加强应收账款管理 有效防范经营风险

余志勇

（中国石化江汉油田分公司盐化工总厂，湖北 潜江433123）

加强应收账款管理 有效防范经营风险

余志勇

（中国石化江汉油田分公司盐化工总厂，湖北 潜江433123）

为确保资金安全，防止资产流失，在应收账款的事前预警中，领导应重视、分工应明确、制度应齐全；在应收账款的事中控制中，应实行信用限额发货；推行信用等级评价；强化售后风险确认。在应收账款管理的事后控制中，应认真落实债权，加强对应收款项的对账工作；加大坏账的清欠力度，将损失降到最低；加强承兑汇票查验，保障资金安全。

应收账款管理；经营风险防范；预警；控制

应收账款居高不下、占用了大量流动资金曾一度是困扰中国石化江汉油田分公司盐化工总厂生产经营的一大难题。为确保资金安全，防止资产流失，盐化工总厂在抓好库存管理和投资管理的同时，着重在应收账款内部控制上下工夫。那就是在产品销售中坚持“收款第一、发货第二”的原则，宁可降负荷生产，也不因新增应收账款而产生呆死账，始终以资金风险控制为中心，严格执行信用限额发货，做到当年货款当年100%回笼。同时加大对旧账的清收力度，使应收账款余额逐年减少，周转率不断提高。

1 应收账款的事前预警

1．1 领导重视

在应收账款的管理上，最高领导层的重视程度尤为关键，这直接影响到销售部门、财务部门对应收账款管理的态度。从总部到分公司，从分公司到总厂，对应收账款都有相应的指标核定。应收账款的完成情况不仅直接影响到总厂的经济效益，也和职工收入息息相关。因此，总厂领导一直将应收账款作为一项重要工作亲自抓实抓好。在每季度总厂经营活动分析会上，厂领导都会再三强调应收账款工作的重要性，重点分析当前应收账款完成情况。每月6日前由财务资产部向厂领导提交月度财务分析，汇报货币资金管理方面存在的问题和解决方案，总厂主要领导再向分公司、局领导汇报。同时总厂领导还会根据查明的情况，分清责任，责成销售部门提出明确的处理意见，制定具体催收计划，责任到人，财务部门跟踪督促执行。

1．2 分工明确

盐化工总厂建立了以财务部门为主，销售部门参与的共同管理应收账款制度，做到二者相互制约、相互监督。财务资产部负责定期统计应收账款各客户的金额、账龄及增减变动情况，及时反馈到主管领导及销售部门，为评估、调整赊销客户的信用等级提供可靠的依据。而销售部因熟悉客户的信誉和产品的市场需求状况，对于如何确定赊销期限和信用限额提供重要信息。通过合理的分工，认真落实债权，加强往来对账，有效降低了资金风险。

1．3 制度齐全

一是建立应收账款台账管理制度。规范各个客户应收账款的发生、增减变动、余额及每笔账龄等财务信息的记录，及时对债务人执行合同情况进行跟踪分析，实行坏帐预警，防止坏账损失的发生。

二是建立货款回收责任制度。对业务进行责任细分，每月对形成应收账款的单位签订《货款清收责任书》，明确销售业务员、各级管理人员的清收责任。

三是建立应收账款催收制度。对到期的应收账款，由业务员及时提醒客户依约付款；对逾期的应收账款，采取多种方式进行催收；对重大的逾期应收账款或企业出现破产倒闭时，通过法律手段强制执行。如对中断业务往来3个月以上的单位，由业务员自行清收并完成债权确认；对中断业务往来6个月以上的单位，由业务组上报销售部清欠组，双方协同清收；对中断业务往来9个月以上的单位，由清欠组在销售部清欠例会上进行通报，由销售部清收；对中断业务往来12个月以上的单位，由业务员提供相关的原始凭据，由销售部统一向总厂起草报告，列入总厂清欠名单；对中断业务隐瞒不报者，造成的全部损失由经办业务员承担其中的80%、分管领导承担18%、部门领导承担2%。

