办公管理系统到期刊协同采编系统，围绕期刊编辑工作所开发的系统纷繁复杂，这些系统使编辑能同时在统一的业务平台上进行操作，达到协同化办公，实现了数据共享;实行在线投稿、在线审稿、稿件查询、网上编辑等工作流程;实现了从收稿、审稿、编辑加工到发排的计算机网络化管理和流程控制，完成作者、审稿专家、编辑及读者之间的实时信息传递，缩短了编辑部各个环节的处理时间，大大减轻了编排人员的工作负担，规范了工作程序，提高了工作效率［1］。

2 期刊协同采编系统的发展

1996年《清华大学学报(自然科学版)》王利群副主编提出，应当开发规范化的开放型“学术期刊主编办公系统”，以减轻编辑部工作人员的繁杂劳动，实现编辑工作的信息化。随后，中国学术期刊(光盘版)电子杂志社推出了“编辑部办公管理系统(BJB-OMS V1.0)”，实现了稿件登记、审稿、编辑、出版、发行、广告等方面的办公自动化，期刊免费赠送给CNKI系列数据库收录，进一步提高期刊编辑出版管理的现代化建设水平;同时推出了“中国期刊采编系统发行管理平台”，实现作者网上选刊投稿、编辑部自主阅稿录用，实现编辑部用稿审稿工作网络化。由于开发初期是以清华大学学报、北京大学学报、物理学报、情报学报等规模较大、编制系统的编辑部的工作方案为基础进行设计的，对于普通的小型学报编辑部来说，大多数的功能基本用不上，因此其推广也就不那么有力了。市场上也不乏专营期刊行业的应用软件开发公司，如北京玛格泰克科技发展有限公司、西安三才科技有限公司、北京勤云科技发展有限公司等为期刊专业开发的期刊稿件采编系统、期刊稿件远程管理系统，但相对价格较高，一般的小型学报编辑部自然不会选择。更有些编辑部自行开发，当然针对性强，可是也需要有一笔资金聘请专业人员系统开发，这当然不是每个编辑部都能效颦的。中国知网最新推出了期刊协同采编系统(知网版)，在旧版的基础上做了功能上的改进，增加作者投稿填写创新点、编辑部业务流程回退机制、专家邮件审稿等等。同时，新的版本提供了更多特色功能:学术不端检测系统、遴选审稿专家系统、参考文献关联、数字出版预发表、约稿管理等等，辅助编辑部开拓优秀稿源，保证审稿质量，增强期刊的生命力［2］。中国知网收录国内学术期刊7 700多种，包括创刊至今出版的学术期刊4 600余种［3］，因此期刊协同采编系统潜在客户群大，加之他对编辑部的收费也是基于维护成本费，能被大多数编辑部接收，应用广泛也就顺理成章了。

3 期刊协同采编系统的功能提升

期刊协同采编系统(知网版)是多个子系统集成体系，是集采编、审稿、网络出版、出版管理于一体的在线投审稿采编系统。该系统提供了更加灵活的个性化配置，满足了编辑部业务流程多样性的需求，实现了编辑部工作管理网络化、智能化，还综合考虑了灵活性、功能的完备性、数据的安全性、UI的人性化和清晰性［4］。

3.1 系统灵活性

灵活性是期刊协同采编系统的一大特点。系统充分考虑了流程环节内容的配置需求，提供了灵活而细致入微的工作流定制功能，细致的程度甚至达到了每个环节使用什么输入方法，用什么控件，有多少选项;需要隐藏什么信息，在什么情况下隐藏信息，对谁隐藏，显示什么样的名称，等等。当然，这些工作流的个性化定制是由编辑部提供其具体的工作流程，通过CNKI数字出版技术研发中心来实现的。该系统是一个集成系统，如果这些自定义能开放给用户，开发成菜单式的功能模块，各个子系统能够删减添加，让用户根据自己的需要，随时调整，任意选取功能子系统，而不是依靠开发者定制，其通用性、灵活性就更强大了。这也是编辑部根据实际情况，不断改进工作方式，实时调整工作流程的需要。

3.2 功能完备性

期刊协同采编系统提供期刊社日常工作可能涉及的各种功能，包含采编、组版、网刊发布等主要功能外，还包括智能约稿、诚信检测、创新性检测、稿件审稿专家推荐等功能。系统自动链接超强的学术不端文献检测系统，省却了编辑们海量的网络查询工作，甚至免除了编辑部登录学术不端文献检测系统、上传文档的工作;利用中国知网拥有的庞大作者群，给编辑部提供了庞大的审稿专家库;这些依靠中国知网庞大的数据库所拥有的完备功能，被广大编辑部所接受。如果能将这些编辑部用户结成一个更大的联盟，不仅让数据库中的资源共享，同时也让正在审理、已安排刊期的稿件在同一个平台上共享，将会把学术不端检测强大功能进行到底;作者在期刊联盟中只需注册一次，便能选择所有加盟的期刊投稿，甚至将中国知网广大的读者资源也纳入到作者群中，让所有的中国知网注册用户都能任意在期刊联盟中投稿，这是一个庞大的系统工程，如能实现，将是一个超强的期刊管理整合系统。