水利工程档案管理工作的思考

李海峰

（山西省水利厅档案室，山西 太原 030002）

1 引言

水利工程档案是从水利工程项目的提出、立项、可行性研究、勘测设计、招投标、施工、监理到竣工验收、试运行等过程中形成的并应归档保存的文字、图纸、图表、声像、电子文件材料等不同形式与载体的各种历史记录。它不仅是工程竣工验收时交付使用的必备条件之一，更是对今后工程管理、维修、扩建、续建、技术改造的主要依据。在新形势下，为了发挥其在水利建设中的应有作用，档案管理工作不仅应保证资料的完整性和系统性，而且应做到规范化、标准化管理，通过科学技术手段进一步提高档案资源的开发利用效率。然而，目前水利档案管理工作存在不少问题，导致水利工程档案的作用难以有效发挥。下面结合多年来从事档案管理工作的实践经验，对工作中存在的问题进行剖析和梳理，并提出相应的建议。

2 水利工程档案管理存在问题

2.1 重视程度不够，归档意识淡薄

目前，很多单位往往只重视财务、人事、组织等方面的管理，对档案管理重视不够，未将其纳入考核体系。个别单位对档案管理工作的重要性认识不足，没有及时整理归档，使许多档案资料处于长期堆放状态，造成归档材料不齐全、不完整，无法实现档案集中统一管理，不能有效满足利用者的服务需求。同时，在日常的机关档案管理工作中，由于缺乏有效联系，使一些有价值的文件材料被遗漏，一些重要的业务档案没有及时归到档案部门，造成档案资料的残缺或不准确，直接影响其在今后的利用。

2.2 档案信息化建设滞后

随着计算机和网络技术的飞速发展，无纸化的现代办公模式日渐普及，给传统的档案管理工作带来很大冲击。目前，水利档案管理大多仍沿用接收移交、编目立卷、装盒入库、调卷查阅等传统管理模式，管理介质仍为纸质档案，离数据库建设与当今信息传输技术的要求相差甚远。

2.3 档案人员专业水平不高，缺乏规范管理

目前，个别单位的档案人员在业务水平、组织管理能力、现代化技术水平等方面比较欠缺，加之没有经过专门系统的档案业务知识培训，缺乏档案管理的基本知识和技能，工作往往浮于表面，致使归档文件随意性大、管理不规范，档案不能得到充分利用。同时，一些单位在档案干部队伍建设上重视不够，档案部门人员流失严重，直接影响档案工作的正常开展。

3 档案管理科学化对策

档案管理科学化不仅是时代发展的必然要求，也是提高水利档案工作效率和工作质量的必要条件。针对目前档案工作存在的问题，提出以下几点改进建议。

第一，加强宣传，提高认识。首先，加强对档案工作重要性和现实意义的宣传。提高水利部门领导的档案意识，使领导认识到档案是国家的宝贵财富，是广大水利工作者智慧的结晶和水利活动的真实记录，是进行水利建设、发展水利事业的重要信息资源和决策依据，是各项水利管理工作的重要组成部分，绝非可有可无。其次，为有效推进档案管理工作，要把档案工作列入议事日程，纳入工作计划和目标管理考核体系中。最后，为确保档案资料完整安全，必须将其纳入集中统一管理范畴，有关部门和文书处理人员应积极配合，将其经办或产生的有关文件材料按要求进行系统整理，并在规定期限移交给本单位的档案部门，实行集中统一管理。

第二，科学利用信息化手段。现代信息技术的迅速发展对档案部门提出了更高的要求，档案信息化已成为水利档案事业可持续发展的必由之路。为此，各单位要加大档案信息化投入力度，有条件的单位可使用档案管理系统，提高档案管理工作的科技含量，逐步改变过去传统的工作手段与工作方式。同时建立案卷级和文件级目录数据库及重要档案的全文录入数据库。根据《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》的要求，各单位应统筹考虑档案信息化工作，采取相应措施加快档案数据库建设和档案数字化进程，充分利用信息技术和网络优势，进行数字档案资源整合，使档案管理朝着信息化方向发展。

第三，加强队伍建设，提高档案员业务能力。随着社会的发展和科学技术的进步，档案工作在工作环境、服务对象、管理模式等方面逐步改变，因此，应重视和加强档案队伍建设，及时提升档案员的政治素质、业务能力和学识水平，使其了解档案管理的法律法规，认真贯彻落实有关档案工作的新规定、执行新规范，关注档案工作的发展动态。同时应采取有效措施进行培训，逐步实行档案工作持证上岗制度。特别要注重培养和造就一批能够熟练掌握计算机网络技术，又精通档案信息管理的高科技复合型人才，为促进水利档案工作整体水平的提高创造条件。

第四，制定完善有关规章制度。建立健全规章制度是做好水利档案管理工作的基础保障，也为促进水利档案事业全面健康可持续发展提供可靠的法律保障。因此，水利部门应根据《档案法》《保密法》《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规，制定和完善各项规章制度，切实做到水利档案工作有章可循，实现科学化、规范化、标准化管理。

第五，改善库房保管环境。加强档案室建设，配备五节柜、密集架等设备，达到“八防”要求，安装防盗门、防护栏、报警器和灭火装置，同时配备计算机、照相机、扫描仪、复印机和打印机等设备。

第六，积极塑造典型，发挥以点带面功效。水利主管部门要精心选择一两个规模大、作风好、具有一定档案基础的水利重点工程单位为试点，进行重点指导培养，树立典型，全面提升水利档案管理水平，促进档案事业逐步实现法制化、规范化，做到档案收集完整、整理有序、甄别正确、保管有方，使每一个工程单位的档案资料发挥应有作用。