四是建立应收账款年度清查制度。每半年，组织专人全面清查各项应收账款，并与债务人确认，做到债权明确、账实相符、账账相符，进一步确认应收账款的真实数额。

2 应收账款的事中控制

2．1 实行信用限额发货

盐化工总厂产品销售以《盐化工总厂营销流程》为指导，按照规定程序办理销售和发运业务，通过营销流程中各环节对销售行为的控制来规范业务人员的操作。在产品销售过程中，按照客户信用等级采取不同的发货方式：对中小客户坚持款到发货；对部分信用好、有一定经济规模或中石化系统内部单位，经分公司信用评审批准后，按分公司批准的信用额度限额发货，但次月必须全部收回上月货款。

总厂每季度制定客户信用限额提交企管处审批，由财务资产处维护到ERP系统，构建了应收账款的底线。为能更好地运用和操作分公司下达的信用限额，既能满足客户的需要，又能有效降低销售风险，达到资金风险控制和业务顺畅操作的目的，总厂根据ERP系统设定的限额，针对每家客户的具体操作情况，又设定了总厂内部信用限额，财务部门每月以行政文件形式下达内部控制限额，内部控制限额远低于分公司批准的ERP系统信用限额。每个季度对信用等级较好的客户在考虑业务量的情况下可适当上调信用限额，对信用等级差的客户调低或控制发货，将每笔业务产生的风险控制在可控范围内。

在每一笔赊销业务中，建立按信誉额度大小进行层层审批制度。即在总厂内部分别规定各级分管负责人可批准的赊销权限。客户的发货数额若超过总厂信用限额仍需发货的，由业务经办人员提交“客户信用超限报告”。超限报告需先经销售部领导审批，按相应权限管理标准报请厂长（或主管销售副厂长）批准后执行。如未经批准，超总厂限额发货造成的损失，由相关人员全额承担责任。

在最大限度地争取市场份额的同时，对新开发的客户一律要求款到发货；对中小客户及部分大客户坚持预付款；对信用较好的老客户，严格按照信用等级标准确定限售额度。在新市场开发中，盐化工总厂从一开始同客户谈判时，就坚持让客户接受“先打款、后发货”的操作原则，虽然这样做刚开始时非常困难，但凭借盐化工总厂所具有的中国石化的品牌优势，以及良好的售后服务，经过艰苦地努力，终于使客户都逐渐理解并接受了这一硬性规定。如全国最大的氰化钠生产集团、世界最大的牛磺酸生产基地、中国最大的钛电子材料厂家等等，在上述符合国家产业振兴规划的优质客户中，盐化工总厂积极挖潜，紧盯其扩建项目，以优质的产品和服务扩大市场份额。通过实行信用限额发货，在不断提高市场占有率的同时，也牢牢地把握了资金风险控制。

2．2 推行信用等级评价

盐化工总厂严格执行分公司内控制度，加强合同管理和客户信用等级评价，严格控制授信额度和最低限价审批手续。建立客户信用档案，可时刻关注客户经营风险，事前做好防范，缩短结算周期，确保货款及时回笼，防范呆死账的发生。

一是建立健全客户档案信息。客户信用档案内容包括：企业简介、各类资质证照、商业客户档案表、客户信用等级评分表、信用等级审批表、信用额度审批表等。客户信用档案严格保密，由专人管理，档案查阅必须经单位主要领导审批。

二是加强合同管理和客户信用等级评价。通过对用户生产经营状况和相关行业政策等多种信息的分析，及时向业务人员提示风险，事前做好防范。盐化工总厂以合同履约率、回款率、回款主动性、不良记录四个指标按季度对客户进行综合评价，按月进行跟踪。信用等级共分A、B、C三类级别，A类又细分为A－aaa级、A－aa级、A－a级三个小类。用客户的信誉差别来合理确定赊销产品品种、赊销期限、赊销金额等。如A级用户一般形象良好，信用度高，按月平均采购量的1－1．5倍酌情确定信用额度。B级用户存在一定的信用风险，授信额度要从严控制。C级用户信用风险很大，不能给予授信，业务往来采取预收订金、货到付款或款到发货方式进行。这样做较好地规避了资金风险。

2．3 强化售后风险确认

一是定期进行风险预警通报。将信用风险预警划分为红色预警、绿色预警和黄色预警三个等级。期末应收账款出来后，如果超过ERP系统限额列为红色预警，将会被总部通报。而在实际操作中，一般超过总厂信用限额的客户就已经发出预警不予发货了，所以这种情况不允许也就不可能发生；超过总厂信用限额但低于总部限额为绿色预警，在销售部《期末应收账款预警表》中进行通报，对相关责任人进行货款回收风险提示，业务员必须说明货款未回收的原因；当期末应收账款有余额但小于总厂信用限额时列为黄色预警，提醒业务员有尚未回收的货款。

为加快资金回笼速度，提高销售业务人员的约束力和责任心，2007年起，盐化工总厂将每月一次的信用情况通报改为每周一次，对系统中存在高风险的客户编制《往来单位欠款情况预警表》，由业务员和分管领导进行风险确认，每周五财务资产部对超总厂信用限额的客户下达《催款通知单》，并报送主管领导，抄送客户信用管理办公室。对出现预警的客户，将缩减或取消应收账款的限额，防止应收账款进一步扩大，有效地缩短了货款回收的期限，避免了发生新的呆死账。在具体业务操作中，对存在货款回收风险和收款难度大的用户单位，业务人员采取了人盯人的策略，长期驻守业务单位，不放过任何一次收款的机会。

二是完善激励机制，强化责任意识。每年年初下达货款回笼率、应收账款余额的经济责任制，将指标细化分解到每一名业务员，每月根据回款情况严考核硬兑现。销售部将销售量和货款回笼双项指标作为考核销售人员业绩的主要依据。货款回收实行“阶梯式兑现”办法，拉开兑现差距。对存在资金风险的客户降低对业务员的兑现比例，对现款或预付款客户提高对业务员的兑现比例，从兑现比例的差异上提高业务员回收货款的积极性。

3 应收账款管理的事后控制

3．1 认真落实债权，加强对应收款项的对账工作

对外部客户，财务资产部每季度向客户发送对账通知单，明确双方债权债务关系，降低应收债权风险。对集团公司内部单位每半年核对往来账务。对往来账务有误的客户，财务资产部和销售部共同安排专人到客户现场进行核对，查明原因，及时消除双方差异。为了方便与客户现场对账，财务资产部建立了客户发票登记本，详细记载开具的每一笔发票，提高了对账工作效率。

3．2 加大坏账的清欠力度，将损失降到最低

总厂在经营计划部设有专门的清欠组，负责历史坏账的清收、法律事务、坏账核销等工作。每季召开清欠工作会议，组织财务、销售、法律等部门对坏账清理情况进行分析，多方收集资料，采取上门、电话、邮件等多种方式不断跟踪，2009年共收回坏账25．2万元。对已倒闭或法院中止执行的往来单位，确实不能收回的坏账及时进行核销处理。核销的坏账做好“账销案存”，不中断债权的追讨，借助法律手段，将坏账损失降到最低，2008年7月收回了已核销的湖北省某市造纸厂货款9000元。

3．3 加强承兑汇票查验，保障资金安全

为降低承兑汇票的风险，对所有地方银行开出的承兑汇票以及30万元以上的大额承兑汇票每张必须向银行查验，30万元以下的承兑现汇票次月及时对外支付，有效地防范了承兑汇票资金风险，确保了资金安全。

几年来，通过管理局、分公司、总厂各职能部门的密切配合和监管，盐化工总厂应收账款管理工作做到了事前有计划、事中有监控、事后有跟踪、结果有反馈，确保了货款的及时回笼。当前，随着产能的不断扩大，销售任务日益繁重，资金风险也不断加剧，但盐化工总厂相信通过总部强有力的系统技术支持，充分利用系统管理与企业信用管理制度，将能有效地降低企业经营风险。

Stepping up Accounts Receivable Management to Prevent Operational Risks

YU Zhi－yong

（Salt Chemical Engineering Integral Plant of Jianghan Oilfield Company，SINOPEC，Qianjiang，Hubei，433123，China）

For the safety of fund and the prevention of capital loss，those in charge should take the accounting job seriously，divide the job clearly and make sure there are no loopholes in institutions during the pre－warning of accounts receivable．During the mid control phase，they must employ credit limit delivery，credit rating evaluation and risk confirmation in customer service．During the management of accounts receivable，those in charge should seriously determine creditors＇right，step up account checking，clear up the bad loans to minimize the loss and check the acceptance bill to ensure capital safety．

Accounts Receivable Management；Operational Risk Prevention；Early Warning；Control

F275

A

1009—301X（2012）04—0103—03

2012－03－21

余志勇（1966－），男，大学，工程师，现在中国石化江汉油田分公司盐化工总厂销售部主要从事营销管理工作。

［责任编辑 赵 芳］